Un cont QuickBooks Online după decesul proprietarului poate deveni o problemă imediată pentru o întreprindere mică. Cineva trebuie să găsească documentele financiare, să verifice facturile apropiate de scadență și să coordoneze lucrul cu contabilul în timp ce familia trece prin doliu. Începeți prin identificarea firmei, a utilizatorilor autorizați și a persoanei responsabile de decizii. Anularea abonamentului nu ar trebui să fie primul pas doar pentru că proprietarul a murit.
Acest ghid se adresează firmelor din Statele Unite, profesioniștilor contabili și reprezentanților succesiunii. Combină procedurile publicate de Intuit cu o listă practică de predare. Accesul administrativ nu stabilește, în sine, proprietatea firmei, moștenirea sau dreptul de a transfera bani. Cereți consilierilor juridici și contabili responsabili să clarifice aceste aspecte pentru cazul concret.
1. Creați o fișă a contului firmei
Notați numele firmei, identificatorul companiei din QuickBooks dacă este cunoscut, planul, modalitatea de facturare și datele contabilului. Adăugați adresa de email a administratorului principal și ceilalți utilizatori existenți. Identificați fiecare abonament separat: același proprietar poate fi ținut evidența mai multor firme, iar rezolvarea accesului la una nu le rezolvă pe celelalte.
Folosiți facturi și documente pe care aveți dreptul să le consultați. Păstrați un registru simplu cu subiectul, responsabilul, următoarea acțiune și data verificării. Marcați informațiile lipsă drept necunoscute, fără presupuneri. Păstrați actele de identitate și fișierele financiare sensibile separat de lista generală, cu acces limitat la persoanele care au nevoie de ele.
2. Verificați ce pot face utilizatorii actuali
Rugați contabilul și ceilalți utilizatori autorizați să intre prin propriile conturi și să precizeze firmele și funcțiile disponibile. Vizualizarea rapoartelor nu dovedește posibilitatea administrării utilizatorilor, facturării abonamentului sau tuturor serviciilor conectate. Notați sarcinile pe care le poate îndeplini fiecare și lipsurile care ar putea întrerupe activitatea.
Procedura obișnuită Intuit pentru transferul administratorului principal este destinată administratorului principal actual și cere ca succesorul să aibă deja rolul Admin. Pentru Simple Start, ghidul trimite utilizatorii la asistență. Acești pași ajută la planificarea anticipată; datele de autentificare salvate ale persoanei decedate nu ar trebui să devină metoda familiei de preluare a contului.
3. Folosiți procedura documentată de solicitare
Dacă administratorul principal nu este disponibil, urmați procedura de solicitare Intuit. Pentru un proprietar decedat, cerințele includ identificarea și un document autentificat notarial care numește executorul testamentar și autorizează solicitantul să devină administrator principal. Documentele firmei depind și de tipul entității. Citiți lista actuală înainte de a strânge sau trimite actele.
Desemnați o persoană care coordonează solicitarea, păstrează numărul cazului și urmărește adresa de email furnizată. Clarificați cerințele neclare cu asistența, fără a presupune că documente diferite sunt echivalente. Trimiteți dovezile sensibile prin procesul oficial. Rudenia, o parolă sau accesul existent al contabilului nu garantează aprobarea.
Păstrați o listă datată a actelor trimise și a întrebărilor deschise, fără numere de identificare în registrul comun. Dacă participă mai multe rude sau mai mulți asociați, stabiliți cine comunică cu Intuit pentru a evita solicitările contradictorii. Nu bazați activitatea pe o dată presupusă de aprobare; repartizați sarcini provizorii de evidență pe durata analizei.
4. Conveniți un plan contabil provizoriu
Organizați o scurtă întâlnire cu reprezentantul responsabil și contabilul. Identificați următoarele termene aplicabile pentru salarii, furnizori, facturarea clienților și raportări. Decideți cine adună dovezile, cine pregătește contabilitatea și cine poate aproba operațiunile financiare. O repartizare scrisă evită dublarea muncii și sarcinile urgente lăsate unei persoane fără autoritate.
De exemplu, un angajat contabil poate pregăti lista facturilor neachitate, iar reprezentantul firmei stabilește ce plăți pot continua. Separați accesul bancar de accesul la QuickBooks. Documentați munca desfășurată în afara programului în perioada de tranziție, cu date și justificative, pentru reconcilierea ulterioară fără presupuneri.
5. Păstrați documentele înainte de schimbarea abonamentului
Întrebați contabilul ce rapoarte, detalii ale tranzacțiilor, anexe și justificative sunt necesare pentru continuare sau închidere. Inventarul inițial poate include registrul cartea mare, bilanțul, rapoartele de profit și pierdere, facturile emise și primite neachitate, reconcilierile și documentele salariale sau fiscale relevante. Este o listă de planificare, nu o regulă universală de păstrare și nici o garanție că un export include totul.
Desemnați un utilizator autorizat să salveze documentele disponibile într-o arhivă restricționată a firmei. Notați compania, perioadele, setările rapoartelor și data exportului. Deschideți câteva fișiere și verificați totalurile și intervalele. Întrebați despre anexele lipsă și actele păstrate în servicii conectate: un tabel cu rapoarte nu este o copie completă din care se poate restaura întreaga evidență a firmei.
Numiți un responsabil pentru arhivă și cereți consilierilor să stabilească cerințele de păstrare aplicabile. Mențineți o a doua copie protejată când este cazul și documentați cum o găsește succesorul autorizat. Nu distribuiți datele financiare ale angajaților sau clienților într-un grup de familie doar pentru că mai multe persoane ajută la succesiune.
6. Analizați separat abonamentele și serviciile conectate
Enumerați QuickBooks Online, serviciile de salarizare și procesare a plăților, conexiunile bancare, instrumentele pentru chitanțe și integrările utilizate efectiv. Identificați responsabilul de facturare și contactul fiecăruia. Schimbarea administratorului este un singur punct: verificați separat dacă alte produse necesită propriile modificări de contact, permisiuni sau cont.
Înainte de înlocuirea unei metode de plată sau deconectarea unui serviciu, conveniți scopul și obțineți aprobarea reprezentantului responsabil. Notați ultima activitate încheiată și elementele în așteptare. O schimbare reușită tehnic poate perturba contabilitatea dacă următorul operator nu știe ce are de făcut. Programați o verificare după fiecare schimbare aprobată.
7. Decideți între continuare și anulare
Dacă firma continuă, testați accesul succesorului aprobat, actualizați contactele necesare și confirmați cine gestionează facturarea și arhiva. Revizuiți accesurile depășite după ce noua organizare funcționează. Dacă firma se închide, stabiliți planul contabil și păstrați actele înainte de anulare prin canalul de facturare corespunzător.
Intuit precizează că abonamentele plătite anulate păstrează accesul la date doar pentru citire timp de un an. Versiunile de probă au o perioadă diferită, de 90 de zile. Recomandă exportul sau tipărirea înainte de anulare. Această perioadă nu înlocuiește arhiva proprie și nu reprezintă un termen legal de păstrare. Salvați confirmarea și programați un memento cu suficient timp înainte de limita aplicabilă.
Următorul pas
Identificați astăzi firma, contactați contabilul și numiți coordonatorul accesului autorizat. Proprietarii care planifică din timp pot documenta rolurile și exersa găsirea actelor cât încă pot ajuta. Adăugați fișa contului la lista familiei pentru moștenirea digitală și revizuiți-o când se schimbă personalul, consilierii, abonamentele sau structura firmei.