Administrator Asany może być osobą, która utrzymuje pracę agencji, zespołu operacyjnego lub małej firmy. Jego konto łączy terminy klientów, zadania, faktury i lata decyzji. Po jego śmierci współpracownicy nadal mogą widzieć codzienne zadania, ale nie wiedzieć, kto zarządza członkami lub kolejnym odnowieniem subskrypcji. Rodzina może też potrzebować pomocy w oddzieleniu dokumentów firmowych od informacji osobistych.
Zacznij od jednego koordynatora i pisemnego wykazu. Ustal, kto może decydować, zachowaj potrzebne dokumenty i sprawdź każdy element przekazania osobno. Ten poradnik przedstawia działania operacyjne dla zespołów w różnych krajach. Nie ustanawia praw spadkowych ani nie gwarantuje zgody Asany na konkretny wniosek o odzyskanie dostępu.
1. Ustal przestrzeń i osoby odpowiedzialne
Zapisz nazwę i adres organizacji lub przestrzeni roboczej, służbowy email zmarłego, ewentualny płatny plan i znanych administratorów. Sprawdź, czy subskrypcja obejmuje całą organizację, dział, zespół czy przestrzeń roboczą. Dodaj numery faktur i kontakt kontrolowany przez organizację. Sama nazwa firmy nie musi wskazywać właściwej subskrypcji.
Asana opisuje organizacje i przestrzenie robocze jako przestrzenie współdzielone, a nie kontrolowane wyłącznie przez twórcę.
Uzgodnij, kto koordynuje współpracowników, rodzinę i przedstawiciela spadku. Wyznacz osoby zatwierdzające wydatki, przechowywanie i komunikację z klientami. Dziennik działań z datami zapobiegnie sprzecznym zmianom. Włącz wykaz do planu ciągłości działalności online, wskazując bezpieczne miejsca odzyskiwania zamiast haseł.
2. Sprawdź role z istniejącego konta
Poproś dostępnego administratora o zalogowanie się na własne uprawnione konto i sprawdzenie ról. Opis ról rozróżnia administratorów i superadministratorów; goście nie mogą pełnić żadnej z tych ról w organizacji.
Przetestuj funkcje potrzebne następcy: zarządzanie członkami, ustawienia bezpieczeństwa i dostęp do odpowiednich zespołów. Dostęp do projektu nie dowodzi możliwości administrowania organizacją. Zapisz braki i przydziel osobę do rozwiązania każdego z nich. Imienne konto pozwoli przypisywać późniejsze działania konkretnemu użytkownikowi.
Uprawnienia techniczne nie rozstrzygają własności firmy ani prawa do ujawniania danych klientów. Potwierdź zakres z odpowiedzialnym przedstawicielem przed rozszerzeniem dostępu. Jeśli firma korzysta z logowania jednokrotnego, włącz administratora tożsamości i uzgodnij zmiany.
3. Przygotuj precyzyjne zgłoszenie do pomocy
Jeśli żaden dostępny administrator nie może wykonać zmian, skontaktuj się z Asana Support przez centrum pomocy. Wyjaśnij śmierć administratora, wskaż przestrzeń i subskrypcję oraz opisz brakującą funkcję. Poproś o wskazówki dotyczące uprawnionego kontynuowania lub zamknięcia. Posiadanie hasła przez krewnego nie dowodzi umocowania.
Zbierz identyfikatory faktur, dane organizacji, informacje o członkach i kontakt przedstawiciela. Zapytaj o wymagane dowody oraz bezpieczny kanał przesłania. Nie umieszczaj dokumentów tożsamości we wspólnych projektach ani publicznych dyskusjach. Zachowaj numer sprawy i ustal jednego rozmówcę.
Cytowana dokumentacja opisuje zwykłą administrację, a nie uniwersalną procedurę po śmierci. Wymagania i czas obsługi ustal dla konkretnej sprawy. W międzyczasie wypisz pilne terminy, którymi uprawnieni współpracownicy już mogą się zająć bez zmian kontroli konta lub bezpieczeństwa.
4. Sporządź wykaz projektów i przekaż odpowiedzialność
Wymień kluczowe projekty wraz z adresem, obecnym właścicielem, członkami, najbliższym terminem i proponowanym następcą. Ustal, co kontynuować, wstrzymać lub zakończyć. Uwzględnij pracę cykliczną, jak przygotowanie wynagrodzeń i akceptacje klientów. Poproś liderów zespołów o wskazanie pominiętych zadań.
Instrukcja dotycząca właściciela projektu umieszcza zmianę w przeglądzie projektu, w sekcji ról projektowych.
Użyj uprawnionego konta i dostępnych uprawnień projektu. Po zmianie poproś następcę o otwarcie projektu, sprawdzenie nadchodzącej pracy i potwierdzenie możliwości działania. Zadania przypisz osobno: kierowanie projektem nie oznacza wykonywania wszystkich zadań. Zapisz nierozwiązane problemy dostępu przed uznaniem przekazania za zakończone.
5. Przejrzyj wrażliwe dokumenty przed rozszerzeniem dostępu
Oddziel materiały klientów, informacje pracownicze i osobiste notatki. Ustal, co zachować i kto może się tym zajmować. Krewny pomagający przy spadku może nie potrzebować wszystkich projektów agencji; współpracownik pilnujący terminów nie potrzebuje prywatnych informacji rodziny.
Opis prywatności wyjaśnia, że projekty prywatne dla członków ograniczają dostęp do swoich członków.
Nie udostępniaj wszystkiego całej organizacji, aby rozwiązać problem przekazania. Wnioskuj o konkretny dostęp i sprawdź obowiązki poufności przed kopiowaniem dokumentów. Osobno sprawdź pliki połączone z innymi usługami. Przy uprawnionym zabezpieczaniu użyj dozwolonych narzędzi, zapisz zachowane elementy i sprawdź otwieranie plików. Lista linków nie jest niezależnym archiwum.
6. Uzgodnij dezaktywację i ponowne przypisanie zadań
Przed odebraniem dostępu przejrzyj nieukończone zadania, właścicieli projektów, portfolio i pulpity. Asana wskazuje, że dezaktywacja nie przenosi własności projektów, portfolio ani pulpitów.
Przygotuj listę przypisań i potwierdź ważne pozycje z nowymi odpowiedzialnymi osobami. Uzgodnij termin z administratorem tożsamości, ponieważ jego zmiany mogą wpłynąć na Asanę. Jeśli bezpieczeństwo wymaga natychmiastowej blokady, wykonaj ją niezwłocznie i udokumentuj pozostałe zabezpieczenia i przypisania dla uprawnionych administratorów.
Po dezaktywacji sprawdź obsługę zadań w swojej konfiguracji. Automatycznie utworzony projekt nie kończy przekazania. Zweryfikuj terminy, prywatną pracę, którą wolno ci przeglądać, i zależności operacyjne. Zapisz brakujące elementy, nie obiecując odzyskania wszystkich niedostępnych danych.
7. Oddzielnie rozwiąż rozliczenia i połączone procesy
Znajdź kontakt rozliczeniowy, datę odnowienia, płatnika, historię faktur i zakres subskrypcji. Niech uprawniona osoba zdecyduje o utrzymaniu usługi w okresie przejściowym. Sprawdź instrukcję rozliczeń: dostępne funkcje różnią się, szczególnie przy fakturach wystawianych ręcznie.
Zweryfikuj, czy właściwa osoba otrzymuje wiadomości i może dokonywać zatwierdzonych zmian. Zachowaj potwierdzenia zmian odpowiedzialności, płatności lub anulowania. Nie anuluj automatycznie, gdy kluczowa praca nadal zależy od usługi. Sprawdź warunki przed założeniem zwrotu lub konkretnej daty zakończenia.
Wymień integracje, reguły, formularze i zewnętrzne linki. Wyznacz osobę do sprawdzenia przykładowego procesu na bezpiecznych danych. Zmiana roli administratora nie dowodzi działania wszystkich połączonych usług. Zapisz odpowiedzialnego i osobno wymagane uprawnione aktualizacje dla każdej zależności.
8. Przećwicz przekazanie z wyprzedzeniem
Stwórz jednostronicową notatkę z identyfikatorem przestrzeni, koordynatorem, zapasowymi administratorami, kontaktem rozliczeniowym, wykazem projektów, bezpiecznym miejscem odzyskiwania i instrukcjami zamknięcia. Przechowuj sekrety poza szeroko udostępnionymi projektami. Aktualizuj notatkę po zmianach kadrowych, subskrypcji i systemu tożsamości.
Agencja może powierzyć terminy liderowi operacyjnemu, a odnowienie osobie z finansów. Wyznaczony przedstawiciel zatwierdza przechowywanie poufnych dokumentów. Poproś każdego o znalezienie informacji i funkcji na własnym koncie. Zapisz datę przeglądu i usuń braki, gdy obecny administrator może jeszcze pomóc.
Następne kroki
Wybierz koordynatora, ustal przestrzeń i sprawdź dostęp do administracji. Zabezpiecz odpowiednie dokumenty, przydziel odpowiedzialność za projekty i zadania oraz uzgodnij dezaktywację. Na końcu sprawdź rozliczenia i połączone procesy. Zapisz, co działa, co pozostaje nierozwiązane i kto zajmie się dalszymi działaniami. Przygotowany następca ułatwia ciągłość organizacji i rodzinie.