Google Workspace-beheerder na een overlijden
Bij een klein bedrijf, stichting of familieonderneming kan Google Workspace de e-mail, agenda's, contracten en teamaccounts dragen. Is de oprichter de enige hoofdbeheerder, dan kan overlijden of wilsonbekwaamheid een persoonlijke noodsituatie veranderen in een operationele blokkade.
Een hoofdwachtwoord nalaten is niet de oplossing. Verdeel de verantwoordelijkheid en behoud een controleerbare route waarmee een bevoegde persoon de dienst kan voortzetten.
Verwijder het enige storingspunt
Google adviseert meerdere hoofdbeheerdersaccounts, elk beheerd door een andere persoon. Deel geen algemeen account. Afzonderlijke identiteiten maken acties herleidbaar, laten één beheerder intrekken zonder de andere te blokkeren en maken wederzijds herstel mogelijk.
Kies de tweede persoon op bevoegdheid, betrouwbaarheid en bereikbaarheid. Dat kan een mede-eigenaar, operationeel manager of bestuurslid zijn. Een IT-leverancier kan meedoen, maar leg contract, rechten en vertrekprocedure vast.
Beveilig elk account onafhankelijk
Iedere beheerder heeft eigen verificatie in twee stappen nodig. Controleer reservesleutels, back-upcodes, hersteladressen en telefoonnummers. Als alles naar de privételefoon van de oprichter verwijst, blijft de afhankelijkheid bestaan.
De continuïteitsnotitie verwijst naar de beveiligde opslagplaats en vermeldt geen wachtwoorden of codes in leesbare tekst. Test of de tweede beheerder kan inloggen en de procedure kan vinden.
Behoud domein- en factureringscontrole
Google kan bij herstel vragen om domeincontrole te bewijzen met een CNAME- of TXT-record in DNS. Noteer domeineigenaar, registrar, DNS-host, verlengdatum, betaalmethode, reseller en een extern ondersteuningsadres.
Laat het registraraccount niet uitsluitend afhangen van dezelfde Workspace-mailbox en telefoon van de afwezige persoon. Geef ook domeinverlenging en facturering een tweede toezichthouder.
Orden bestanden en bevoegdheid
Bestanden in gedeelde drives zijn van de organisatie en blijven bij vertrek van hun maker bestaan. Gebruik ze, als de editie dit ondersteunt, voor procedures, contracten en bedrijfsdocumenten. Controleer belangrijke stukken die nog in Mijn Drive van de oprichter staan.
Scheid in het noodplan:
- techniek: beheerders, domein, DNS, apparaten, ondersteuning en betaling;
- bevoegdheid: wie accounts mag opschorten, gegevens overdragen en wijzigingen goedkeuren.
Een werkend wachtwoord is geen volmacht. Verbind de reservebeheerder met eigenaar, bestuur, executeur of juridisch adviseur die beslissingsbevoegd is.
Als het overlijden al heeft plaatsgevonden
Een andere bevoegde hoofdbeheerder gebruikt het eigen account. Bewaar voorlopig account en apparaten van de overledene terwijl juridische, privacy- en bewaarplichten worden onderzocht. Verwijder de gebruiker niet overhaast.
Zonder andere beheerder volgt u Googles officiële herstelproces. Dat kan herstelgegevens, DNS-bewijs, ondersteuning, de reseller of promotie van een actieve domeingebruiker omvatten. Leg aanvrager en bevoegdheid vast.
Oefen het scenario tweemaal per jaar. Kan een tweede persoon inloggen, domeincontrole bewijzen, documenten vinden en de beslisser aanwijzen, dan is er echte continuïteit.