Ein Asana-Administrator hält möglicherweise eine Agentur, ein Betriebsteam oder ein kleines Unternehmen am Laufen. Sein Konto verbindet Kundentermine, Aufgaben, Rechnungen und jahrelange Entscheidungen. Nach seinem Tod sehen Kollegen vielleicht weiterhin ihre täglichen Aufgaben, doch niemand weiß, wer Mitglieder verwalten oder die nächste Verlängerung bearbeiten kann. Auch Angehörige brauchen unter Umständen Hilfe, um Geschäftsunterlagen und persönliche Informationen auseinanderzuhalten.
Beginnen Sie mit einer koordinierenden Person und einer schriftlichen Bestandsaufnahme. Klären Sie Entscheidungsbefugnisse, sichern Sie notwendige Unterlagen und prüfen Sie jeden Teil der Übergabe einzeln. Diese Anleitung bietet einen betrieblichen Ablauf für Teams in verschiedenen Ländern. Sie begründet keine Erbrechte und garantiert keine bestimmte Entscheidung von Asana über einen Wiederherstellungsantrag.
1. Bereich und Verantwortliche ermitteln
Notieren Sie Name und URL der Organisation oder des Arbeitsbereichs, die geschäftliche E-Mail-Adresse der verstorbenen Person, den gegebenenfalls bezahlten Tarif und bekannte Administratoren. Prüfen Sie, ob das Abonnement die gesamte Organisation, einen Bereich, ein Team oder einen Arbeitsbereich umfasst. Ergänzen Sie Rechnungsreferenzen und eine Kontaktadresse unter Kontrolle der Organisation. Der Firmenname allein identifiziert nicht unbedingt das richtige Abonnement.
Asana beschreibt Organisationen und Arbeitsbereiche als gemeinsame Bereiche, die nicht allein vom Ersteller kontrolliert werden.
Vereinbaren Sie, wer Kollegen, Familie und Nachlassvertretung koordiniert. Benennen Sie Verantwortliche für Ausgaben, Aufbewahrung und Kundenkommunikation. Ein datiertes Maßnahmenprotokoll verhindert widersprüchliche Änderungen. Ergänzen Sie die Bestandsaufnahme im Kontinuitätsplan für das Onlinegeschäft, mit sicheren Wiederherstellungsorten statt Passwörtern.
2. Verwaltungsrollen mit einem bestehenden Konto prüfen
Bitten Sie einen verfügbaren Administrator, sich mit seinem eigenen autorisierten Konto anzumelden und die aktuellen Rollen zu prüfen. Die Rollenbeschreibung unterscheidet Administratoren und Super-Administratoren; Gäste können keine dieser Organisationsrollen übernehmen.
Testen Sie die tatsächlich benötigten Funktionen: Mitglieder verwalten, Sicherheitseinstellungen prüfen und relevante Teams finden. Projektzugriff beweist keinen Zugriff auf die Organisationsverwaltung. Dokumentieren Sie Lücken und bestimmen Sie jeweils eine verantwortliche Person. Der Nachfolger benötigt ein persönliches Konto, damit spätere Handlungen zugeordnet werden können.
Technische Berechtigungen bestimmen weder das Eigentum am Unternehmen noch die Befugnis zur Offenlegung von Kundendaten. Klären Sie den Umfang mit der zuständigen Unternehmens- oder Nachlassvertretung, bevor Sie Zugriffe erweitern. Bei zentraler Unternehmensanmeldung stimmen Sie Änderungen mit der Identitätsverwaltung ab.
3. Bei fehlendem Zugriff eine gezielte Supportanfrage vorbereiten
Kann kein verfügbarer Administrator die Änderungen vornehmen, kontaktieren Sie Asana Support über das Hilfecenter. Erklären Sie den Todesfall, benennen Sie Bereich und Abonnement und beschreiben Sie die benötigte Funktion. Bitten Sie um Hinweise zur autorisierten Fortführung oder Schließung. Der Besitz eines Passworts durch Angehörige ist kein Nachweis einer Befugnis.
Sammeln Sie Rechnungskennungen, Organisationsdaten, Angaben zu bestehenden Mitgliedern und die Kontaktadresse der Vertretung. Fragen Sie nach erforderlichen Nachweisen und einem sicheren Übermittlungsweg. Identitätsdokumente gehören nicht in gemeinsame Projekte oder öffentliche Diskussionen. Bewahren Sie die Fallnummer auf und vereinbaren Sie einen einzigen Ansprechpartner.
Die zitierten Produktunterlagen beschreiben normale Verwaltung, kein allgemeingültiges Verfahren für Todesfälle. Klären Sie Voraussetzungen und Bearbeitungszeit für den Einzelfall. Erfassen Sie inzwischen dringende Termine, die berechtigte Kollegen bereits ohne Änderungen an Kontoinhaberschaft oder Sicherheit bearbeiten können.
4. Projekte erfassen und Verantwortung gezielt übertragen
Listen Sie wichtige Projekte mit URL, bisherigem Verantwortlichen, Mitgliedern, nächstem Termin und vorgeschlagenem Nachfolger auf. Entscheiden Sie über Fortführung, Pause oder Abschluss. Berücksichtigen Sie wiederkehrende Arbeit wie Lohnvorbereitung und Kundenfreigaben. Lassen Sie Teamleitungen nach fehlenden Einträgen suchen.
Die Anleitung zur Projektverantwortung verortet die Neuzuweisung in der Projektübersicht unter den Projektrollen.
Nutzen Sie ein autorisiertes Konto mit den verfügbaren Projektberechtigungen. Lassen Sie den Nachfolger danach das Projekt öffnen, anstehende Arbeit prüfen und seine Handlungsfähigkeit bestätigen. Weisen Sie Aufgaben gesondert zu: Projektleitung bedeutet nicht, jede Aufgabe selbst auszuführen. Dokumentieren Sie offene Zugriffsfragen, bevor Sie die Übergabe als abgeschlossen betrachten.
5. Vertrauliche Unterlagen vor Zugriffserweiterungen prüfen
Trennen Sie Kundenmaterial, Mitarbeiterinformationen und persönliche Notizen. Ermitteln Sie, was erhalten bleiben soll und wer damit arbeiten darf. Angehörige benötigen möglicherweise nicht alle Agenturprojekte; Kollegen mit Terminverantwortung brauchen keine privaten Familieninformationen.
Die Datenschutzanleitung erläutert, dass nur für Mitglieder private Projekte den Zugriff auf ihre Mitglieder beschränken.
Geben Sie nicht pauschal alles für die Organisation frei. Beantragen Sie gezielten Zugriff und prüfen Sie Vertraulichkeitspflichten vor dem Kopieren. Kontrollieren Sie verknüpfte Dateien anderer Dienste gesondert. Verwenden Sie für zulässige Sicherungen die erlaubten verfügbaren Werkzeuge, dokumentieren Sie gespeicherte Inhalte und testen Sie die Dateien. Eine Linksammlung ist kein unabhängiges Archiv.
6. Deaktivierung und Aufgabenneuzuweisung abstimmen
Prüfen Sie offene Aufgaben, Projektverantwortung, Portfolios und Dashboards vor dem Entzug des Zugriffs. Laut Asana überträgt eine Deaktivierung keine Eigentümerrollen für Projekte, Portfolios oder Dashboards.
Erstellen Sie eine Zuweisungsliste und bestätigen Sie wichtige Einträge mit den neuen Verantwortlichen. Stimmen Sie den Zeitpunkt mit der Identitätsverwaltung ab, da deren Änderungen den Asana-Zugriff beeinflussen können. Erfordert die Sicherheit eine sofortige Sperre, führen Sie diese zeitnah durch und dokumentieren Sie ausstehende Sicherungen und Zuweisungen für autorisierte Administratoren.
Prüfen Sie anschließend die Aufgabenbehandlung Ihrer konkreten Konfiguration. Ein automatisch erzeugtes Projekt bedeutet keine abgeschlossene Übergabe. Kontrollieren Sie Fristen, zulässigerweise einsehbare private Arbeit und betriebliche Abhängigkeiten. Erfassen Sie Fehlendes zur Untersuchung, ohne eine Wiederherstellung aller unzugänglichen Daten zu versprechen.
7. Abrechnung und verknüpfte Abläufe gesondert bearbeiten
Ermitteln Sie Rechnungskontakt, Verlängerungsdatum, Zahler, Rechnungshistorie und Abonnementumfang. Lassen Sie die zuständige Person über die Fortführung während der Übergabe entscheiden. Die Abrechnungsanleitung weist auf unterschiedliche Funktionen hin, insbesondere bei manueller Rechnungsstellung.
Prüfen Sie, ob die richtige Person Mitteilungen erhält und genehmigte Änderungen durchführen kann. Bewahren Sie Bestätigungen für Zuständigkeitswechsel, Zahlungsänderungen oder Kündigungen auf. Kündigen Sie nicht automatisch, solange wesentliche Arbeit den Dienst benötigt. Prüfen Sie Bedingungen, bevor Sie Erstattungen oder Kündigungstermine annehmen.
Erfassen Sie Integrationen, Regeln, Formulare und externe Dateiverknüpfungen. Lassen Sie einen repräsentativen Ablauf mit sicheren Beispieldaten testen. Eine geänderte Verwaltungsrolle beweist nicht, dass alle verbundenen Dienste funktionieren. Benennen Sie je Abhängigkeit einen Verantwortlichen und gesondert erforderliche autorisierte Änderungen.
8. Übergabe frühzeitig erproben
Erstellen Sie eine einseitige Kontinuitätsnotiz mit Bereichskennung, Koordinator, Ersatzadministratoren, Rechnungskontakt, Projektliste, sicherem Wiederherstellungsort und Schließungsanweisungen. Speichern Sie Geheimnisse außerhalb breit geteilter Projekte. Prüfen Sie die Notiz nach Personal-, Abonnement- und Identitätssystemänderungen.
Eine Agentur könnte eine Betriebsleitung für Termine und einen Finanzkollegen für Verlängerungen bestimmen. Eine benannte Vertretung genehmigt die Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen. Lassen Sie alle Beteiligten Informationen und Funktionen mit ihren eigenen Konten finden. Dokumentieren Sie das Prüfdatum und beheben Sie Lücken, solange der derzeitige Administrator helfen kann.
Nächste Schritte
Benennen Sie einen Koordinator, identifizieren Sie den Bereich und prüfen Sie bestehende Verwaltungszugänge. Sichern Sie geeignete Unterlagen, übertragen Sie Projekt- und Aufgabenverantwortung und stimmen Sie die Deaktivierung ab. Prüfen Sie abschließend Abrechnung und verbundene Abläufe. Halten Sie funktionierende Bereiche, offene Fragen und Zuständigkeiten schriftlich fest. Ein vorbereiteter Nachfolger erleichtert Organisation und Familie die Fortführung.