Una cuenta de Squarespace tras un fallecimiento puede incluir un sitio público, un dominio, mensajes comerciales y facturas periódicas. La familia quizá quiera conservar un portafolio mientras un compañero necesita atender a los clientes. Empieza por identificar qué requiere atención hoy y quién coordinará las decisiones. Evita cambios permanentes hasta que esas personas acuerden el resultado deseado.
Squarespace indica a familiares y albaceas que soliciten acceso cuando fallece el propietario. Esta lista ayuda a preparar la solicitud y organizar las tareas relacionadas. No determina quién hereda el negocio ni garantiza la aprobación. Confirma quién está autorizado con el representante de la herencia o de la empresa.
1. Prepara un inventario de servicios
Anota la dirección pública del sitio, el nombre del propietario, los correos conocidos de la cuenta y quién diseñaba o mantenía la web. Incluye otros sitios que gestionaba. Utiliza registros que tengas autorización para consultar y distingue los datos confirmados de las suposiciones. Una captura de la página principal puede ayudar a identificar el proyecto.
Crea entradas separadas para la suscripción web, el dominio, el correo empresarial, las citas, las herramientas de marketing y los proveedores de pagos. Registra proveedor, próxima renovación, contacto actual y consecuencias de una interrupción. El dominio conectado podría estar gestionado en otro lugar: comprueba las facturas antes de agruparlo todo en una cuenta.
No incluyas contraseñas, documentos de identidad ni códigos de recuperación en este inventario general. Indica dónde están las instrucciones protegidas y quién puede utilizarlas. Nombra un coordinador y un suplente, y asigna un responsable a cada duda pendiente. Así se evitan solicitudes duplicadas y queda claro qué se ha intentado.
2. Prepara la solicitud de asistencia
El formulario para clientes fallecidos pide pruebas del fallecimiento y documentación adicional de representación. Lee las instrucciones vigentes antes de enviar archivos sensibles.
Explica brevemente la dirección del sitio, tu relación con el propietario y el resultado solicitado. Aclara si necesitas acceso para conservar contenido, mantener la actividad o estudiar el cierre. Menciona renovaciones próximas o problemas pendientes con clientes como fechas concretas, sin asumir que garantizan prioridad.
Pregunta qué documentos corresponden a tu caso y cómo enviarlos de forma segura. Guarda el número de expediente, la fecha y una copia de la solicitud en una carpeta restringida. Si participa una agencia, acordad quién hablará con asistencia. No distribuyas documentos de identidad en correos colectivos de familiares o empleados.
Mientras se revisa la solicitud, lleva un registro breve de respuestas, información que falta y próxima fecha de seguimiento. No prometas una fecha de traspaso antes de que asistencia confirme las opciones. Si el sitio ya no está disponible, pregunta por la conservación y recuperación antes de autorizar una nueva suscripción o dar por hecho que el contenido existe.
3. Identifica el acceso de colaboradores
Un administrador no puede transferir la propiedad mediante los permisos habituales de colaborador, según la guía de funciones.
Pide al diseñador o compañero que explique qué permite su propia cuenta. Quizá pueda realizar tareas acordadas mientras avanza la solicitud. Documenta su alcance: actualizar un aviso, responder una consulta o elaborar un inventario. Poder editar una página no decide quién es dueño del negocio.
Utiliza cuentas individuales con permisos adecuados a cada responsabilidad. No pidas a nadie que suplante al propietario o restablezca su acceso como atajo. Cuando exista un acuerdo aprobado, revisa los antiguos colaboradores con el representante responsable. Conserva un registro de los cambios y sus autores.
4. Conserva el contenido con cuidado
La exportación XML de Squarespace incluye contenido seleccionado; no es una copia completa del sitio.
Antes de cancelar servicios, enumera páginas importantes, publicaciones, imágenes originales, documentos descargables, archivos de marca y trabajos personalizados del diseñador. Pide a un operador autorizado que compruebe qué puede exportarse y qué necesita otra copia. Registra lo que falta: una descarga completada no demuestra que todo esté guardado.
Abre los archivos y revisa una muestra de textos, imágenes y documentos. Si migras a otro sitio, comprueba que las imágenes estén almacenadas allí y no dependan de la web original. Las capturas documentan el aspecto, pero los archivos editables facilitan la reconstrucción. Guarda una copia protegida adicional en otro lugar.
Separa la información de clientes del material destinado al archivo familiar o al memorial. Acordad quién necesita acceso, para qué se conservarán los registros y cuándo se revisará su conservación. No publiques mensajes privados ni archivos de clientes por haberlos encontrado junto al contenido público.
5. Revisa renovaciones y compromisos activos
Enumera los próximos cargos conocidos y pregunta al representante responsable qué gastos deben continuar durante la transición. Conserva autorizaciones y recibos. Antes de cancelar algo, identifica si sostiene el sitio, dominio, correo u otra actividad. Consulta al proveedor cuando la relación entre cargos y servicios no esté clara.
En un sitio comercial, cuenta pedidos pendientes, citas, solicitudes de reembolso y mensajes sin responder. Asigna responsables. Si nadie puede realizar nuevos trabajos, pide a un operador autorizado que organice una pausa adecuada y un aviso claro. Comprueba el resultado como visitante, incluidos enlaces a reservas o pagos externos.
Mantén una lista separada para cuestiones de pagos. Pregunta a cada proveedor cómo gestionar cambios de representante, saldos y reembolsos tras el fallecimiento. Una modificación de la web no confirma cambios en la cuenta financiera. Coordina esas decisiones con quien gestione los fondos de la empresa o herencia.
6. Elige y comprueba el resultado a largo plazo
Acordad si el sitio continuará, será un archivo estático, se trasladará o cerrará. Documenta quién puede aprobarlo, quién lo mantendrá y cómo se pagarán los gastos futuros. Para un archivo, designa a alguien que reciba solicitudes de corrección o eliminación. Un memorial también necesita un contacto disponible.
Tras un traspaso aprobado, comprueba el acceso con la cuenta del destinatario. Revisa por separado contactos de facturación, dominio, correo de asistencia y servicios conectados. Prueba páginas importantes y vías de contacto. Guarda las confirmaciones e identifica dependencias pendientes del acuerdo anterior.
Quien planifica con antelación puede ensayar esta lista con una persona de confianza. Pídele que localice una renovación, identifique al administrador y encuentre el archivo sin usar la cuenta del propietario. Resuelve las carencias mientras el propietario puede autorizar cambios y revisa el plan cuando cambien proveedores o empleados.
Tu siguiente paso
Identifica el sitio, la renovación más cercana y quién coordinará la solicitud. Reúne la información para asistencia y la lista de conservación antes de decidir un resultado permanente. Guarda las instrucciones con tu lista de legado digital para que la siguiente persona encuentre el plan y los límites de su función.