Un amministratore Figma può conoscere i dettagli che fanno funzionare uno studio di design: dove si trovano i file dei clienti, chi approva le licenze e quale libreria alimenta il prodotto. Dopo la sua morte, i colleghi possono ancora aprire alcuni progetti mentre importanti attività amministrative restano senza un responsabile. La famiglia potrebbe inoltre dover distinguere gli impegni aziendali dal lavoro creativo personale.
Questa checklist aiuta studi, team di prodotto e creatori indipendenti a organizzare un passaggio autorizzato. Si concentra sui piani Organization ed Enterprise; un team Professional deve verificare separatamente amministrazione e fatturazione. Le raccomandazioni costituiscono un piano di continuità basato sui controlli documentati da Figma, senza garantire una procedura di trasferimento per decesso. Concordate chi può decidere prima di modificare accessi o spostare materiale dei clienti.
1. Identificare piano e coordinatore
Annotate nome dell’organizzazione, URL di team e file pertinenti, email lavorativa della persona deceduta, amministratori conosciuti e riferimenti dell’abbonamento. Chiedete ai responsabili dei progetti di individuare consegne attive, cartelle private e file sorgente del sistema di design. Includete le lavagne FigJam e gli altri prodotti Figma realmente utilizzati. Un elenco di progetti aperti di recente raramente è un inventario completo.
Scegliete un coordinatore che possa collaborare con direzione, amministrazione finanziaria e, se necessario, rappresentante dell’eredità. Registrate chi può approvare accessi, spese, conservazione e chiusura. Assegnate a ogni punto irrisolto un responsabile e una data di revisione. Condividete con la famiglia solo le informazioni necessarie ai suoi compiti: occuparsi dell’eredità non giustifica ricevere file riservati dei clienti.
2. Verificare gli accessi amministrativi disponibili
Chiedete a un amministratore disponibile di accedere con il proprio account e controllare l’organizzazione corretta. Figma distingue amministratori di team, workspace, gruppo di fatturazione e organizzazione. L’amministratore di organizzazione ha responsabilità più ampie di quello di team. Registrate ruolo e ambito di ciascun successore, poi provate i controlli necessari senza basarvi soltanto sul titolo professionale.
Per pianificare in anticipo, un amministratore di organizzazione può concedere accesso amministrativo a un membro idoneo tramite Admin, People e il menu del membro. Figma specifica che gli ospiti non possono diventare amministratori di organizzazione. Scegliete un successore interno adatto e verificate invito, accesso e funzioni amministrative. Conservate le istruzioni di recupero in uno spazio sicuro approvato, senza inserire password nella nota di continuità.
Se non rimane un amministratore adatto, contattate l’assistenza Figma tramite il canale ufficiale. Spiegate il decesso, identificate l’organizzazione e descrivete il controllo mancante. Chiedete quali prove di autorità organizzativa servono e come trasmetterle in sicurezza. Conservate riferimento della pratica e prossimi passi confermati. Non promettete che un documento specifico garantisca accesso o che la verifica abbia una durata fissa.
3. Separare proprietà, permessi e posizione
Inventariate file e cartelle essenziali con URL, posizione, collaboratori e successori previsti. Per ogni elemento, chiarite se servono permessi di modifica, un nuovo proprietario, lo spostamento in uno spazio condiviso o tutte queste azioni. Sono decisioni distinte. Una piccola tabella di passaggio evita che un permesso aggiornato nasconda un problema di collocazione ancora aperto.
La documentazione sulla proprietà spiega che soltanto il proprietario attuale può eseguire il normale trasferimento di un file o una cartella. Trasferire la proprietà di un file non ne cambia la posizione. Dopo un decesso, chiedete all’assistenza come affrontare questioni di proprietà irrisolte, senza usare il normale procedimento come scorciatoia di recupero. Nella pianificazione preventiva, spostate il lavoro aziendale in cartelle condivise appropriate e provate l’accesso del successore mentre il creatore può aiutare.
4. Esaminare le bozze prima di modificare gli account
Considerate le bozze un’attività di conservazione specifica. Secondo la documentazione sulla rimozione delle persone, le bozze dell’organizzazione di un membro o ospite rimosso diventano accessibili agli amministratori di organizzazione in Admin. I contributi ai file condivisi restano, ma la rimozione non assegna automaticamente un nuovo proprietario. Esaminate la procedura applicabile e designate chi deve individuare e gestire quelle bozze.
Rimuovere una persona dall’organizzazione ed eliminare il suo account Figma sono operazioni diverse. La guida al trasferimento avverte che l’eliminazione dell’account cancella i file nelle sue bozze anche se ne è stata trasferita la proprietà. Le esportazioni .fig non comprendono inoltre permessi, commenti e cronologia delle versioni. Usate un’esportazione autorizzata come una misura di conservazione, verificate che si apra e documentatene i limiti. Un file locale non è un backup completo dell’account.
Coordinate le rimozioni ordinarie con l’amministratore delle identità. La cattura del dominio e il single sign-on possono influire sull’accesso a team esterni, come indica la guida alla rimozione. Inventariate prima team esterni e dipendenze conosciuti. Se un rischio urgente richiede la sospensione immediata, documentate le attività di conservazione ancora aperte e affidatele ad amministratori autorizzati.
5. Preservare librerie e responsabilità di design
Elencate i file sorgente di componenti condivisi, stili e altre risorse del sistema di design, insieme ai progetti che ne dipendono. Assegnate a una persona la manutenzione di ogni libreria importante e a un collega la revisione delle modifiche. Registrate quale cliente o team interno può autorizzare la pubblicazione. La continuità amministrativa è più utile quando coinvolge chi comprende le decisioni progettuali.
Prima di spostare o ricreare una libreria, provate un file rappresentativo che la utilizza e documentate ciò che funziona. Chiedete a un designer autorizzato di aprire un prototipo importante, controllare le risorse e confermarne la disponibilità. Annotate con data le dipendenze mancanti. Un PDF statico può conservare un riferimento visivo lasciando irrisolte struttura modificabile e relazioni tra librerie.
Includete gli impegni di consegna: revisioni pendenti, passaggi allo sviluppo, approvazioni dei clienti ed esportazioni promesse. Registrate dove sono conservati specifiche, licenze dei font, autorizzazioni delle immagini e contratti. L’accesso a Figma non stabilisce da solo chi possa riutilizzare ogni risorsa. Rivolgete le domande contrattuali al responsabile dell’accordo prima di distribuire materiale fuori dal team approvato.
6. Mantenere fatturazione e servizi collegati
Chiedete all’amministratore autorizzato e al referente finanziario di controllare fatture, rinnovi, metodi di pagamento, responsabilità delle licenze e indirizzo di fatturazione monitorato. La guida ai ruoli include la fatturazione tra i compiti degli amministratori di organizzazione. Confermate chi approva i costi continuativi e annotate le modifiche autorizzate. Valutate le necessità operative prima di cancellare un piano per risolvere una proprietà incerta.
Inventariate plugin, token, automazioni, strumenti di passaggio allo sviluppo e archiviazione esterna realmente utilizzati. Individuate dipendenze legate all’identità della persona deceduta e organizzate sostituzioni autorizzate quando necessario. Provate un flusso abituale con materiale di esempio adeguato e registrate il risultato. Pianificate i cambi delle credenziali con il responsabile della sicurezza per evitare accessi lasciati indefinitamente senza revisione.
7. Provare il piano di continuità
Scrivete una nota breve con identificativi dell’organizzazione, amministratori di riserva, collegamenti essenziali a file e librerie, contatti finanziari, pratiche di assistenza, luoghi sicuri di recupero e preferenze di conservazione. Collegatela al piano di continuità dell’attività online. Documentate separatamente il lavoro creativo personale quando richiede un trattamento diverso dai documenti aziendali.
Chiedete a un amministratore di riserva di trovare le impostazioni, a un designer di aprire un file essenziale e all’amministrazione finanziaria di reperire i dati di rinnovo. Annotate la data della prova e correggete le lacune emerse. Ripetete dopo uscite di personale, cambi di piano o riorganizzazioni importanti delle librerie. Un passaggio provato riduce l’incertezza e richiede meno alla famiglia in un momento difficile.
Prossimi passi
Nominate un coordinatore, confermate gli accessi disponibili e inventariate file, bozze, librerie, fatturazione e integrazioni. Chiedete indicazioni all’assistenza per questioni irrisolte di proprietà o amministrazione. Conservate il materiale autorizzato prima dei cambi ordinari agli account, provate l’accesso operativo del successore e completate una lista datata di azioni concluse e domande aperte.