Administrator Figma może znać szczegóły, dzięki którym studio projektowe działa: położenie plików klientów, zasady zatwierdzania licencji i bibliotekę używaną w produkcie. Po jego śmierci współpracownicy nadal mogą otwierać część projektów, choć ważne zadania administracyjne nie mają wyraźnie wskazanego opiekuna. Rodzina może również potrzebować rozdzielenia spraw firmowych od prywatnej twórczości.
Ta lista pomaga studiom, zespołom produktowym i niezależnym twórcom zorganizować uprawnione przekazanie obowiązków. Dotyczy głównie planów Organization i Enterprise; zespół Professional musi osobno sprawdzić administrację i rozliczenia. Zalecenia tworzą plan ciągłości oparty na funkcjach opisanych przez Figma, bez obietnicy gwarantowanej procedury transferu po śmierci. Ustalcie, kto może podejmować decyzje, zanim zmienicie dostęp lub przeniesiecie materiały klientów.
1. Ustal plan i koordynatora
Zapisz nazwę organizacji, adresy zespołów i istotnych plików, służbowy email zmarłego, znanych administratorów oraz dane subskrypcji. Poproś liderów projektów o wskazanie bieżących zleceń, prywatnych folderów i plików źródłowych systemu projektowego. Uwzględnij tablice FigJam oraz inne rzeczywiście używane produkty Figma. Lista ostatnio otwieranych projektów rzadko stanowi kompletny spis.
Wybierz koordynatora współpracującego z kierownictwem, finansami i w razie potrzeby przedstawicielem spadku. Zapisz, kto zatwierdza dostęp, wydatki, zachowanie materiałów i zamknięcie. Każdej nierozwiązanej sprawie przypisz osobę oraz termin przeglądu. Udostępniaj rodzinie tylko informacje potrzebne do jej zadań; pomoc przy spadku nie uzasadnia przekazywania poufnych plików klientów.
2. Sprawdź dostęp pozostałych administratorów
Poproś dostępnego administratora o zalogowanie się na własne konto i sprawdzenie właściwej organizacji. Figma rozróżnia administratorów zespołu, przestrzeni roboczej, grupy rozliczeniowej i organizacji. Administrator organizacji ma szersze zadania niż administrator zespołu. Zapisz rolę i zakres każdego następcy, a potem sprawdź funkcje potrzebne do przekazania obowiązków, zamiast polegać na nazwie stanowiska.
Przy wcześniejszym planowaniu administrator organizacji może przyznać uprawnienia odpowiedniemu członkowi przez Admin, People i menu członka. Figma wskazuje, że goście nie mogą zostać administratorami organizacji. Wybierz odpowiedniego wewnętrznego następcę i sprawdź zaproszenie, logowanie oraz dostęp administracyjny. Instrukcje odzyskiwania przechowuj w zatwierdzonym bezpiecznym miejscu, bez umieszczania haseł w notatce o ciągłości.
Jeżeli nie pozostał odpowiedni administrator, skontaktuj się z pomocą Figma przez oficjalny kanał. Wyjaśnij śmierć, wskaż organizację i opisz brakującą możliwość zarządzania. Zapytaj o wymagane potwierdzenie uprawnień do reprezentowania organizacji oraz bezpieczny sposób jego przekazania. Zachowaj numer sprawy i potwierdzone kolejne kroki. Nie obiecuj, że konkretny dokument gwarantuje dostęp ani że weryfikacja ma stały termin zakończenia.
3. Rozdziel własność, uprawnienia i lokalizację
Sporządź spis kluczowych plików i folderów z adresami, lokalizacją, współpracownikami oraz planowanymi następcami. Dla każdego ustal, czy potrzeba prawa edycji, nowego właściciela, przeniesienia do wspólnej lokalizacji czy wszystkich trzech zmian. Są to osobne decyzje. Prosta tabela przekazania zapobiega ukrywaniu nierozwiązanej kwestii przechowywania za zakończoną zmianą uprawnień.
Dokumentacja własności Figma mówi, że zwykłe przekazanie pliku lub folderu może wykonać tylko obecny właściciel. Przekazanie własności pliku nie zmienia jego lokalizacji. Po śmierci zapytaj pomoc techniczną o nierozwiązane kwestie właściciela, zamiast traktować normalną procedurę jako skrót odzyskiwania. Planując wcześniej, umieść pracę firmową w odpowiednich współdzielonych folderach i sprawdź dostęp następcy, gdy twórca może jeszcze pomóc.
4. Przejrzyj wersje robocze przed zmianami konta
Traktuj wersje robocze jako osobne zadanie zabezpieczenia. Według dokumentacji usuwania osób organizacyjne wersje robocze usuniętego członka lub gościa stają się dostępne dla administratorów organizacji w Admin. Wkład do współdzielonych plików pozostaje, ale usunięcie nie przypisuje automatycznie nowego właściciela. Sprawdź właściwy proces i wyznacz osobę do odnalezienia oraz obsługi tych materiałów.
Usunięcie osoby z organizacji i usunięcie jej konta Figma to różne działania. Instrukcja transferu ostrzega, że usunięcie konta usuwa pliki w jego wersjach roboczych nawet po przekazaniu własności. Eksporty .fig nie zawierają też uprawnień, komentarzy ani historii wersji. Użyj uprawnionego eksportu jako jednego ze sposobów zabezpieczenia, sprawdź otwieranie i zapisz ograniczenia. Lokalny plik nie jest pełną kopią konta.
Zwykłe usuwanie uzgodnij z administratorem tożsamości. Przechwytywanie domeny i jednokrotne logowanie mogą wpływać na dostęp do zewnętrznych zespołów, zgodnie z instrukcją usuwania. Najpierw spisz znane zespoły zewnętrzne i zależności. Jeśli pilne zagrożenie wymaga natychmiastowej blokady, zapisz pozostałe zadania zabezpieczenia i powierz je uprawnionym administratorom.
5. Zachowaj biblioteki i obowiązki projektowe
Wymień pliki źródłowe wspólnych komponentów, stylów i innych zasobów systemu projektowego wraz z projektami, które z nich korzystają. Każdej ważnej bibliotece przypisz opiekuna oraz współpracownika sprawdzającego zmiany. Zapisz, który klient lub zespół wewnętrzny zatwierdza publikację. Ciągłość administracyjna pomaga bardziej, gdy obejmuje osoby rozumiejące decyzje projektowe.
Przed przeniesieniem lub odtworzeniem biblioteki przetestuj reprezentatywny plik, który z niej korzysta, i udokumentuj działające elementy. Poproś uprawnionego projektanta o otwarcie istotnego prototypu, sprawdzenie zasobów i potwierdzenie ich dostępności. Zapisz brakujące zależności wraz z datą. Statyczny PDF może zachować wygląd, pozostawiając nierozwiązane kwestie edytowalnej struktury i powiązań bibliotek.
Uwzględnij zobowiązania wobec odbiorców: otwarte przeglądy, przekazanie do programistów, zatwierdzenia klientów i obiecane eksporty. Zapisz miejsca przechowywania specyfikacji, licencji fontów, zgód na obrazy i umów. Dostęp do Figma sam nie rozstrzyga, kto może ponownie wykorzystać każdy zasób. Pytania o umowy kieruj do ich opiekuna przed rozpowszechnieniem pracy poza zatwierdzonym zespołem.
6. Utrzymaj rozliczenia i połączone usługi
Poproś uprawnionego administratora i osobę z finansów o przegląd faktur, terminów odnowienia, metod płatności, odpowiedzialności za licencje i monitorowanego adresu rozliczeniowego. Przewodnik po rolach wskazuje rozliczenia jako zadanie administratorów organizacji. Potwierdź, kto zatwierdza dalsze koszty, i zapisuj zaakceptowane zmiany. Przed anulowaniem planu z powodu niejasnej własności oceń potrzeby ciągłości działania.
Spisz faktycznie używane wtyczki, tokeny, automatyzacje, narzędzia przekazywania do programistów i zewnętrzne magazyny. Zidentyfikuj zależności od tożsamości zmarłego i w razie potrzeby zorganizuj uprawnione zastępstwa. Przetestuj typowy przepływ pracy na odpowiednich materiałach przykładowych i zapisz wynik. Zmiany danych dostępowych planuj z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo, aby kontynuacja pracy nie utrzymywała bezterminowo niezweryfikowanych dostępów.
7. Przećwicz plan ciągłości
Napisz krótką notatkę zawierającą identyfikatory organizacji, administratorów zastępczych, kluczowe linki do plików i bibliotek, kontakty finansowe, sprawy pomocy technicznej, bezpieczne lokalizacje odzyskiwania i życzenia dotyczące przechowywania. Połącz ją z planem ciągłości biznesu internetowego. Twórczość osobistą dokumentuj osobno, jeśli wymaga innego postępowania niż materiały firmowe.
Poproś administratora zastępczego o odnalezienie ustawień, projektanta o otwarcie kluczowego pliku, a finanse o znalezienie informacji o odnowieniu. Zapisz datę ćwiczenia i usuń ujawnione braki. Powtarzaj przegląd po odejściu pracowników, zmianie planu lub dużej reorganizacji bibliotek. Sprawdzone przekazanie zmniejsza niepewność i ogranicza obciążenie rodziny w trudnym czasie.
Kolejne kroki
Wyznacz koordynatora, potwierdź dostęp i spisz pliki, wersje robocze, biblioteki, rozliczenia oraz integracje. Poproś pomoc techniczną o wskazówki przy nierozwiązanych kwestiach własności lub administracji. Zabezpiecz dozwolone materiały przed zwykłymi zmianami konta, sprawdź praktyczny dostęp następcy i zakończ datowaną listą wykonanych działań oraz otwartych pytań.