Een Squarespace-account na overlijden kan een openbare website, een domein, zakelijke berichten en terugkerende facturen omvatten. De familie wil misschien een portfolio bewaren terwijl een collega klanten moet antwoorden. Bepaal eerst wat vandaag aandacht nodig heeft en wie de beslissingen coördineert. Wacht met blijvende wijzigingen totdat de betrokkenen het gewenste resultaat hebben afgesproken.
Squarespace verwijst familieleden en executeurs naar een toegangsverzoek wanneer een website-eigenaar is overleden. Deze checklist helpt dat verzoek en het omliggende werk te organiseren. Hij bepaalt niet wie het bedrijf erft en garandeert geen goedkeuring. Stem de bevoegdheid om te handelen af met de verantwoordelijke vertegenwoordiger van bedrijf of nalatenschap.
1. Maak een overzicht van de diensten
Noteer het openbare webadres, de naam van de eigenaar, bekende accountadressen en de persoon die de site ontwierp of onderhield. Neem andere websites van de eigenaar mee. Gebruik alleen stukken die je mag inzien en maak onderscheid tussen bevestigde informatie en vermoedens. Een schermafbeelding van de homepage helpt iedereen hetzelfde project te herkennen.
Maak aparte regels voor het websiteabonnement, de domeinregistratie, zakelijke e-mail, afspraken, marketingtools en betaaldiensten. Noteer aanbieder, bekende verlengdatum, contactpersoon en gevolgen van uitval. Een gekoppeld domein kan elders worden beheerd: controleer facturen voordat je alles aan één account toeschrijft.
Bewaar wachtwoorden, identiteitsdocumenten en herstelcodes buiten dit algemene overzicht. Noteer waar beschermde instructies staan en wie ze mag gebruiken. Wijs een coördinator en vervanger aan, en geef elke open vraag een verantwoordelijke. Dat voorkomt dubbele supportverzoeken en maakt eerdere stappen zichtbaar.
2. Bereid het supportverzoek voor
Het formulier voor overleden klanten vraagt bewijs van overlijden en aanvullende vertegenwoordigingsdocumenten. Lees de actuele instructies voordat je gevoelige bestanden verstuurt.
Geef een korte uitleg met het webadres, je relatie tot de eigenaar en het gewenste resultaat. Wil je inhoud bewaren, de activiteiten voortzetten of sluiting bespreken? Noem naderende verlengingen of openstaande klantproblemen als concrete deadlines, zonder aan te nemen dat ze voorrang garanderen.
Vraag welke documenten voor jouw situatie nodig zijn en hoe je ze veilig aanlevert. Bewaar dossiernummer, indieningsdatum en een kopie in een afgeschermde map. Spreek bij hulp van een bureau af wie met support communiceert. Verspreid identiteitsdocumenten niet via een brede familie- of personeelsmail.
Houd tijdens de beoordeling een kort logboek bij met antwoorden, ontbrekende informatie en de volgende opvolgdatum. Beloof geen overdrachtsdatum voordat support de mogelijkheden bevestigt. Is de site al onbereikbaar, vraag dan naar behoud en herstel voordat je een nieuw abonnement goedkeurt of ervan uitgaat dat de inhoud nog bestaat.
3. Breng bestaande bijdragerstoegang in kaart
Een beheerder kan het eigendom niet via gewone bijdragersrechten overdragen, volgens de uitleg over rollen.
Vraag de ontwerper of collega wat met diens eigen account mogelijk is. Die kan wellicht afgesproken taken uitvoeren terwijl het verzoek loopt. Leg de grenzen vast: een melding aanpassen, een vraag beantwoorden of een inventaris verzamelen. Een pagina kunnen bewerken beslist niet over het eigendom van het bedrijf.
Gebruik persoonlijke accounts met rechten die bij de taken passen. Vraag niemand zich voor te doen als de eigenaar of diens aanmelding opnieuw in te stellen als snelle oplossing. Bekijk na een goedgekeurde regeling de oude bijdragers met de verantwoordelijke vertegenwoordiger. Leg vast wie wat heeft gewijzigd.
4. Bewaar inhoud doelgericht
De XML-export van Squarespace omvat geselecteerde inhoud; het is geen volledige websiteback-up.
Maak vóór opzeggingen een bewaarlijst met belangrijke pagina's, blogberichten, originele afbeeldingen, downloads, merkbestanden en maatwerk van de ontwerper. Laat een bevoegde persoon nagaan wat exporteerbaar is en wat apart moet worden gekopieerd. Noteer ontbrekende onderdelen: een geslaagde download bewijst niet dat alles veilig is.
Open de bestanden en controleer een steekproef van tekst, afbeeldingen en documenten. Controleer bij een verhuizing of afbeeldingen op de bestemming zijn opgeslagen en onafhankelijk van de oorspronkelijke site werken. Schermafbeeldingen leggen het uiterlijk vast; bewerkbare bronbestanden helpen bij herbouw. Bewaar een extra beschermde kopie op een andere locatie.
Houd klantinformatie apart van materiaal voor een familiearchief of herdenkingssite. Spreek af wie toegang nodig heeft, waarvoor gegevens worden bewaard en wanneer dat opnieuw wordt beoordeeld. Publiceer geen privéberichten of klantbestanden omdat ze naast openbare inhoud zijn gevonden.
5. Controleer verlengingen en lopende verplichtingen
Noteer de volgende bekende afschrijvingen en vraag welke uitgaven tijdens de overgang mogen doorgaan. Bewaar goedkeuringen en betaalbewijzen. Bepaal vóór opzegging of een dienst de website, het domein, e-mail of een ander proces ondersteunt. Laat onduidelijke factureringsverbanden door de aanbieder uitleggen.
Tel bij een bedrijfssite openstaande bestellingen, afspraken, terugbetalingsverzoeken en onbeantwoorde berichten. Wijs per categorie iemand aan. Kan niemand nieuw werk leveren, laat een bevoegde persoon dan een passende pauze en heldere klantmelding regelen. Test het resultaat als bezoeker, inclusief externe boekings- en betaallinks.
Houd vragen over betaaldiensten apart. Vraag elke aanbieder hoe wijzigingen van vertegenwoordiger, saldi en terugbetalingen na overlijden worden behandeld. Een websitewijziging bevestigt geen verandering van financiële accountgegevens. Stem die beslissingen af met de verantwoordelijke voor bedrijfs- of nalatenschapsgelden.
6. Kies en controleer de blijvende oplossing
Spreek af of de site doorgaat, een statisch archief wordt, verhuist of sluit. Noteer wie mag goedkeuren, wie onderhoud doet en hoe toekomstige kosten worden betaald. Wijs voor een archief een contactpersoon voor correctie- en verwijderingsverzoeken aan. Ook een herdenkingssite heeft een bereikbaar aanspreekpunt nodig.
Controleer na een goedgekeurde overdracht de toegang met het eigen account van de ontvanger. Bekijk factureringscontacten, domeincontacten, supportadres en gekoppelde diensten afzonderlijk. Test belangrijke pagina's en contactmogelijkheden. Bewaar bevestigingen en noteer resterende afhankelijkheden van de vorige regeling.
Eigenaren kunnen deze checklist vooraf met een vertrouwde collega oefenen. Laat die een verlenging, de beheerder en het inhoudsarchief vinden zonder de aanmelding van de eigenaar. Los hiaten op zolang de eigenaar wijzigingen kan goedkeuren en herzie het plan bij nieuwe leveranciers of medewerkers.
Je volgende stap
Identificeer de website, de eerstvolgende verlenging en de coördinator. Verzamel daarna supportinformatie en de bewaarlijst voordat je definitief beslist. Bewaar de instructies bij je checklist voor digitale nalatenschap, zodat de volgende helper het plan en de grenzen van diens rol kan vinden.