Ett Squarespace-konto efter ett dödsfall kan omfatta en offentlig webbplats, en domän, företagsmeddelanden och återkommande fakturor. Familjen kanske vill bevara en portfolio medan en kollega behöver svara kunder. Börja med att avgöra vad som behöver uppmärksamhet i dag och vem som samordnar besluten. Vänta med bestående ändringar tills de berörda har enats om önskat resultat.
Squarespace hänvisar anhöriga och dödsboföreträdare till att begära åtkomst när webbplatsägaren har avlidit. Den här checklistan hjälper till att förbereda begäran och organisera arbetet. Den avgör inte vem som ärver verksamheten och garanterar inget godkännande. Bekräfta befogenheterna med ansvarig företrädare för dödsboet eller företaget.
1. Gör en förteckning över tjänsterna
Skriv upp webbplatsens offentliga adress, ägarens namn, kända kontoadresser och personen som utformade eller underhöll webbplatsen. Ta med andra webbplatser som ägaren drev. Använd bara handlingar du har rätt att granska och skilj bekräftade uppgifter från antaganden. En skärmbild av startsidan hjälper alla att identifiera samma projekt.
Gör separata poster för webbplatsabonnemang, domänregistrering, företagsmejl, tidsbokning, marknadsföringsverktyg och betalningsleverantörer. Ange leverantör, känt förnyelsedatum, kontaktperson och följderna av ett avbrott. En ansluten domän kan hanteras någon annanstans: kontrollera fakturorna innan allt hänförs till ett konto.
Lägg inte lösenord, identitetshandlingar eller återställningskoder i denna allmänna förteckning. Ange var skyddade instruktioner finns och vem som får använda dem. Utse en samordnare och ersättare och ge varje öppen fråga en ansvarig. Det minskar dubbla supportärenden och visar vad som redan har prövats.
2. Förbered supportärendet
Formuläret för avlidna kunder efterfrågar dödsfallsunderlag och ytterligare handlingar om representation. Läs aktuella instruktioner innan du skickar känsliga filer.
Beskriv kort webbplatsadressen, din relation till ägaren och vad du vill uppnå. Behöver du bevara innehåll, fortsätta driften eller diskutera avslut? Ange kommande förnyelser eller olösta kundärenden som konkreta tidsgränser, utan att anta att de ger förtur.
Fråga vilka handlingar som gäller i ditt fall och hur de skickas säkert. Spara ärendenummer, datum och en kopia av begäran i en mapp med begränsad åtkomst. Om en byrå hjälper till, bestäm vem som talar med supporten. Sprid inte identitetshandlingar i stora mejltrådar med familj eller personal.
För en kort logg under granskningen med svar, saknade uppgifter och nästa uppföljningsdatum. Lova inget datum för överlämning innan supporten bekräftar alternativen. Om webbplatsen redan är otillgänglig, fråga om bevarande och återställning innan du godkänner ett nytt abonnemang eller antar att innehållet finns kvar.
3. Identifiera befintliga medarbetares åtkomst
En administratör kan inte överföra ägarskapet genom vanliga medarbetarbehörigheter, enligt guiden om roller.
Be formgivaren eller kollegan beskriva vad det egna kontot tillåter. Personen kan kanske utföra överenskomna uppgifter medan ärendet behandlas. Dokumentera omfattningen: uppdatera ett meddelande, besvara en fråga eller sammanställa en förteckning. Att kunna redigera en sida avgör inte vem som äger företaget.
Använd personliga konton med behörigheter anpassade till uppgifterna. Be ingen utge sig för att vara ägaren eller återställa ägarens inloggning som genväg. När en ny ordning har godkänts, granska gamla medarbetare med ansvarig företrädare. Spara uppgifter om vem som ändrade vad.
4. Bevara innehållet systematiskt
Squarespaces XML-export omfattar utvalt innehåll; den är ingen fullständig säkerhetskopia av webbplatsen.
Lista viktiga sidor, blogginlägg, originalbilder, nedladdningsbara dokument, varumärkesfiler och specialarbete hos formgivaren innan något sägs upp. Be en behörig person kontrollera vad som kan exporteras och vad som måste kopieras separat. Notera sådant som saknas: en lyckad nedladdning visar inte att allt har sparats.
Öppna filerna och kontrollera ett urval av texter, bilder och dokument. Vid flytt ska bilderna vara lagrade på den nya platsen och fungera oberoende av ursprungssidan. Skärmbilder visar utseendet, men redigerbara original underlättar återuppbyggnad. Spara ytterligare en skyddad kopia på en annan plats.
Håll kunduppgifter åtskilda från material för familjearkiv eller minnessida. Bestäm vem som behöver åtkomst, syftet med lagringen och när behovet ska omprövas. Publicera inte privata meddelanden eller kundfiler bara för att de hittades tillsammans med offentligt innehåll.
5. Granska förnyelser och pågående åtaganden
Lista nästa kända debiteringar och fråga företrädaren vilka utgifter som ska fortsätta under övergången. Spara godkännanden och kvitton. Före uppsägning, kontrollera om tjänsten stöder webbplatsen, domänen, mejlen eller något annat. Be leverantören förklara oklara faktureringssamband.
För en företagswebbplats, räkna öppna beställningar, bokningar, återbetalningsbegäranden och obesvarade meddelanden. Utse ansvariga för varje kategori. Om ingen kan leverera nytt arbete bör en behörig person ordna en lämplig paus och tydlig kundinformation. Testa som besökare, även externa boknings- och betalningslänkar.
Håll betalningsfrågor i en separat lista. Fråga varje leverantör om byte av företrädare, saldon och återbetalningar efter dödsfallet. En redigering av webbplatsen bekräftar inte ändringar på ett finansiellt konto. Samordna besluten med den som ansvarar för företagets eller dödsboets pengar.
6. Välj och kontrollera den långsiktiga lösningen
Bestäm om webbplatsen ska fortsätta, bli ett statiskt arkiv, flyttas eller stängas. Skriv vem som får godkänna, vem som sköter underhållet och hur framtida kostnader betalas. Utse en kontakt för rättelser och borttagningsbegäranden i ett arkiv. Även en minnessida behöver en nåbar kontaktperson.
Efter en godkänd överlämning, kontrollera åtkomsten med mottagarens eget konto. Granska faktureringskontakter, domänkontakter, supportmejl och anslutna tjänster var för sig. Testa viktiga sidor och kontaktvägar. Spara bekräftelser och dokumentera kvarvarande beroenden av den tidigare ordningen.
Ägare kan öva checklistan i förväg med en betrodd kollega. Be personen hitta en förnyelse, identifiera administratören och leta upp innehållsarkivet utan ägarens inloggning. Åtgärda luckor medan ägaren kan godkänna ändringar och granska planen när leverantörer eller personal byts.
Ditt nästa steg
Identifiera webbplatsen, närmaste förnyelse och den som samordnar begäran. Samla sedan supportuppgifter och bevarandelistan innan ett permanent beslut. Spara instruktionerna med din checklista för digitalt arv, så att nästa hjälpare hittar planen och gränserna för sin roll.