Après le décès du propriétaire d’une boutique WooCommerce, une personne doit coordonner les clients, les accès techniques et les décisions commerciales. Des commandes peuvent continuer à arriver pendant que la famille cherche les documents. Commencez par un plan bref : qui répond aux clients, quels services doivent rester disponibles et qui peut approuver la suite ?
Un transfert de compte unique ne règle pas toutes les dépendances. Traitez séparément le site WordPress, l’hébergement, le domaine, les extensions et les services de paiement. Cette liste propose une méthode de coordination. Confirmez votre habilitation avec le représentant de l’entreprise ou de la succession et demandez à chaque prestataire ses exigences avant toute modification.
1. Cartographier la boutique
Notez l’adresse du site, le nom de l’entreprise, l’hébergeur, le bureau d’enregistrement du domaine, les administrateurs et les adresses de facturation. Ajoutez le développeur ou l’agence, l’entrepôt, le transporteur, la messagerie clients et le contact comptable. Consultez uniquement les documents auxquels vous avez légitimement accès et signalez les informations manquantes.
Pour chaque service, indiquez l’identifiant du compte, le prochain renouvellement, la personne disposant d’un accès autorisé et les conséquences immédiates d’une interruption. Conservez mots de passe et codes de récupération dans un dispositif protégé distinct. L’inventaire doit permettre de joindre la bonne personne sans exposer toute l’entreprise à ses lecteurs.
Désignez un coordinateur et un remplaçant. Attribuez chaque tâche urgente et fixez une date de réexamen. Une liste commune des questions ouvertes évite des instructions contradictoires de la famille, des salariés et des prestataires.
2. Décider si les nouvelles commandes peuvent continuer
Demandez à l’opérateur de recenser commandes payées non expédiées, remboursements en attente, litiges, précommandes et engagements récurrents envers les clients. Vérifiez l’accès aux stocks, emballages, comptes d’expédition et messages. Une page de paiement fonctionnelle ne prouve pas la capacité à livrer.
Si la préparation des commandes ne peut être assurée, un administrateur autorisé doit organiser une pause contrôlée des achats et publier un avis clair. Testez ensuite le parcours client. Gardez un canal de contact pour les acheteurs existants et annoncez la prochaine mise à jour sans divulguer de détails familiaux privés.
Examinez séparément les prélèvements automatiques et les canaux de vente externes. Suspendre les nouveaux achats peut laisser d’autres opérations actives. Pour chaque dossier ouvert, consignez prochaine action, responsable et justificatifs. Effectuez les remboursements selon la procédure approuvée du prestataire et gardez leur confirmation ; un statut de commande modifié ne suffit pas.
3. Distinguer exploitation et administration
La documentation des rôles WooCommerce distingue Shop Manager et Administrator. Le gestionnaire de boutique peut gérer produits, commandes et remboursements sans disposer de tous les droits administratifs WordPress. Vérifiez les droits réels, surtout lorsque des extensions personnalisent les rôles.
Utilisez des comptes nominatifs pour poursuivre l’activité. Examinez les accès avec l’administrateur autorisé ou l’agence et attribuez les droits adaptés à chaque tâche. Chaque proche qui aide n’a pas besoin d’être administrateur.
Si personne ne dispose d’un accès administratif autorisé, contactez l’hébergeur et les fournisseurs concernés par leurs canaux officiels. Expliquez le décès et demandez les documents et vérifications requis. Conservez numéros de dossier et réponses. Posséder le téléphone, la messagerie ou le mot de passe du défunt ne démontre pas une autorisation pour tous les services connectés.
4. Préserver une sauvegarde utilisable
Le guide WordPress sur les sauvegardes précise qu’une restauration complète exige la base de données et les fichiers. Demandez une sauvegarde datée comprenant base de la boutique, téléversements, thèmes, extensions et configuration. Un tableau de produits aide à l’inventaire, mais ne remplace pas une sauvegarde complète.
Faites tester la restauration par une personne qualifiée dans un environnement isolé. Désactivez au préalable paiements réels, messages sortants et intégrations automatiques dans cette copie. Vérifiez commandes récentes, images, téléchargements et réglages nécessaires à la compréhension de la boutique.
Sécurisez la sauvegarde et limitez les accès, car elle peut contenir des données clients. Notez son emplacement, sa date et la personne qui l’a vérifiée. Ne remplacez pas la boutique active par une ancienne copie lors du passage de relais : les opérations plus récentes pourraient disparaître.
5. Suivre hébergement, domaine et messagerie
Examinez séparément les renouvellements de l’hébergement, du domaine, du DNS, de la messagerie, des sauvegardes et des services essentiels. Repérez les paiements liés à un moyen personnel et demandez au représentant responsable comment régler les dépenses professionnelles approuvées. Classez ensemble factures et décisions.
Contactez séparément l’hébergeur et le bureau d’enregistrement pour la continuité ou le transfert. Demandez ce qui se passera au renouvellement et comment maintenir un contact joignable pendant l’examen de la titularité. Documentez la configuration avant toute intervention.
Une agence peut entretenir le site sans détenir le compte d’hébergement. Faites préciser cette limite par écrit. Convenez du responsable de la maintenance, des travaux autorisés et d’une date de réexamen. Ne résiliez pas un service apparemment redondant sans comprendre sa fonction.
6. Examiner séparément les achats d’extensions
WooCommerce.com permet le transfert d’abonnements entre comptes ; titularité et facturation future passent au destinataire lorsqu’il accepte. Cette procédure ordinaire ne modifie pas à elle seule la connexion du site à WooCommerce.com. Si le titulaire décédé ne peut participer ou si son compte est inaccessible, demandez au support la marche à suivre.
Listez extensions et thèmes payants, acheteur, renouvellement et fonctionnalités associées. Distinguez abonnements logiciels et abonnements vendus aux clients. Indiquez si une agence a acheté une licence et si d’autres sites utilisent le même arrangement.
Confirmez par écrit destinataire, responsabilité de facturation et accès futur aux mises à jour. Ne supprimez pas une extension faute de facture retrouvée : demandez d’abord quels processus clients ou administratifs en dépendent.
7. Interroger le prestataire de paiement
Le guide ordinaire de transfert WooPayments implique l’administration du site, la connexion WordPress.com et la titularité Stripe Express. Il prévoit une vérification de l’ancien propriétaire et avertit d’une interruption des paiements lors du changement de connexion. Il ne faut pas supposer cette procédure applicable après un décès.
Contactez WooPayments avec les informations de la boutique et expliquez l’impossibilité de participation du propriétaire. Demandez quels documents, examens du compte et changements de représentant sont nécessaires. Suivez aussi la procédure de chaque autre prestataire ; un compte administrateur WordPress ne règle pas ces démarches séparées.
Consignez versements attendus, remboursements, litiges et prochaines échéances de réponse. Coordonnez toute modification bancaire envisagée avec le représentant habilité et le prestataire. Séparez les décisions financières des interventions techniques afin que le technicien n’ait pas à décider de la destination des fonds.
8. Préparer un relais testé
Les propriétaires peuvent désigner un remplaçant opérationnel, documenter les accès approuvés et conserver l’inventaire avec les archives professionnelles. Expliquez comment suspendre de nouvelles commandes, retrouver les instructions d’expédition et joindre les interlocuteurs pour les paiements ou l’hébergement.
Répétez le passage de relais avec le compte personnel du remplaçant. Peut-il trouver une commande ouverte, la dernière sauvegarde, un renouvellement imminent et la messagerie de support ? Corrigez les lacunes tant que le propriétaire peut approuver les changements. Révisez le plan après un changement de prestataire ou de personnel clé.
Votre prochaine étape
Commencez par la plus ancienne commande non résolue et le renouvellement le plus proche. Attribuez un responsable à chacun, puis terminez l’inventaire des accès et sauvegardes avant de décider de poursuivre, transférer ou fermer. Conservez les décisions avec votre liste de préparation du patrimoine numérique, afin de retrouver les instructions et leurs limites.