Administrator Google Workspace po śmierci
W małej firmie, fundacji lub biznesie rodzinnym Google Workspace może obsługiwać pocztę, kalendarze, umowy i konta zespołu. Jeśli założyciel jest jedynym superadministratorem, jego śmierć lub niezdolność do działania może zamienić osobisty kryzys w blokadę operacyjną.
Pozostawienie hasła głównego nie jest rozwiązaniem. Trzeba rozdzielić odpowiedzialność i utrzymać możliwą do zweryfikowania drogę, dzięki której uprawniona osoba zapewni dalsze działanie usług.
Usuń pojedynczy punkt awarii
Google zaleca kilka kont superadministratora, każde pod kontrolą innej osoby. Nie współdziel konta ogólnego. Oddzielne tożsamości pozwalają przypisać działania, odebrać dostęp jednej osobie bez blokowania drugiej i odzyskać jedno konto za pomocą drugiego.
Wybierz drugą osobę według uprawnień, wiarygodności i dostępności. Może to być współwłaściciel, kierownik operacyjny lub członek zarządu. Dostawca IT może pomagać, lecz trzeba opisać jego umowę, przywileje i procedurę zakończenia współpracy.
Zabezpiecz konta niezależnie
Każdy administrator potrzebuje własnej weryfikacji dwuetapowej. Sprawdź zapasowe klucze, kody, adresy i telefony odzyskiwania. Jeśli wszystko zależy od prywatnego telefonu założyciela, ryzyko nadal jest skupione.
Dokument ciągłości powinien wskazywać bezpieczne miejsce przechowywania sekretów, a nie podawać hasła i kody otwartym tekstem. Przetestuj logowanie drugiego administratora i dostęp do procedury.
Zachowaj kontrolę nad domeną
Google może wymagać potwierdzenia domeny przez dodanie rekordu CNAME lub TXT w DNS. Zapisz właściciela domeny, rejestratora, hosta DNS, termin odnowienia, płatność, sprzedawcę i zewnętrzny adres kontaktowy.
Konto rejestratora nie powinno zależeć wyłącznie od tej samej skrzynki Workspace i telefonu nieobecnej osoby. Odnowienia domeny i rozliczenia powierz także drugiemu nadzorcy.
Uporządkuj pliki i uprawnienia
Pliki na dyskach współdzielonych należą do organizacji i pozostają po odejściu twórcy. Jeśli edycja na to pozwala, przechowuj tam procedury, umowy i dokumenty firmowe. Sprawdź ważne materiały nadal znajdujące się na Moim dysku założyciela.
Plan powinien rozdzielać:
- technikę: administratorów, domenę, DNS, urządzenia, pomoc i płatności;
- uprawnienia: osobę decydującą o blokadach kont, transferze danych i zmianach.
Działające hasło nie jest pełnomocnictwem. Połącz administratora zapasowego z właścicielem, zarządem, wykonawcą testamentu lub prawnikiem uprawnionym do decyzji.
Gdy śmierć już nastąpiła
Inny uprawniony superadministrator korzysta z własnego konta. Zachowaj konto i urządzenia zmarłego do czasu sprawdzenia wymogów prawa, prywatności i retencji. Nie usuwaj użytkownika pochopnie.
Bez innego administratora zastosuj oficjalny proces Google. Może on używać danych odzyskiwania, dowodu DNS, pomocy technicznej, sprzedawcy lub awansu aktywnego użytkownika domeny. Zapisz wnioskodawcę i podstawę jego uprawnień.
Dwa razy w roku przeprowadź próbę. Jeżeli druga osoba może się zalogować, potwierdzić domenę, znaleźć dokumenty i wskazać decydenta, organizacja ma rzeczywistą ciągłość.