Un administrador de Asana puede ser quien mantiene en marcha una agencia, un equipo de operaciones o una pequeña empresa. Su cuenta puede conectar plazos de clientes, asignaciones, facturas y años de decisiones. Cuando fallece, los compañeros quizá sigan viendo sus tareas diarias, pero nadie sabe quién puede gestionar los miembros o la próxima renovación. La familia también puede necesitar ayuda para distinguir los registros de la empresa de la información personal.
Empieza con una persona coordinadora y un inventario escrito. Determina quién puede decidir, conserva los registros necesarios y comprueba cada parte del traspaso por separado. Esta guía ofrece una lista operativa para equipos de distintos países. No establece derechos sucesorios ni garantiza que Asana apruebe una solicitud concreta de recuperación.
1. Identificar el espacio y a los responsables
Anota el nombre y la URL de la organización o del espacio de trabajo, el correo laboral de la persona fallecida, el plan de pago si existe y los administradores conocidos. Comprueba si la suscripción cubre toda la organización, una división, un equipo o un espacio de trabajo. Incluye referencias de facturas y una dirección de contacto controlada por la organización. El nombre comercial quizá no identifique la suscripción correcta.
Asana describe las organizaciones y los espacios de trabajo como espacios compartidos, no controlados exclusivamente por su creador.
Acuerda quién coordina con compañeros, familiares y el representante de la herencia. Identifica quién aprueba gastos, decide la conservación y habla con los clientes. Lleva un registro fechado para evitar cambios contradictorios. Añade el inventario a un plan de continuidad del negocio digital, indicando ubicaciones seguras de recuperación en lugar de contraseñas.
2. Comprobar las funciones con una cuenta existente
Pide a un administrador disponible que entre con su propia cuenta autorizada y revise las funciones actuales. La guía de funciones distingue administradores y superadministradores; los invitados no pueden ocupar ninguna de esas funciones de la organización.
Prueba los controles que necesita el sucesor: gestionar miembros, revisar la seguridad y localizar los equipos pertinentes. Acceder a un proyecto no demuestra que se pueda administrar la organización. Registra las carencias y asigna un responsable para resolver cada una. El sucesor debe tener una cuenta identificable para poder atribuir las acciones posteriores.
Los permisos técnicos no determinan quién es dueño del negocio ni quién puede divulgar registros de clientes. Confirma el alcance del traspaso con el representante responsable antes de ampliar el acceso. Si se usa inicio de sesión único empresarial, coordina con quien administra ese sistema en lugar de improvisar la recuperación.
3. Preparar una solicitud precisa al soporte
Si ningún administrador disponible puede hacer los cambios necesarios, contacta con Asana Support mediante su centro de ayuda. Explica que el administrador ha fallecido, identifica el espacio y la suscripción y describe el control concreto que necesitas. Pide orientación para continuar o cerrar de forma autorizada. Tener la contraseña de un familiar no demuestra autoridad.
Reúne identificadores de facturas, datos de la organización, información de los miembros y el contacto del representante. Pregunta qué pruebas necesitan y cómo enviarlas de forma segura. No compartas documentos de identidad en proyectos comunes o debates públicos. Conserva el número del caso y un único contacto para evitar solicitudes contradictorias.
La documentación citada trata de administración ordinaria, no de un procedimiento universal de traspaso por fallecimiento. Pregunta por los requisitos y plazos del caso concreto. Mientras tanto, enumera los vencimientos urgentes que compañeros autorizados ya puedan atender sin cambiar la titularidad ni la seguridad.
4. Inventariar proyectos y asignar responsabilidades
Enumera los proyectos esenciales con sus URL, responsable actual, miembros, próximo plazo y sucesor propuesto. Decide cuáles continúan, se pausan o se cierran. Incluye trabajo recurrente, como preparar nóminas o aprobar entregas a clientes. Pide a los responsables de equipo que busquen omisiones.
La guía de responsables de proyecto sitúa la reasignación en la pestaña de descripción general, en las funciones del proyecto.
Usa una cuenta autorizada con los permisos disponibles para ese proyecto. Tras el cambio, pide al sucesor que abra el proyecto, revise el trabajo próximo y confirme que puede cumplir sus funciones. Reasigna las tareas por separado: dirigir un proyecto no significa realizar todas sus tareas. Registra los accesos pendientes antes de dar por finalizado el traspaso.
5. Revisar los registros sensibles antes de ampliar el acceso
Separa el material de clientes, la información de empleados y las notas personales. Identifica qué conservar y quién puede manejarlo. Un familiar que ayuda con la herencia quizá no necesite todos los proyectos de la agencia; un compañero encargado de plazos tampoco necesita información familiar privada.
La guía de privacidad explica que los proyectos privados para miembros restringen el acceso a sus miembros.
Evita compartir todo con la organización para resolver el traspaso. Solicita acceso específico y revisa las obligaciones de confidencialidad antes de copiar documentos. Comprueba por separado los archivos vinculados en otros servicios. Para conservar material autorizado, usa las herramientas permitidas disponibles, registra lo guardado y verifica que los archivos abran. Una lista de enlaces no es un archivo independiente.
6. Coordinar la desactivación y la reasignación de tareas
Revisa las tareas pendientes, los responsables de proyectos, los portafolios y los paneles antes de retirar el acceso. Asana indica que desactivar no transfiere la titularidad de proyectos, portafolios ni paneles.
Prepara una lista de reasignación y verifica los elementos importantes con sus nuevos responsables. Coordina el momento con quien administra las identidades, pues sus cambios pueden afectar al acceso a Asana. Si la seguridad exige suspensión inmediata, atiéndela y documenta lo pendiente de conservación y reasignación para los administradores autorizados.
Después, revisa cómo se gestionan las tareas en tu configuración. No supongas que un proyecto generado automáticamente completa el traspaso. Comprueba plazos, trabajo privado que estés autorizado a revisar y dependencias operativas. Registra elementos faltantes sin prometer recuperar todo lo inaccesible.
7. Resolver la facturación y los procesos conectados
Localiza el contacto de facturación, la renovación, el pagador, el historial de facturas y el alcance de la suscripción. Pregunta al responsable autorizado si debe mantenerse durante la transición. Consulta la guía de facturación: los controles varían, especialmente en planes con facturación manual.
Comprueba que la persona adecuada reciba comunicaciones y pueda hacer cambios aprobados. Guarda confirmaciones de cambios de responsable, pago o cancelación. No canceles automáticamente mientras el trabajo esencial dependa del servicio. Revisa las condiciones aplicables antes de suponer un reembolso o una fecha concreta.
Enumera integraciones, reglas, formularios y enlaces externos. Asigna a alguien para probar un proceso representativo con una muestra segura. Cambiar una función administrativa no prueba que todos los servicios conectados funcionen. Anota responsables y actualizaciones autorizadas necesarias para cada dependencia.
8. Ensayar el traspaso con antelación
Crea una nota de una página con el identificador del espacio, coordinador, administradores suplentes, contacto de facturación, inventario, ubicación segura de recuperación e instrucciones de cierre. Mantén los secretos fuera de proyectos ampliamente compartidos. Revísala tras cambios de personal, suscripción o sistema de identidad.
Una agencia podría nombrar a un responsable de operaciones para los plazos y a un compañero de finanzas para la renovación. El representante designado aprobaría conservar registros confidenciales. Ensaya pidiendo a cada persona que localice la información y los controles con su propia cuenta. Registra la fecha y corrige carencias mientras el administrador actual pueda ayudar.
Próximos pasos
Elige un coordinador, identifica el espacio y verifica la administración disponible. Conserva los registros pertinentes, asigna responsabilidades de proyectos y tareas y coordina la desactivación con el equipo de identidades. Termina comprobando facturación y procesos conectados. Registra lo que funciona, lo pendiente y quién hará seguimiento. Un sucesor preparado facilita la continuidad a la organización y a la familia.