Un compte Squarespace après un décès peut concerner un site public, un domaine, des messages professionnels et des factures récurrentes. La famille souhaite peut-être conserver un portfolio tandis qu'un collègue doit répondre aux clients. Commencez par déterminer ce qui nécessite une intervention aujourd'hui et qui coordonnera les décisions. Attendez un accord sur le résultat souhaité avant toute modification définitive.
Squarespace invite les proches et les représentants de la succession à demander l'accès au site d'un propriétaire décédé. Cette liste aide à préparer la demande et à organiser les tâches associées. Elle ne détermine pas qui hérite de l'entreprise et ne garantit aucune approbation. Vérifiez les pouvoirs d'action avec le représentant compétent.
1. Dressez un inventaire des services
Notez l'adresse publique du site, le nom du propriétaire, les adresses électroniques connues du compte et la personne qui concevait ou entretenait le site. Incluez les autres sites exploités. Consultez uniquement les documents auxquels vous avez légitimement accès et distinguez les faits des suppositions. Une capture de la page d'accueil permet d'identifier le projet ensemble.
Créez des entrées distinctes pour l'abonnement du site, le domaine, la messagerie professionnelle, les rendez-vous, les outils marketing et les prestataires de paiement. Pour chacun, indiquez le fournisseur, la date de renouvellement connue, le contact et les conséquences d'une interruption. Un domaine connecté peut être géré ailleurs : vérifiez les factures.
N'inscrivez pas les mots de passe, pièces d'identité ou codes de récupération dans cet inventaire général. Indiquez où trouver les instructions protégées et qui peut les utiliser. Désignez un coordinateur, un suppléant et un responsable pour chaque question ouverte. Vous éviterez ainsi les demandes en double et retrouverez les démarches déjà effectuées.
2. Préparez la demande d'assistance
Le formulaire concernant les clients décédés demande des justificatifs du décès et les documents complémentaires de représentation. Relisez les consignes avant tout envoi sensible.
Expliquez brièvement l'adresse du site, votre lien avec le propriétaire et le résultat recherché. Précisez s'il s'agit de conserver du contenu, de poursuivre l'activité ou d'envisager une fermeture. Mentionnez les renouvellements imminents ou problèmes clients comme des échéances concrètes, sans supposer qu'ils garantissent un traitement prioritaire.
Demandez quels documents correspondent à votre situation et comment les transmettre de manière sécurisée. Conservez le numéro de dossier, la date et une copie de la demande dans un dossier à accès limité. Si une agence intervient, choisissez un interlocuteur pour l'assistance. Ne diffusez pas de pièces d'identité dans une discussion collective familiale ou professionnelle.
Pendant l'examen, tenez un journal succinct des réponses, éléments manquants et dates de relance. Ne promettez pas de date de reprise avant confirmation des options. Si le site est déjà indisponible, demandez ce qui peut être préservé ou récupéré avant d'autoriser un nouvel abonnement ou de supposer que le contenu existe encore.
3. Identifiez les accès des contributeurs
Un administrateur ne peut pas transférer la propriété par les permissions ordinaires des contributeurs, selon le guide des rôles.
Demandez au concepteur ou collègue ce que permet son propre compte. Il pourra éventuellement réaliser des tâches convenues pendant l'examen. Définissez leur portée : modifier un avis, répondre à une demande ou établir un inventaire. Pouvoir modifier une page ne décide pas de la propriété de l'entreprise.
Utilisez des comptes individuels avec les permissions adaptées. Ne demandez pas à quelqu'un d'usurper l'identité du propriétaire ou de réinitialiser sa connexion pour gagner du temps. Une fois l'organisation approuvée, examinez les anciens accès avec le représentant responsable. Gardez la trace des modifications et de leurs auteurs.
4. Préservez les contenus méthodiquement
L'export XML de Squarespace porte sur certains contenus ; il ne constitue pas une sauvegarde complète du site.
Avant toute résiliation, listez les pages importantes, articles, images originales, documents téléchargeables, fichiers de marque et créations détenues par le concepteur. Faites vérifier par une personne autorisée ce qui peut être exporté et ce qui exige une copie séparée. Consignez les éléments manquants : un téléchargement réussi ne prouve pas que tout est conservé.
Ouvrez les fichiers et contrôlez un échantillon de textes, images et documents. En cas de migration, vérifiez que les images sont stockées sur le nouveau site et disponibles indépendamment de l'ancien. Les captures montrent l'apparence ; les fichiers modifiables facilitent la reconstruction. Gardez une copie protégée supplémentaire dans un autre emplacement.
Séparez les informations clients des contenus destinés aux archives familiales ou à un mémorial. Convenez des accès nécessaires, de la finalité de conservation et d'une date de réexamen. Ne publiez pas de messages privés ou de dossiers clients trouvés à côté de contenus publics.
5. Examinez les renouvellements et engagements en cours
Listez les prochains prélèvements connus et demandez au représentant quels frais maintenir pendant la transition. Conservez accords et reçus. Avant de résilier un service, identifiez son rôle pour le site, le domaine, la messagerie ou une autre activité. Faites clarifier les relations de facturation incertaines par le fournisseur.
Pour un site professionnel, comptez les commandes en attente, rendez-vous, demandes de remboursement et messages sans réponse. Désignez un responsable par catégorie. Si personne ne peut assurer de nouvelles prestations, faites organiser une pause adaptée et un avis clair par une personne autorisée. Testez le parcours visiteur, y compris les liens de réservation ou paiement externes.
Traitez séparément les questions de paiement. Demandez au prestataire concerné comment gérer les changements de représentant, soldes et remboursements après le décès. Une modification du site ne confirme aucun changement du compte financier. Coordonnez ces décisions avec la personne responsable des fonds de l'entreprise ou de la succession.
6. Choisissez et vérifiez la solution durable
Décidez si le site continuera, deviendra une archive statique, déménagera ou fermera. Notez qui peut approuver, qui assurera l'entretien et comment financer les coûts futurs. Pour une archive, désignez un contact pour les demandes de correction ou de suppression. Un mémorial nécessite également un interlocuteur joignable.
Après une reprise approuvée, vérifiez l'accès avec le compte personnel du destinataire. Examinez séparément les contacts de facturation, du domaine, l'adresse d'assistance et les services connectés. Testez les pages et moyens de contact importants. Conservez les confirmations et consignez les dépendances restantes envers l'ancienne organisation.
Les propriétaires peuvent répéter cette liste à l'avance avec une personne de confiance. Demandez-lui de retrouver un renouvellement, l'administrateur et les archives sans utiliser votre connexion. Corrigez les lacunes tant que vous pouvez approuver les changements, puis réexaminez le plan lors de changements de personnel ou de fournisseurs.
Votre prochaine étape
Identifiez le site, le renouvellement le plus proche et la personne qui coordonne la demande. Rassemblez les informations d'assistance et la liste de conservation avant une décision définitive. Rangez ces instructions avec votre liste de préparation du legs numérique, afin que les prochains intervenants retrouvent le plan et les limites de leur rôle.