Ein WooCommerce-Shop braucht nach dem Tod seines Inhabers jemanden, der Kundenanliegen, technische Zugänge und geschäftliche Entscheidungen koordiniert. Bestellungen können weiter eingehen, während die Familie Unterlagen sucht. Beginnen Sie mit einem kurzen Betriebsplan: Wer antwortet Kunden, welche Dienste müssen verfügbar bleiben und wer darf die nächsten Schritte genehmigen?
Eine einzelne Kontoübergabe löst nicht alle Abhängigkeiten. Erfassen Sie WordPress-Website, Hosting, Domain, Erweiterungskäufe und Zahlungsdienste getrennt. Diese Checkliste dient der praktischen Koordination. Klären Sie mit der Unternehmens- oder Nachlassvertretung die Handlungsbefugnis und fragen Sie jeden Anbieter nach seinen Anforderungen, bevor Sie Änderungen beantragen.
1. Erstellen Sie eine Übersicht des Shops
Notieren Sie Webadresse, Unternehmensname, Hostinganbieter, Domainregistrar, Administratorkontakte und Rechnungsadressen für E-Mails. Ergänzen Sie Entwickler oder Agentur, Lager, Versanddienst, Kundenpostfach und Buchhaltung. Prüfen Sie nur Unterlagen, auf die Sie zugreifen dürfen, und kennzeichnen Sie fehlende Angaben.
Erfassen Sie für jeden Dienst die Kontokennung, nächste Verlängerung, zugriffsberechtigte Person und unmittelbare Folgen eines Ausfalls. Bewahren Sie Passwörter und Wiederherstellungscodes getrennt und geschützt auf. Die Übersicht soll den richtigen Ansprechpartner zeigen, ohne allen Lesern Zugriff auf das gesamte Unternehmen zu ermöglichen.
Benennen Sie eine koordinierende Person und eine Vertretung. Jede dringende Aufgabe erhält eine zuständige Person und einen Prüftermin. Eine gemeinsame Liste offener Fragen verhindert widersprüchliche Anweisungen von Angehörigen, Beschäftigten und Dienstleistern.
2. Entscheiden Sie über neue Bestellungen
Lassen Sie bezahlte, noch nicht versandte Bestellungen, ausstehende Erstattungen, offene Zahlungsstreitigkeiten, Vorbestellungen und wiederkehrende Kundenverpflichtungen erfassen. Prüfen Sie den Zugang zu Waren, Verpackung, Versandkonten und Nachrichten. Ein funktionierender Checkout beweist keine Lieferfähigkeit.
Wenn die Abwicklung nicht zuverlässig möglich ist, sollte ein berechtigter Administrator neue Käufe kontrolliert pausieren und einen verständlichen Hinweis veröffentlichen. Testen Sie danach die Kundensicht. Halten Sie einen Kontaktweg für bestehende Käufer offen und nennen Sie den Zeitpunkt der nächsten Information, ohne private Familiendetails mitzuteilen.
Prüfen Sie automatische Abbuchungen und externe Vertriebskanäle separat. Eine Checkout-Pause kann andere Abläufe weiterlaufen lassen. Dokumentieren Sie je offenem Vorgang nächsten Schritt, Zuständigkeit und Belege. Erstattungen erfolgen über das freigegebene Zahlungsverfahren; bewahren Sie die Bestätigung auf, statt sich allein auf einen geänderten Bestellstatus zu verlassen.
3. Trennen Sie Tagesgeschäft und Administration
Die WooCommerce-Dokumentation zu Rollen unterscheidet Shop Manager und vollständigen Administratorzugriff. Shop Manager können Produkte und Bestellungen einschließlich Erstattungen verwalten, ohne sämtliche WordPress-Administrationsrechte zu erhalten. Prüfen Sie die tatsächlichen Berechtigungen, besonders bei durch Plugins angepassten Rollen.
Verwenden Sie persönliche Konten für den weiteren Betrieb. Stimmen Sie Zugriffe mit dem berechtigten Administrator oder der Agentur ab und vergeben Sie passende Rechte. Nicht jedes helfende Familienmitglied benötigt ein Administratorkonto.
Wenn niemand berechtigten Administrationszugriff hat, kontaktieren Sie Hosting- und weitere Kontoanbieter über offizielle Supportkanäle. Erläutern Sie den Todesfall und fragen Sie nach Unterlagen und Prüfverfahren. Bewahren Sie Vorgangsnummern und Antworten auf. Der Besitz von Telefon, Postfach oder Passwort begründet nicht automatisch die Befugnis für alle verbundenen Dienste.
4. Sichern Sie den Shop vor größeren Änderungen
Der WordPress-Leitfaden zu Backups erklärt, dass eine vollständige Wiederherstellung Datenbank und Dateien benötigt. Lassen Sie einen datierten Sicherungssatz mit Shopdatenbank, Uploads, Themes, Plugins und Konfiguration erstellen. Eine Produkttabelle unterstützt die Bestandsaufnahme, ersetzt aber kein vollständiges Backup.
Eine qualifizierte Fachkraft sollte die Wiederherstellung in einer isolierten Umgebung testen. Deaktivieren Sie dort zuvor echte Zahlungen, Kundennachrichten und automatische Integrationen. Prüfen Sie aktuelle Bestellungen, Produktbilder, Downloads und die für den Betrieb wichtigen Einstellungen.
Schützen Sie das Backup und begrenzen Sie den Zugriff, da Kundendaten enthalten sein können. Dokumentieren Sie Speicherort, Erstellungszeit und prüfende Person. Überschreiben Sie den laufenden Shop während der Übergabe nicht mit einer älteren Sicherung: Neuere Aktivitäten könnten verloren gehen.
5. Behalten Sie Hosting, Domain und E-Mail im Blick
Prüfen Sie Verlängerungen für Hosting, Domain, DNS, geschäftliche E-Mail, Backups und wesentliche Dienste einzeln. Ermitteln Sie Zahlungen über private Zahlungsmittel und klären Sie mit der zuständigen Vertretung die Abwicklung genehmigter Geschäftsausgaben. Bewahren Sie Rechnungen und Entscheidungen gemeinsam auf.
Fragen Sie Hostinganbieter und Registrar getrennt nach Fortführung oder Übertragung. Klären Sie die nächste Verlängerung und einen erreichbaren Supportkontakt während der Eigentumsprüfung. Dokumentieren Sie die Konfiguration vor technischen Änderungen.
Eine Agentur kann die Website betreuen, während jemand anderes das Hostingkonto hält. Lassen Sie diese Abgrenzung schriftlich erklären. Vereinbaren Sie Betreuung, genehmigte Arbeiten und einen Überprüfungstermin. Kündigen Sie scheinbar doppelte Dienste erst, wenn ihre Funktion geklärt ist.
6. Prüfen Sie Erweiterungskäufe separat
WooCommerce.com ermöglicht Abonnementübertragungen zwischen Konten. Mit Annahme durch den Empfänger wechseln Inhaberschaft und künftige Abrechnung. Der normale Ablauf ändert nicht zugleich die WooCommerce.com-Verbindung der Website. Ist die Mitwirkung oder der Kontozugang der verstorbenen Person nicht verfügbar, fragen Sie den Support nach dem geeigneten Vorgehen.
Erfassen Sie kostenpflichtige Plugins und Themes mit Käufer, Verlängerung und unterstützten Funktionen. Unterscheiden Sie Softwareabonnements von Abonnements, die Kunden beim Shop gekauft haben. Vermerken Sie Agenturlizenzen und weitere Websites, die dieselbe Vereinbarung nutzen.
Bestätigen Sie für jede genehmigte Übergabe Empfänger, Zahlungspflicht und weiteren Updatezugang schriftlich. Entfernen Sie kein Plugin allein wegen einer fehlenden Rechnung. Fragen Sie zuerst, welche Kunden- oder Verwaltungsabläufe davon abhängen.
7. Fragen Sie den Zahlungsanbieter nach der Nachfolge
Der normale WooPayments-Übertragungsleitfaden betrifft Websiteadministration, WordPress.com-Verbindung und Stripe-Express-Inhaberschaft. Er beinhaltet eine Identitätsprüfung des bisherigen Inhabers und warnt vor einer Zahlungsunterbrechung beim Verbindungswechsel. Nach einem Todesfall darf dieser Ablauf nicht einfach vorausgesetzt werden.
Kontaktieren Sie WooPayments mit den Shopangaben und erklären Sie, dass der bisherige Inhaber nicht mitwirken kann. Fragen Sie nach Dokumentation, Kontoprüfung und Änderungen der Unternehmensvertretung. Befolgen Sie auch bei anderen Zahlungsanbietern deren eigene Verfahren; ein WordPress-Administratorkonto erledigt diese Anträge nicht.
Erfassen Sie ausstehende Auszahlungen, Erstattungen, Streitfälle und Antwortfristen. Stimmen Sie geplante Bankdatenänderungen mit der berechtigten Vertretung und dem Anbieter ab. Trennen Sie finanzielle Entscheidungen von Websitearbeiten, damit Techniker nicht über den Verbleib geschäftlicher Gelder entscheiden müssen.
8. Bereiten Sie eine erprobte Übergabe vor
Inhaber können vorsorglich eine betriebliche Vertretung benennen, genehmigte Zugriffe dokumentieren und die Dienstübersicht bei den Geschäftsunterlagen hinterlegen. Beschreiben Sie Bestellpausen, Versandabläufe und Ansprechpartner bei Zahlungs- oder Hostingproblemen.
Proben Sie die Übergabe mit dem eigenen Konto der Vertretung. Findet sie eine offene Bestellung, das aktuelle Backup, eine anstehende Verlängerung und das Supportpostfach? Dokumentieren und schließen Sie Lücken, solange der Inhaber Änderungen genehmigen kann. Prüfen Sie den Plan bei Anbieter- oder Personalwechseln.
Ihr nächster Schritt
Beginnen Sie mit der ältesten offenen Bestellung und der nächsten Verlängerung. Benennen Sie Verantwortliche und vervollständigen Sie die Zugangs- und Backupübersicht, bevor Sie über Fortführung, Übertragung oder Schließung entscheiden. Legen Sie Entscheidungen bei Ihrer Checkliste zum digitalen Nachlass ab, damit Anweisungen und ihre Grenzen auffindbar bleiben.