Konto QuickBooks Online po śmierci właściciela może wymagać pilnej uwagi w małej firmie. Ktoś musi odnaleźć dokumentację finansową, sprawdzić nadchodzące płatności i porozumieć się z księgowym, gdy rodzina przeżywa żałobę. Najpierw ustalcie, o jaką firmę chodzi, kto ma uprawniony dostęp i kto odpowiada za decyzje. Nie zaczynajcie od anulowania subskrypcji tylko dlatego, że właściciel zmarł.
Ten poradnik dotyczy firm w Stanach Zjednoczonych, osób prowadzących księgowość i przedstawicieli spadku. Łączy procedury opublikowane przez Intuit z praktyczną listą przekazania obowiązków. Dostęp administracyjny sam w sobie nie rozstrzyga własności firmy, dziedziczenia ani prawa do dysponowania pieniędzmi. Te kwestie należy wyjaśnić z doradcami prawnymi i księgowymi odpowiedzialnymi za daną sprawę.
1. Przygotujcie kartę konta firmowego
Zapiszcie nazwę firmy, znany identyfikator firmy w QuickBooks, plan, sposób rozliczania subskrypcji i dane księgowego. Dodajcie adres e-mail głównego administratora oraz pozostałych użytkowników. Ustalcie wszystkie oddzielne subskrypcje: jedna osoba mogła prowadzić księgi kilku firm, a odzyskanie dostępu do jednej nie rozwiązuje problemów pozostałych.
Korzystajcie z faktur i dokumentów, które wolno wam przeglądać. Prowadźcie prosty rejestr obejmujący sprawę, osobę odpowiedzialną, następny krok i termin przeglądu. Brakujące informacje oznaczajcie jako nieznane. Dokumenty tożsamości i poufne pliki finansowe przechowujcie oddzielnie od ogólnej listy zadań, z dostępem ograniczonym do osób, które ich potrzebują.
2. Sprawdźcie możliwości obecnych użytkowników
Poproście księgowego i innych uprawnionych użytkowników o zalogowanie się na własne konta i wskazanie dostępnych firm oraz funkcji. Możliwość oglądania raportów nie oznacza prawa do zarządzania użytkownikami, rozliczeniami subskrypcji czy wszystkimi powiązanymi usługami. Zapiszcie rzeczywiste możliwości każdej osoby i luki mogące zakłócić działalność.
Zwykła procedura przekazania roli głównego administratora Intuit jest przeznaczona dla obecnego głównego administratora i wymaga, aby następca miał już rolę Admin. W przypadku Simple Start instrukcja odsyła do pomocy technicznej. To narzędzie planowania z wyprzedzeniem; zapisane dane logowania zmarłego nie powinny stać się sposobem przekazania konta rodzinie.
3. Skorzystajcie z udokumentowanej procedury wniosku
Gdy główny administrator jest niedostępny, zastosujcie procedurę wniosku Intuit. Przy śmierci właściciela wymagane są między innymi dokument tożsamości oraz dokument poświadczony notarialnie, wskazujący wykonawcę testamentu i upoważniający wnioskodawcę do objęcia roli głównego administratora. Dokumentacja firmowa zależy również od formy podmiotu. Przeczytajcie aktualną listę przed zbieraniem lub wysyłaniem dokumentów.
Wyznaczcie osobę koordynującą wniosek, przechowującą numer sprawy i monitorującą podany adres e-mail. Niejasne wymagania wyjaśniajcie z pomocą techniczną zamiast zakładać równoważność dokumentów. Poufne materiały przesyłajcie oficjalną drogą. Pokrewieństwo, hasło czy wcześniejszy dostęp księgowego nie gwarantują akceptacji wniosku.
Prowadźcie datowaną listę wysłanych dokumentów i otwartych pytań, bez kopiowania numerów dokumentów tożsamości do wspólnego rejestru. Jeżeli uczestniczy kilku krewnych lub wspólników, uzgodnijcie jedną osobę do kontaktu z Intuit, aby uniknąć sprzecznych wniosków. Nie opierajcie działalności na przypuszczalnej dacie akceptacji; przydzielcie tymczasowe zadania ewidencyjne na czas rozpatrywania.
4. Uzgodnijcie tymczasowy plan księgowy
Zorganizujcie krótkie spotkanie odpowiedzialnego przedstawiciela i księgowego. Ustalcie najbliższe terminy wynagrodzeń, płatności dostawcom, fakturowania klientów i właściwych sprawozdań. Określcie, kto zbiera dowody, kto przygotowuje księgi i kto może zatwierdzać operacje finansowe. Pisemny podział ogranicza dublowanie pracy i pozostawianie pilnych zadań osobie bez uprawnień.
Na przykład pracownik księgowości może przygotować listę niezapłaconych faktur, a przedstawiciel firmy ustalić, które płatności mogą zostać wykonane. Oddzielcie dostęp bankowy od dostępu do QuickBooks. Dokumentujcie pracę wykonywaną poza programem w okresie przejściowym, z datami i dowodami, aby później można było ją uzgodnić bez zgadywania.
5. Zachowajcie dokumenty przed zmianą subskrypcji
Zapytajcie księgowego, które raporty, szczegóły transakcji, załączniki i dowody są potrzebne do dalszej działalności lub zamknięcia. Wstępna lista może obejmować księgę główną, bilans, rachunek wyników, niezapłacone faktury sprzedaży i zakupu, uzgodnienia oraz odpowiednią dokumentację płacową lub podatkową. To lista do planowania, a nie uniwersalna zasada przechowywania ani zapewnienie, że jeden eksport zawiera wszystko.
Powierzcie uprawnionemu użytkownikowi zapisanie dostępnych dokumentów w firmowym archiwum z ograniczonym dostępem. Zapiszcie nazwę firmy, okresy, ustawienia raportów i datę eksportu. Otwórzcie próbkę plików i sprawdźcie sumy oraz zakresy dat. Zapytajcie o brakujące załączniki i dokumenty w powiązanych usługach: arkusz z raportami nie jest pełną kopią danych firmy umożliwiającą odtworzenie.
Wyznaczcie opiekuna archiwum i poproście doradców o określenie wymogów przechowywania dla tej firmy. W razie potrzeby zachowajcie drugą chronioną kopię i opiszcie, jak uprawniony następca może ją znaleźć. Nie przesyłajcie danych finansowych pracowników lub klientów w rodzinnym czacie tylko dlatego, że kilka osób pomaga przy spadku.
6. Sprawdźcie oddzielnie subskrypcje i powiązane usługi
Wymieńcie QuickBooks Online, obsługę płac i płatności, połączenia bankowe, narzędzia do paragonów oraz rzeczywiście używane integracje. Ustalcie odpowiedzialnego za rozliczenia i kontakt do każdej usługi. Zmiana administratora to tylko jedna pozycja: sprawdźcie, czy inne produkty wymagają osobnych zmian kontaktu, uprawnień lub konta.
Przed zmianą metody płatności albo odłączeniem usługi uzgodnijcie cel i uzyskajcie zgodę odpowiedzialnego przedstawiciela. Zapiszcie ostatnie wykonane prace oraz sprawy oczekujące. Technicznie udana zmiana może zakłócić księgowość, jeśli kolejna osoba nie wie, co ma zrobić. Zaplanujcie kontrolę po każdej zatwierdzonej zmianie.
7. Zdecydujcie o kontynuacji lub anulowaniu
Jeżeli firma działa dalej, przetestujcie dostęp zatwierdzonego następcy, zaktualizujcie niezbędne kontakty i potwierdźcie odpowiedzialność za rozliczenia oraz archiwum. Przejrzyjcie nieaktualne uprawnienia, gdy nowe rozwiązanie działa. Przy zamknięciu ustalcie plan księgowy i zachowajcie dokumenty przed anulowaniem właściwym kanałem rozliczeniowym.
Intuit podaje, że anulowane płatne subskrypcje zachowują dostęp do danych tylko do odczytu przez rok. Dla wersji próbnych obowiązuje inny okres: 90 dni. Zaleca eksport lub wydruk przed anulowaniem. Ten okres nie zastępuje własnego archiwum ani nie jest ustawowym terminem przechowywania. Zachowajcie potwierdzenie i ustawcie przypomnienie odpowiednio przed końcem właściwego okresu.
Następny krok
Jeszcze dziś ustalcie firmę, skontaktujcie się z księgowym i wyznaczcie koordynatora uprawnionego dostępu. Właściciele planujący wcześniej mogą opisać role i przećwiczyć odnajdywanie dokumentów, gdy nadal mogą pomóc. Dodajcie kartę konta do rodzinnej listy dotyczącej cyfrowego dziedzictwa i aktualizujcie ją przy zmianach personelu, doradców, subskrypcji lub struktury firmy.