Un amministratore Asana può essere la persona che fa funzionare un’agenzia, un team operativo o una piccola impresa. Il suo account collega scadenze dei clienti, incarichi, fatture e anni di decisioni. Quando muore, i colleghi possono ancora vedere le attività quotidiane senza sapere chi possa gestire i membri o il prossimo rinnovo. Anche la famiglia potrebbe aver bisogno di distinguere documenti aziendali e informazioni personali.
Inizia con un coordinatore e un inventario scritto. Stabilisci chi può decidere, conserva i documenti necessari e verifica separatamente ogni parte del passaggio. Questa guida propone una procedura operativa per team di diversi paesi. Non stabilisce diritti ereditari né garantisce che Asana approvi una specifica richiesta di recupero.
1. Identificare lo spazio e i responsabili
Annota nome e URL dell’organizzazione o dello spazio di lavoro, email professionale della persona deceduta, eventuale piano a pagamento e amministratori conosciuti. Verifica se l’abbonamento copre l’intera organizzazione, una divisione, un team o uno spazio di lavoro. Aggiungi riferimenti delle fatture e un contatto controllato dall’organizzazione. Il nome dell’azienda potrebbe non identificare l’abbonamento corretto.
Asana descrive organizzazioni e spazi di lavoro come spazi condivisi, non controllati soltanto dal loro creatore.
Concorda chi coordina colleghi, famiglia e rappresentante dell’eredità. Identifica chi approva spese, conservazione e comunicazioni ai clienti. Un registro datato evita modifiche contraddittorie. Inserisci l’inventario nel piano di continuità dell’attività online, indicando posizioni sicure di recupero invece delle password.
2. Verificare i ruoli con un account esistente
Chiedi a un amministratore disponibile di accedere con il proprio account autorizzato e controllare i ruoli. La guida ai ruoli distingue amministratori e super amministratori; gli ospiti non possono ricoprire questi ruoli nell’organizzazione.
Prova le funzioni che servono al successore: gestione dei membri, impostazioni di sicurezza e accesso ai team pertinenti. Vedere un progetto non dimostra di poter amministrare l’organizzazione. Registra le lacune e assegna un responsabile per ciascuna. Un account nominativo rende attribuibili le azioni successive.
I permessi tecnici non determinano la proprietà dell’impresa né il diritto di divulgare dati dei clienti. Conferma il perimetro con il rappresentante competente prima di ampliare l’accesso. Se l’azienda usa un accesso unico, coinvolgi l’amministratore delle identità e coordina le modifiche.
3. Preparare una richiesta di assistenza precisa
Se nessun amministratore disponibile può fare le modifiche necessarie, contatta Asana Support attraverso il centro assistenza. Spiega il decesso, identifica spazio e abbonamento e descrivi la funzione mancante. Chiedi indicazioni per continuare o chiudere in modo autorizzato. Possedere la password di un familiare non dimostra autorità.
Raccogli identificativi delle fatture, dati aziendali, informazioni sui membri e contatto del rappresentante. Chiedi quali prove servono e come inviarle in sicurezza. Non inserire documenti d’identità in progetti condivisi o discussioni pubbliche. Conserva il riferimento del caso e concorda un unico interlocutore.
La documentazione citata riguarda l’amministrazione ordinaria, non una procedura universale per i decessi. Verifica requisiti e tempi per il caso concreto. Intanto elenca le scadenze urgenti che colleghi autorizzati possono gestire senza cambiare titolarità dell’account o sicurezza.
4. Inventariare i progetti e trasferire le responsabilità
Elenca i progetti essenziali con URL, responsabile attuale, membri, prossima scadenza e successore proposto. Decidi quali continuare, sospendere o chiudere. Includi attività ricorrenti, come preparazione delle paghe e approvazioni dei clienti. Chiedi ai responsabili dei team di individuare eventuali omissioni.
La guida ai responsabili dei progetti colloca la riassegnazione nella panoramica del progetto, tra i ruoli del progetto.
Usa un account autorizzato con i permessi disponibili. Dopo il cambio, chiedi al successore di aprire il progetto, verificare il lavoro imminente e confermare di poter agire. Riassegna separatamente le attività: guidare un progetto non significa svolgerle tutte. Documenta gli accessi irrisolti prima di dichiarare concluso il passaggio.
5. Controllare i documenti sensibili prima di ampliare l’accesso
Separa materiale dei clienti, dati del personale e note personali. Stabilisci cosa conservare e chi possa gestirlo. Un familiare che aiuta con l’eredità potrebbe non aver bisogno di tutti i progetti dell’agenzia; un collega responsabile delle scadenze non necessita di informazioni familiari private.
La guida alla privacy spiega che i progetti privati per i membri limitano l’accesso ai loro membri.
Non condividere tutto con l’organizzazione per risolvere il passaggio. Richiedi accessi mirati e verifica gli obblighi di riservatezza prima di copiare documenti. Controlla separatamente i file collegati ad altri servizi. Per una conservazione autorizzata usa gli strumenti consentiti, registra quanto salvato e verifica che i file si aprano. Un elenco di collegamenti non è un archivio indipendente.
6. Coordinare disattivazione e riassegnazione
Prima di rimuovere l’accesso, esamina attività incompiute, responsabili dei progetti, portfolio e dashboard. Asana afferma che la disattivazione non trasferisce la titolarità di progetti, portfolio o dashboard.
Prepara un elenco di riassegnazione e verifica gli elementi importanti con i nuovi responsabili. Coordina i tempi con l’amministratore delle identità, perché le sue modifiche possono influire su Asana. Se la sicurezza impone una sospensione immediata, eseguila tempestivamente e documenta conservazione e riassegnazioni ancora necessarie per gli amministratori autorizzati.
Dopo la disattivazione, verifica come vengono gestite le attività nella tua configurazione. Un progetto generato automaticamente non completa da solo il passaggio. Controlla scadenze, lavoro privato che sei autorizzato a esaminare e dipendenze operative. Registra ciò che manca senza promettere il recupero di ogni documento inaccessibile.
7. Gestire separatamente fatturazione e processi collegati
Trova contatto di fatturazione, data di rinnovo, pagatore, storico delle fatture e ambito dell’abbonamento. Fai decidere alla persona autorizzata se mantenerlo durante la transizione. Consulta la guida alla fatturazione: i controlli variano, soprattutto nei piani con fatturazione manuale.
Verifica che la persona giusta riceva le comunicazioni e possa effettuare modifiche approvate. Conserva conferme di cambi di responsabile, pagamento o cancellazione. Non cancellare automaticamente mentre attività essenziali dipendono dal servizio. Controlla le condizioni prima di presumere rimborsi o date precise.
Elenca integrazioni, regole, moduli e collegamenti esterni. Affida a qualcuno una prova di un processo rappresentativo con dati sicuri. Cambiare un ruolo amministrativo non dimostra che tutti i servizi collegati funzionino. Per ogni dipendenza annota responsabile e aggiornamenti autorizzati necessari.
8. Provare il passaggio in anticipo
Crea una nota di una pagina con identificativo dello spazio, coordinatore, amministratori di riserva, contatto di fatturazione, inventario, posizione sicura di recupero e istruzioni di chiusura. Tieni i segreti fuori dai progetti ampiamente condivisi. Rivedila dopo cambiamenti di personale, abbonamento o sistema d’identità.
Un’agenzia potrebbe affidare le scadenze al responsabile operativo e il rinnovo a un collega delle finanze. Un rappresentante designato approverebbe la conservazione dei documenti riservati. Chiedi a ciascuno di trovare informazioni e controlli con il proprio account. Annota la data e correggi le lacune finché l’amministratore attuale può aiutare.
Prossimi passi
Scegli un coordinatore, identifica lo spazio e verifica l’amministrazione disponibile. Conserva i documenti appropriati, assegna responsabilità di progetti e attività e coordina la disattivazione. Concludi controllando fatturazione e processi collegati. Registra ciò che funziona, ciò che resta irrisolto e chi se ne occuperà. Un successore preparato facilita la continuità per organizzazione e famiglia.