Administrateur Google Workspace après un décès
Dans une petite entreprise, une association ou une structure familiale, Google Workspace peut porter la messagerie, les calendriers, les contrats et les comptes de l'équipe. Si le fondateur est l'unique super-administrateur, son décès ou son incapacité peut transformer une urgence personnelle en blocage opérationnel.
La réponse n'est pas de laisser un mot de passe maître. Il faut répartir les responsabilités et maintenir une voie vérifiable permettant à une personne autorisée d'assurer le service.
Supprimez le point de défaillance unique
Google recommande plusieurs comptes de super-administrateur, chacun géré par une personne distincte. Évitez un compte générique partagé : des identités séparées permettent d'attribuer les actions, de révoquer un administrateur sans bloquer l'autre et de récupérer un compte depuis l'autre.
Choisissez la seconde personne selon son autorité, sa fiabilité et sa disponibilité. Il peut s'agir d'un associé, d'un responsable des opérations ou d'un dirigeant. Un prestataire informatique peut participer, à condition de documenter son contrat, ses droits et sa procédure de sortie.
Protégez chaque compte indépendamment
Chaque administrateur doit disposer de sa propre validation en deux étapes. Vérifiez les clés de sécurité de secours, les codes de récupération, les adresses et les numéros associés. Si tout renvoie au téléphone personnel du fondateur, la dépendance demeure.
Le document de continuité doit indiquer l'emplacement sécurisé des secrets, sans recopier mots de passe et codes en clair. Vérifiez que le second administrateur peut se connecter et trouver la procédure.
Préservez le domaine et la facturation
La récupération Google peut demander une preuve de contrôle du domaine par l'ajout d'un enregistrement CNAME ou TXT dans le DNS. Notez le propriétaire du domaine, le bureau d'enregistrement, l'hébergeur DNS, la date de renouvellement, le paiement, le revendeur et une adresse d'assistance extérieure au domaine concerné.
Le compte du domaine ne doit pas dépendre uniquement de la boîte Workspace et du téléphone de la personne absente. Confiez aussi le suivi des renouvellements à une seconde personne.
Organisez les fichiers et l'autorité
Les fichiers des drives partagés appartiennent à l'organisation et survivent au départ de leur créateur. Utilisez-les, lorsque votre édition le permet, pour procédures, contrats et dossiers collectifs. Examinez les fichiers importants encore stockés dans Mon Drive du fondateur.
Le plan d'urgence doit distinguer :
- la réponse technique : administrateurs, domaine, DNS, assistance, appareils et facturation ;
- l'autorité : la personne habilitée à suspendre un compte, transférer des données ou modifier un paiement.
Un mot de passe valide n'est pas une autorisation. Reliez l'administrateur de secours au propriétaire, dirigeant, conseil, exécuteur testamentaire ou avocat compétent.
Si le décès a déjà eu lieu
S'il existe un autre super-administrateur autorisé, il utilise son propre compte. Conservez provisoirement le compte et les appareils du défunt pendant l'examen des règles juridiques, de confidentialité et de conservation. Ne supprimez pas l'utilisateur dans l'urgence.
Sans autre administrateur, suivez la récupération officielle de Google. Elle peut faire appel aux coordonnées existantes, à une preuve DNS, à l'assistance, au revendeur ou à la promotion d'un utilisateur actif du domaine. Consignez l'identité et l'autorité du demandeur.
Testez le scénario deux fois par an. Si une autre personne peut se connecter, prouver le contrôle du domaine, trouver les dossiers et nommer le décideur compétent, l'organisation dispose d'une véritable continuité.