Een Figma-beheerder kent vaak de praktische details die een ontwerpstudio draaiende houden: waar klantbestanden staan, wie licenties goedkeurt en welke bibliotheek het product gebruikt. Na het overlijden kunnen collega’s sommige ontwerpen nog openen, terwijl belangrijke beheertaken geen duidelijke verantwoordelijke hebben. Familieleden moeten mogelijk ook zakelijke verantwoordelijkheden onderscheiden van persoonlijk creatief werk.
Deze checklist helpt ontwerpstudio’s, productteams en zelfstandige makers een bevoegde overdracht te organiseren. De nadruk ligt op Organization en Enterprise; een Professional-team moet het eigen teambeheer en de facturatie apart beoordelen. De aanbevelingen vormen een continuïteitsplan op basis van Figma’s gedocumenteerde functies, zonder een gegarandeerde overdrachtsprocedure bij overlijden te veronderstellen. Spreek af wie besluiten mag nemen voordat toegang verandert of klantmateriaal wordt verplaatst.
1. Stel het abonnement en de coördinator vast
Noteer de organisatienaam, relevante team- en bestands-URL’s, het zakelijke e-mailadres van de overledene, bekende beheerders en abonnementsreferenties. Vraag projectleiders om lopende klantopleveringen, privémappen en bronbestanden van het designsysteem aan te wijzen. Neem FigJam-borden en andere daadwerkelijk gebruikte Figma-producten mee. Een lijst recent geopende ontwerpen is zelden een volledige inventaris.
Kies een coördinator die met management, financiën en waar nodig de vertegenwoordiger van de nalatenschap kan samenwerken. Leg vast wie toegang, uitgaven, bewaring en sluiting mag goedkeuren. Geef elk open punt een verantwoordelijke en een beoordelingsdatum. Deel met familie alleen informatie die nodig is voor hun taken; hulp bij de nalatenschap rechtvaardigt geen overdracht van vertrouwelijke klantbestanden.
2. Controleer de resterende beheertoegang
Vraag een beschikbare beheerder met het eigen account in te loggen en de juiste organisatie te controleren. Figma onderscheidt team-, workspace-, facturatiegroep- en organisatiebeheerders. Een organisatiebeheerder heeft een bredere verantwoordelijkheid dan een teambeheerder. Leg de rol en reikwijdte van iedere opvolger vast en test de benodigde functies, in plaats van af te gaan op een functietitel.
Bij voorbereiding kan een organisatiebeheerder een geschikt lid via Admin, People en het ledenmenu beheerrechten geven. Volgens Figma kunnen gasten geen organisatiebeheerder worden. Kies een geschikte interne opvolger en controleer uitnodiging, aanmelding en beheertoegang. Bewaar herstelinstructies op een goedgekeurde beveiligde plek, zonder wachtwoorden in de continuïteitsnotitie op te nemen.
Als er geen geschikte beheerder overblijft, neem dan via het officiële hulpkanaal contact op met Figma Support. Leg het overlijden uit, identificeer de organisatie en beschrijf de ontbrekende functie. Vraag welk bewijs van organisatorische bevoegdheid nodig is en hoe dat veilig kan worden ingediend. Bewaar het dossiernummer en bevestigde vervolgstappen. Beloof geen gegarandeerde toegang op basis van één document of een vaste verificatietermijn.
3. Scheid eigendom, rechten en locatie
Inventariseer essentiële bestanden en mappen met hun URL’s, locaties, medewerkers en beoogde opvolgers. Bepaal per item of bewerkrechten, een nieuwe eigenaar, verplaatsing naar gedeelde opslag of alle drie nodig zijn. Dat zijn afzonderlijke besluiten. Een kleine overdrachtstabel voorkomt dat een afgeronde rechtenwijziging een onopgelost opslagprobleem verbergt.
Figma’s documentatie over eigendom zegt dat alleen de huidige eigenaar de gewone eigendomsoverdracht van een bestand of map kan uitvoeren. Overdracht van een bestand verplaatst het ook niet. Vraag na een overlijden Support naar onopgeloste eigendomsvragen, zonder het gewone proces als herstelroute te behandelen. Plaats bij voorbereiding zakelijk werk in geschikte gedeelde mappen en test de toegang van de opvolger zolang de maker nog kan helpen.
4. Bekijk concepten vóór accountwijzigingen
Behandel concepten als een aparte bewaartaak. Volgens de documentatie over het verwijderen van personen worden organisatieconcepten van een verwijderd lid of verwijderde gast toegankelijk voor organisatiebeheerders in Admin. Bijdragen aan gedeelde bestanden blijven bestaan, maar verwijdering wijst niet automatisch een nieuwe bestandseigenaar toe. Bekijk het toepasselijke proces en wijs iemand aan om deze concepten te vinden en te behandelen.
Iemand uit een organisatie verwijderen en diens Figma-account verwijderen zijn verschillende handelingen. De overdrachtsinstructies waarschuwen dat accountverwijdering bestanden in de concepten van dat account verwijdert, ook als het eigendom is overgedragen. Geëxporteerde .fig-bestanden bevatten bovendien geen rechten, opmerkingen of versiegeschiedenis. Gebruik een bevoegde export als één bewaarmaatregel, controleer of deze opent en noteer de beperkingen. Een lokaal bestand is geen volledige accountback-up.
Stem gewone verwijderingen af met de identiteitsbeheerder. Domain capture en single sign-on kunnen volgens de verwijderingsinstructies toegang tot externe teams beïnvloeden. Inventariseer vooraf bekende externe teams en afhankelijkheden. Als een dringend beveiligingsrisico onmiddellijke blokkering vereist, leg de resterende bewaartaken vast en laat bevoegde beheerders die afhandelen.
5. Behoud bibliotheken en ontwerptaken
Noteer de bronbestanden van gedeelde componenten, stijlen en andere designsysteemmiddelen, met de ontwerpen die ervan afhankelijk zijn. Wijs voor elke belangrijke bibliotheek een onderhoudsverantwoordelijke en een collega voor beoordeling van wijzigingen aan. Leg vast welke klant of intern team publicatie mag goedkeuren. Beheercontinuïteit wordt nuttiger wanneer ook mensen deelnemen die de ontwerpkeuzes begrijpen.
Test vóór verplaatsing of reconstructie van een bibliotheek een representatief bestand dat deze gebruikt en documenteer wat werkt. Vraag een bevoegde ontwerper een belangrijk prototype te openen, de middelen te controleren en hun beschikbaarheid te bevestigen. Noteer ontbrekende afhankelijkheden met een datum. Een statische PDF kan het beeld bewaren terwijl de bewerkbare structuur en bibliotheekrelaties onopgelost blijven.
Neem leveringsafspraken mee: open beoordelingen, overdrachten aan ontwikkeling, klantgoedkeuringen en toegezegde exports. Noteer waar specificaties, lettertypelicenties, beeldrechten en contracten staan. Figma-toegang bepaalt niet vanzelf wie elk middel mag hergebruiken. Stuur contractvragen naar de verantwoordelijke voor de overeenkomst voordat werk buiten het goedgekeurde team wordt verspreid.
6. Houd facturatie en gekoppelde diensten bij
Vraag de bevoegde beheerder en financiële contactpersoon facturen, verlengingsdata, betaalmethoden, licentieverantwoordelijkheden en het bewaakte facturatieadres te bekijken. Figma’s rollenoverzicht noemt facturatie als taak van organisatiebeheerders. Bevestig wie doorlopende kosten mag goedkeuren en leg goedgekeurde wijzigingen vast. Beoordeel de continuïteitsbehoefte voordat een abonnement wegens onduidelijk eigendom wordt opgezegd.
Inventariseer daadwerkelijk gebruikte plugins, tokens, automatisering, ontwikkeloverdrachtstools en externe opslag. Zoek afhankelijkheden van de identiteit van de overledene en regel waar nodig bevoegde vervanging. Test een gewone workflow met geschikt voorbeeldmateriaal en noteer het resultaat. Plan wijzigingen van toegangsgegevens met de beveiligingsverantwoordelijke, zodat voortzetting geen onbeoordeelde toegang voor onbepaalde tijd laat bestaan.
7. Oefen het continuïteitsplan
Schrijf een korte notitie met organisatiekenmerken, reservebeheerders, belangrijke bestands- en bibliotheeklinks, financiële contacten, Support-dossiers, veilige herstelplekken en bewaarwensen. Koppel deze aan het continuïteitsplan voor het onlinebedrijf. Documenteer persoonlijk creatief werk apart wanneer de behandeling afwijkt van zakelijke gegevens.
Vraag een reservebeheerder de organisatie-instellingen te vinden, een ontwerper een essentieel bestand te openen en financiën de verlengingsinformatie op te zoeken. Noteer de oefendatum en herstel gevonden hiaten. Herhaal na personeelsvertrek, abonnementswijzigingen of grote bibliotheekreorganisaties. Een geteste overdracht vermindert onzekerheid en belast de familie minder in een moeilijke periode.
Volgende stappen
Benoem een coördinator, bevestig de resterende toegang en inventariseer bestanden, concepten, bibliotheken, facturatie en integraties. Vraag Support om advies bij open eigendoms- of beheervragen. Bewaar bevoegd materiaal vóór gewone accountwijzigingen, test de werkende toegang van de opvolger en eindig met een gedateerde lijst van afgeronde acties en open vragen.