Ein Atlassian-Organisationsadministrator hat möglicherweise Jira eingerichtet, den Identitätsanbieter angebunden und jahrelange Confluence-Dokumentation organisiert. Stirbt diese Person, können Projekte weiterlaufen, obwohl niemand weiß, wer Verwaltungseinstellungen ändern kann. Angehörige können für den Nachlass verantwortlich sein, ohne zu wissen, welche Unterlagen dem Unternehmen gehören und wer sie erhalten soll.
Benenne zunächst eine koordinierende Person und trenne Entscheidungen über Verwaltung, Datenerhalt, Abrechnung und betriebliche Aufgaben. Diese Checkliste betrifft Atlassian Cloud. Eine selbst verwaltete Installation braucht einen eigenen Infrastrukturplan. Ziel ist eine autorisierte Übergabe; technischer Zugriff allein begründet weder Unternehmenseigentum noch Erbrechte.
1. Organisation und Entscheidungsbefugnisse erfassen
Notiere Organisationsname und verfügbare Kennung, relevante Website-URLs und die berufliche E-Mail-Adresse der verstorbenen Person. Erfasse Jira, Confluence und tatsächlich genutzte verbundene Dienste. Ergänze Abonnementreferenzen, bekannte Administratoren und eine von der Organisation kontrollierte Kontaktadresse. Ein Unternehmen kann mehrere Websites und Abonnements haben; ein vertrautes Logo ersetzt kein vollständiges Verzeichnis.
Kläre, wer Ausgaben genehmigen, Zugriff vergeben, Aufbewahrung bestimmen und Kunden informieren darf. In einem inhabergeführten Betrieb müssen sich möglicherweise eine verbleibende Führungskraft und die Nachlassvertretung abstimmen. Protokolliere Entscheidungen mit Datum. Weise jedem offenen Punkt eine verantwortliche Person und einen Folgetermin zu, damit wichtige Arbeit nicht in einer allgemeinen Bitte um Kontenklärung untergeht.
2. Verbleibenden Verwaltungszugriff prüfen
Bitte einen verfügbaren Administrator, sich mit seinem eigenen Konto anzumelden und die Organisation zu prüfen. Atlassian unterscheidet Organisations-, Website-, Benutzerzugriffs- und App-Administratoren.
Prüfe die konkret erforderlichen Befugnisse statt Berufsbezeichnungen oder Gruppennamen. Kann die Nachfolgeperson Benutzer und Websites einsehen und notwendige Einstellungen bearbeiten? Prüfe den Zugriff auf die zu betreuenden Jira-Projekte und Confluence-Bereiche separat. Halte fehlende Berechtigungen fest und beantrage gezielte Änderungen bei einem autorisierten Administrator.
Nutze persönliche Nachfolgekonten, damit Handlungen nachvollziehbar bleiben. Bewahre Wiederherstellungsunterlagen an einem genehmigten sicheren Ort auf. Plane frühzeitig einen Ersatzadministrator und teste dessen Zugriff, solange der bisherige Administrator helfen kann. Eine Einladung im Postfach ist noch kein geprüftes Verwaltungskonto.
3. Bei fehlendem Administrator Support anfragen
Atlassian verweist für Rollenübertragungen bei nicht verfügbaren Administratoren an den Support.
Erkläre den Todesfall, identifiziere Organisation und betroffene Websites und beschreibe die fehlende Rolle oder Funktion. Benenne eine Kontaktperson, die für die Organisation antworten darf. Sammle Rechnungsreferenzen und Nachweise der Befugnis; frage, welche Belege benötigt werden und wie sie sicher eingereicht werden können. Sensible Unterlagen gehören nicht in öffentliche Foren oder gemeinsame Projektkommentare.
Frage, welche Arbeiten während der Prüfung fortgeführt werden können, und notiere die Fallnummer. Unterscheide Prüfungs- und Genehmigungsschritte von einem zugesagten Abschlussdatum. Gehe weder davon aus, dass eine Sterbeurkunde Zugriff garantiert, noch dass Verwandtschaft eine Verwaltungsrolle überträgt oder alle Anfragen dieselbe Dauer haben. Informiere Kollegen über bestätigte Fortschritte und offene Einschränkungen.
4. Jira- und Confluence-Aufgaben sichern
Erfasse wichtige Jira-Projekte, anstehende Arbeit, Service-Warteschlangen, Confluence-Bereiche und Betriebsdokumente. Bitte Teamleitungen, übersehene Inhalte zu ergänzen, etwa eingeschränkte Kundenunterlagen oder nur von einer Person gepflegte Anleitungen. Notiere die künftige Zuständigkeit für jede Aufgabe und wer Zugriff auf sensible Informationen genehmigen darf.
Prüfe Aufgabenzuweisungen, Projektverwaltung, Bereichsberechtigungen und Dokumentationspflege getrennt. Jede Nachfolgeperson sollte benötigte Unterlagen öffnen und eine erlaubte Routinehandlung ausführen. Prüfe auch verknüpfte Dateien anderer Dienste: Ein Link in Confluence ist keine unabhängige Dateikopie. Protokolliere fehlenden Zugriff, statt die Übergabe allein wegen einer erreichbaren Website abzuschließen.
Falls autorisierte Sicherung nötig ist, prüfe die Export- oder Sicherungsoptionen des jeweiligen Dienstes und Tarifs. Bestimme den Umfang, speichere Kopien sicher und kontrolliere, ob sie sich öffnen lassen. Versprich nicht, dass ein Export Anhänge, Berechtigungen und sämtliche Abhängigkeiten vollständig umfasst. Dokumentiere gesicherte Inhalte und verbleibende Untersuchungen.
5. Domains und Identitätsabhängigkeiten prüfen
Erfasse Unternehmensdomains, Registrar, DNS-Anbieter, Website-Verwaltung und Identitätsanbieter für die Anmeldung. Atlassian behandelt Domain-Verifizierung und Kontoübernahme zur Verwaltung als getrennte Schritte.
Lass autorisierte Domain- und Identitätsadministratoren die Konfiguration gemeinsam prüfen. Kläre, wer Verlängerungen, DNS-Einträge, Verifizierungsdateien und Anmeldeeinstellungen betreuen kann. Sichere die dokumentierte Konfiguration vor Änderungen. Lösche unbekannte Einträge oder Dateien nicht wegen unklarer Funktion; ermittle zuerst Zweck und Zuständigkeit.
Dokumentiere den Status des Kontos der verstorbenen Person. Eine geschäftlich wirkende E-Mail-Adresse beweist kein verwaltetes Konto. Stimme Änderungen mit Identitäts- und Anwendungsverantwortlichen ab und berücksichtige verbundene Dienste vor einer Zugriffsentfernung. Domainkontrolle, Anwendungsberechtigungen und Befugnisse über Nachlassunterlagen brauchen jeweils dokumentierte Zuständigkeiten.
6. Abrechnung und Integrationen beobachten
Erfasse Abonnementkontakte, Verlängerungstermine, Zahlungsverantwortliche, Rechnungsablage und die Person, die laufende Kosten genehmigt. Stelle sicher, dass Abrechnungsmitteilungen ein überwachtes Postfach erreichen. Entscheide, ob der Dienst während der Übergabe durchgehend benötigt wird. Bewahre Bestätigungen genehmigter Zahlungsänderungen oder Kündigungen auf. Verwaltungssukzession und Zahlungen sind getrennte Übergabeaufgaben.
Erfasse tatsächlich genutzte Automatisierungen, API-Verbindungen, Marketplace-Apps, eingehende E-Mail-Abläufe und externe Repositories. Identifiziere Abhängigkeiten vom Konto der verstorbenen Person. Organisiere autorisierte Ersatz-Zugangsdaten und teste typische Abläufe mit sicheren Beispieldaten. Stimme den Widerruf von Zugangsdaten mit der Fortführung ab; ein Sicherheitsvorfall kann sofortiges Handeln erfordern.
7. Kontoänderungen abstimmen und Übergabe üben
Prüfe vor einer regulären Kontoentfernung offene Aufgaben, rechtmäßig zugängliche private Inhalte und Integrationen. Bei dringenden Sicherheitsproblemen erfolgt die Sperrung durch autorisierte Administratoren; dokumentiere ausstehende Sicherungsarbeiten. Behandle Familienunterlagen und Unternehmensinformationen getrennt, statt das gesamte Konto allen Nachlasshelfern zugänglich zu machen.
Halte für die Zukunft eine kurze Fortführungsnotiz bereit: Organisationskennungen, Ersatzadministratoren, Abrechnungskontakte, kritische Projekte und Bereiche, sichere Wiederherstellungsorte und Schließungsanweisungen. Verknüpfe sie mit dem Fortführungsplan für das Online-Unternehmen. Überprüfe sie nach Personalwechseln, neuen Websites und Änderungen am Identitätsanbieter.
Übe die Übergabe: Ein Ersatzadministrator findet die Organisation, jemand aus der Finanzabteilung die Verlängerungsunterlagen und eine Projektleitung die wesentliche Dokumentation. Notiere Prüfdatum und behebe Lücken. Eine praktische Probe zeigt Abhängigkeiten, die eine Liste von Namen und Passwörtern nicht belegt.
Nächste Schritte
Benenne eine koordinierende Person, erfasse die Organisation und prüfe verbleibenden Zugriff. Stelle bei Bedarf eine konkrete Supportanfrage. Sichere autorisierte Unterlagen, verteile Zuständigkeiten, prüfe Domains und Identität sowie Abrechnung und Integrationen. Schließe mit einer datierten Liste erledigter und offener Punkte ab. Eine klare Übergabe unterstützt das Team und entlastet Angehörige.