Un compte Xero après un décès peut soulever des questions urgentes concernant la comptabilité, la gestion de l’abonnement et l’accès aux documents financiers. Commencez par identifier l’organisation, ses utilisateurs actuels et la personne qui coordonnera les démarches. Résilier immédiatement peut compliquer la transmission, surtout si personne n’a vérifié les pièces dont le comptable a encore besoin.
Ce guide propose des mesures pratiques de continuité aux dirigeants, comptables et représentants successoraux de différents pays. Il ne détermine ni qui hérite de l’entreprise ni qui peut autoriser des paiements. Faites préciser les pouvoirs et obligations locales par les conseillers juridiques et comptables compétents. Les étapes suivantes sont des recommandations, pas une procédure universelle de Xero en cas de décès ni une liste de pièces garantissant l’accès.
1. Identifier l’organisation et le titulaire de l’abonnement
Créez une fiche indiquant le nom de l’entreprise, celui de l’organisation Xero, le pays, les coordonnées du comptable, les factures d’abonnement et les adresses des utilisateurs connus. Précisez qui paie et si un cabinet comptable gère le service. Une personne pouvait intervenir dans plusieurs organisations : prévoyez une fiche pour chacune, sans supposer qu’une demande les couvre toutes.
Xero définit le titulaire de l’abonnement, ou « subscriber », comme l’utilisateur ayant créé l’organisation ou reçu ce rôle par transfert. Identifiez son détenteur actuel avant d’envisager un changement. Le dirigeant décédé, la personne qui règle les factures et le comptable peuvent occuper des fonctions différentes.
Consultez uniquement les documents auxquels vous avez légitimement accès. Signalez les informations inconnues et attribuez leur recherche. Conservez les justificatifs d’identité dans un espace restreint, séparé du tableau de coordination. Ce tableau doit préciser la prochaine action sans exposer inutilement des données personnelles ou financières.
2. Vérifier les accès avec les comptes individuels
Demandez aux utilisateurs autorisés de se connecter avec leur propre compte et de préciser leurs possibilités réelles. Peuvent-ils voir la bonne organisation, récupérer des rapports, tenir la comptabilité ou gérer les paramètres utiles ? Notez chaque capacité. Bien connaître l’entreprise ne prouve pas les permissions d’un compte donné.
Ne fondez pas la transmission sur le mot de passe enregistré ou le téléphone du défunt. Dressez plutôt la liste des tâches possibles et de celles nécessitant une assistance ou une vérification des droits. Distinguez clairement préparer un paiement et l’autoriser. L’accès au logiciel comptable ne prouve pas, à lui seul, un pouvoir sur un compte bancaire ou sur la succession.
3. Examiner la question de l’abonnement avec Xero
Xero publie des indications pour un titulaire injoignable. Utilisez-les comme point de départ d’une demande d’assistance en expliquant le décès. Demandez quelle procédure s’applique à l’organisation et au pays, qui doit présenter la demande et quels justificatifs sont nécessaires. La procédure générale ne garantit pas un transfert après un décès.
Désignez un interlocuteur et conservez la référence du dossier, les dates, les questions et les réponses. Vous pouvez préparer une présentation de l’organisation et repérer les preuves du décès et du pouvoir de représentation. Attendez toutefois les exigences officielles avant de transmettre des pièces sensibles. Cette préparation ne signifie pas que ces documents suffisent ni que chaque dossier exige les mêmes preuves.
Si les proches, dirigeants ou conseillers ne s’accordent pas sur le successeur, notez la décision en suspens et consultez le professionnel compétent. Évitez les instructions contradictoires. Poursuivez si possible les tâches urgentes par les accès déjà autorisés, sans promettre une date de rétablissement non confirmée par l’assistance.
4. Définir un plan comptable provisoire
Réunissez le comptable et le représentant responsable pour identifier les prochaines échéances pertinentes : paie, facturation, fournisseurs, déclarations et abonnements. Attribuez à chaque tâche un responsable, un approbateur si nécessaire et une date limite. Distinguez le travail immédiatement possible de celui qui dépend des accès ou des pouvoirs à clarifier.
Par exemple, la personne chargée de la tenue des livres peut rassembler les factures impayées pendant que le représentant détermine qui autorise encaissements ou paiements. Pour le travail effectué hors de Xero pendant la transition, conservez des justificatifs datés et informez le comptable. Cela limite les doublons, les écarts inexpliqués et les suppositions sur les opérations déjà réalisées.
5. Constituer et contrôler des archives
Le guide d’exportation de Xero précise que les possibilités d’exportation dépendent du rôle de l’utilisateur. Demandez à un utilisateur autorisé et au comptable de déterminer ce qui peut être sauvegardé et ce qui manque. Envisagez le plan comptable, les contacts, les factures clients et fournisseurs, les rapports financiers, les rapprochements et les documents de paie ou fiscaux pertinents.
Cette liste sert à préparer la discussion ; elle ne garantit pas qu’un seul export contient tout. Vérifiez séparément les pièces jointes, justificatifs et données des services connectés. Un tableau de transactions ne prouve pas l’existence d’une copie complète et restaurable de l’organisation. Documentez les limites pour que le successeur sache quels autres systèmes restent nécessaires.
Indiquez sur les exports l’organisation, la période, les paramètres du rapport, la devise si nécessaire et la date d’exportation. Ouvrez des fichiers témoins et faites vérifier périodes et totaux. Stockez les archives dans un espace professionnel restreint avec un responsable désigné et une seconde copie protégée adaptée. Faites préciser les durées de conservation propres à l’entreprise et à la juridiction, sans retenir un nombre d’années universel.
6. Examiner la facturation et les services connectés
Listez séparément les connexions bancaires, prestataires de paiement, services de paie, outils de justificatifs et autres intégrations. Indiquez le contact responsable, le mode de facturation, le prochain prélèvement et les tâches en cours. Demandez au fournisseur ou au comptable les changements nécessaires ; ne supposez pas qu’un changement de titulaire Xero actualise tous les services.
Avant de remplacer un moyen de paiement ou de déconnecter une intégration, notez l’objectif, l’approbation nécessaire et le contrôle à effectuer ensuite. Expliquez ce qui a changé, quand et ce qui reste à faire. Organisez la continuité autorisée des services essentiels pendant la décision de poursuivre, transmettre ou fermer l’entreprise.
7. Décider de conserver ou résilier l’abonnement
Si l’activité continue, vérifiez les accès du successeur convenu, ses responsabilités, la facturation et sa capacité à récupérer les documents. Réexaminez les anciens droits une fois le relais opérationnel. Les dirigeants qui anticipent peuvent tester ce processus avec leur comptable et prévoir un contact suppléant sans inscrire d’identifiants partagés dans une lettre générale.
La FAQ australienne de Xero indique que la résiliation archive les données et supprime l’accès pendant leur archivage. Vérifiez les règles actuelles de votre région et de votre abonnement. Le stockage du fournisseur ne remplace pas des archives professionnelles accessibles ; ne dépendez pas uniquement d’une future demande de récupération.
Si une fermeture est appropriée, faites confirmer par le représentant responsable que le comptable dispose des documents nécessaires et que le travail restant a été traité. Consignez la procédure de résiliation, la date effective, la facturation finale et le responsable des archives. Conservez la confirmation pour éviter aux proches ou conseillers de devoir reconstituer cette décision.
Votre prochaine étape
Identifiez aujourd’hui le titulaire, contactez le comptable et désignez le coordinateur. Testez ensuite la récupération autorisée des documents avant de modifier l’abonnement. Ajoutez la fiche à votre liste familiale de préparation du patrimoine numérique et actualisez-la lorsque les utilisateurs, conseillers, modalités de facturation ou propriétaires changent.