Un administrator Asana poate fi persoana care menține activitatea unei agenții, a unei echipe operaționale sau a unei firme mici. Contul său leagă termenele clienților, sarcinile, facturile și ani de decizii. După deces, colegii pot vedea în continuare sarcinile zilnice, fără să știe cine poate gestiona membrii sau următoarea reînnoire. Familia poate avea nevoie de ajutor pentru a separa documentele firmei de informațiile personale.
Începe cu un coordonator și un inventar scris. Stabilește cine poate decide, păstrează documentele necesare și verifică separat fiecare parte a predării. Acest ghid oferă o listă operațională pentru echipe din țări diferite. Nu stabilește drepturi succesorale și nu garantează aprobarea unei cereri de recuperare de către Asana.
1. Identifică spațiul și persoanele responsabile
Notează numele și adresa organizației sau spațiului de lucru, emailul profesional al persoanei decedate, eventualul plan plătit și administratorii cunoscuți. Verifică dacă abonamentul acoperă organizația întreagă, o divizie, o echipă sau un spațiu de lucru. Include referințe ale facturilor și un contact controlat de organizație. Numele firmei nu identifică întotdeauna abonamentul potrivit.
Asana descrie organizațiile și spațiile de lucru ca spații comune, nu controlate exclusiv de creatorul lor.
Stabiliți cine coordonează colegii, familia și reprezentantul succesiunii. Numiți persoanele care aprobă cheltuieli, păstrarea documentelor și comunicarea cu clienții. Un jurnal datat previne schimbările contradictorii. Include inventarul într-un plan de continuitate a afacerii online, indicând locații sigure de recuperare în locul parolelor.
2. Verifică rolurile cu un cont existent
Roagă un administrator disponibil să se autentifice cu propriul cont autorizat și să examineze rolurile. Ghidul rolurilor distinge administratorii de superadministratori; invitații nu pot ocupa niciunul dintre aceste roluri în organizație.
Testează funcțiile necesare succesorului: gestionarea membrilor, verificarea securității și găsirea echipelor relevante. Accesul la un proiect nu dovedește acces la administrarea organizației. Notează lipsurile și atribuie un responsabil pentru fiecare. Un cont individual permite identificarea autorului acțiunilor ulterioare.
Permisiunile tehnice nu stabilesc proprietatea firmei și nici dreptul de a divulga datele clienților. Confirmă limitele predării cu reprezentantul competent înainte de a extinde accesul. Dacă firma folosește autentificare unică, implică administratorul identităților și coordonează schimbările.
3. Pregătește o solicitare precisă de asistență
Dacă niciun administrator disponibil nu poate face modificările necesare, contactează Asana Support prin centrul de ajutor. Explică decesul, identifică spațiul și abonamentul și descrie funcția lipsă. Cere îndrumare pentru continuarea sau închiderea autorizată. Faptul că o rudă are parola nu dovedește autoritatea sa.
Strânge identificatori ai facturilor, date despre organizație și membri și contactul reprezentantului. Întreabă ce dovezi sunt necesare și cum pot fi trimise în siguranță. Nu pune documente de identitate în proiecte comune sau discuții publice. Păstrează numărul cazului și stabiliți un singur interlocutor.
Documentația citată descrie administrarea obișnuită, nu o procedură universală după deces. Clarifică cerințele și durata pentru cazul concret. Între timp, enumeră termenele urgente pe care colegii autorizați le pot gestiona deja fără schimbarea controlului contului sau a securității.
4. Inventariază proiectele și transferă responsabilitatea
Listează proiectele esențiale cu adresa, responsabilul actual, membrii, următorul termen și succesorul propus. Decide ce continuă, se suspendă sau se închide. Include activități recurente, precum pregătirea salariilor și aprobările clienților. Cere liderilor de echipă să verifice omisiunile.
Ghidul responsabililor de proiect plasează reasignarea în prezentarea generală a proiectului, la rolurile proiectului.
Folosește un cont autorizat cu permisiunile disponibile. După schimbare, cere succesorului să deschidă proiectul, să examineze activitatea apropiată și să confirme că poate acționa. Reatribuie sarcinile separat: conducerea proiectului nu înseamnă executarea tuturor sarcinilor. Notează accesul nerezolvat înainte de a declara predarea completă.
5. Examinează documentele sensibile înainte de extinderea accesului
Separă materialele clienților, informațiile angajaților și notițele personale. Stabilește ce trebuie păstrat și cine poate gestiona acele documente. O rudă care ajută la succesiune poate să nu aibă nevoie de toate proiectele agenției; un coleg care urmărește termenele nu are nevoie de informații familiale private.
Ghidul confidențialității explică faptul că proiectele private pentru membri limitează accesul la membrii lor.
Nu distribui totul organizației ca soluție pentru predare. Solicită acces punctual și verifică obligațiile de confidențialitate înainte de a copia documente. Controlează separat fișierele legate din alte servicii. Pentru păstrare autorizată, folosește instrumentele permise, notează ce ai salvat și verifică dacă fișierele se deschid. O listă de linkuri nu este o arhivă independentă.
6. Coordonează dezactivarea și reasignarea sarcinilor
Examinează sarcinile neterminate, responsabilii proiectelor, portofoliile și tablourile de bord înainte de retragerea accesului. Asana arată că dezactivarea nu transferă proprietatea proiectelor, portofoliilor sau tablourilor de bord.
Pregătește o listă de reasignare și confirmă elementele importante cu noii responsabili. Coordonează momentul cu administratorul identităților, deoarece schimbările sale pot afecta Asana. Dacă securitatea impune suspendare imediată, aplic-o prompt și documentează păstrarea și reasignările rămase pentru administratorii autorizați.
După dezactivare, verifică tratarea sarcinilor în configurația ta. Un proiect creat automat nu finalizează singur predarea. Controlează termenele, activitatea privată pe care ai dreptul să o examinezi și dependențele operaționale. Notează elementele lipsă fără a promite recuperarea tuturor datelor inaccesibile.
7. Rezolvă separat facturarea și procesele conectate
Identifică persoana de contact pentru facturare, data reînnoirii, plătitorul, istoricul facturilor și domeniul abonamentului. Cere persoanei autorizate să decidă menținerea serviciului în tranziție. Consultă ghidul facturării: funcțiile variază, mai ales pentru planurile facturate manual.
Verifică dacă persoana potrivită primește comunicările și poate face modificări aprobate. Păstrează confirmările de schimbare a responsabilului, plății sau anulării. Nu anula automat cât timp activitatea esențială depinde de serviciu. Verifică termenii înainte de a presupune o rambursare sau o dată exactă.
Listează integrările, regulile, formularele și linkurile externe. Desemnează pe cineva să testeze un proces reprezentativ cu date sigure. Schimbarea unui rol administrativ nu dovedește funcționarea tuturor serviciilor conectate. Notează responsabilul și actualizările autorizate necesare pentru fiecare dependență.
8. Exersează predarea din timp
Creează o notă de o pagină cu identificatorul spațiului, coordonatorul, administratorii de rezervă, contactul pentru facturare, inventarul, locația sigură de recuperare și instrucțiunile de închidere. Păstrează secretele în afara proiectelor distribuite larg. Revizuiește nota după schimbări de personal, abonamente sau sistem de identitate.
O agenție poate atribui termenele liderului operațional și reînnoirea unui coleg de la financiar. Un reprezentant desemnat aprobă păstrarea documentelor confidențiale. Cere fiecăruia să găsească informațiile și funcțiile cu propriul cont. Notează data verificării și corectează lipsurile cât timp administratorul actual poate ajuta.
Pașii următori
Alege un coordonator, identifică spațiul și verifică administrarea disponibilă. Păstrează documentele potrivite, atribuie responsabilitățile pentru proiecte și sarcini și coordonează dezactivarea. Încheie cu verificarea facturării și proceselor conectate. Notează ce funcționează, ce rămâne nerezolvat și cine va urmări rezolvarea. Un succesor pregătit ușurează continuitatea pentru organizație și familie.