Um administrador da Asana pode ser a pessoa que mantém uma agência, uma equipa operacional ou uma pequena empresa em funcionamento. A sua conta liga prazos de clientes, tarefas, faturas e anos de decisões. Após a sua morte, os colegas talvez continuem a ver as tarefas diárias sem saber quem pode gerir os membros ou a próxima renovação. A família também pode precisar de ajuda para distinguir documentos da empresa de informações pessoais.
Comece com um coordenador e um inventário escrito. Defina quem pode decidir, preserve os registos necessários e verifique cada parte da passagem separadamente. Este guia propõe uma lista operacional para equipas de vários países. Não estabelece direitos sucessórios nem garante que a Asana aprove um pedido específico de recuperação.
1. Identificar o espaço e os responsáveis
Registe o nome e o URL da organização ou do espaço de trabalho, o email profissional da pessoa falecida, o eventual plano pago e os administradores conhecidos. Verifique se a subscrição abrange toda a organização, uma divisão, uma equipa ou um espaço de trabalho. Inclua referências de faturas e um contacto controlado pela organização. O nome comercial pode não identificar a subscrição correta.
A Asana descreve organizações e espaços de trabalho como espaços partilhados, não controlados exclusivamente pelo seu criador.
Combine quem coordena colegas, família e representante da herança. Identifique quem aprova despesas, conservação e comunicação com clientes. Um registo datado evita alterações contraditórias. Inclua o inventário no plano de continuidade do negócio digital, indicando locais seguros de recuperação em vez de palavras-passe.
2. Verificar funções com uma conta existente
Peça a um administrador disponível que entre com a própria conta autorizada e reveja as funções atuais. O guia de funções distingue administradores e superadministradores; convidados não podem assumir nenhuma destas funções na organização.
Teste os controlos de que o sucessor precisa: gerir membros, rever segurança e encontrar as equipas relevantes. Aceder a um projeto não prova que se possa administrar a organização. Registe lacunas e atribua um responsável a cada uma. Uma conta individual permite identificar quem realizou as ações posteriores.
Permissões técnicas não determinam a propriedade do negócio nem o direito de divulgar dados dos clientes. Confirme o âmbito com o representante competente antes de ampliar o acesso. Se houver autenticação única empresarial, envolva o administrador de identidades e coordene as alterações.
3. Preparar um pedido de apoio específico
Se nenhum administrador disponível puder efetuar as alterações, contacte Asana Support pelo centro de ajuda. Explique o falecimento, identifique o espaço e a subscrição e descreva o controlo em falta. Peça orientação para continuar ou encerrar de forma autorizada. Ter a palavra-passe de um familiar não demonstra autoridade.
Reúna identificadores de faturas, dados da organização, informação dos membros e contacto do representante. Pergunte quais os comprovativos necessários e como enviá-los com segurança. Não coloque documentos de identificação em projetos partilhados ou discussões públicas. Guarde a referência do caso e defina um único interlocutor.
A documentação citada descreve administração normal, não um procedimento universal após falecimento. Esclareça requisitos e prazos para o caso concreto. Entretanto, liste prazos urgentes que colegas autorizados já possam cumprir sem alterar titularidade da conta ou segurança.
4. Inventariar projetos e transferir responsabilidades
Liste os projetos essenciais com URL, responsável atual, membros, próximo prazo e sucessor proposto. Decida quais continuar, suspender ou encerrar. Inclua trabalho recorrente, como preparação de salários e aprovações de clientes. Peça aos responsáveis de equipa que verifiquem omissões.
O guia de responsáveis de projeto situa a reatribuição na visão geral do projeto, nas funções do projeto.
Use uma conta autorizada com as permissões disponíveis. Após a alteração, peça ao sucessor que abra o projeto, examine o trabalho próximo e confirme que pode agir. Reatribua tarefas separadamente: dirigir um projeto não significa executar todas as tarefas. Registe acessos por resolver antes de considerar a passagem concluída.
5. Rever registos sensíveis antes de ampliar o acesso
Separe material dos clientes, informação dos trabalhadores e notas pessoais. Determine o que conservar e quem pode tratar esses registos. Um familiar que ajuda com a herança pode não precisar de todos os projetos da agência; um colega que acompanha prazos não precisa de informação familiar privada.
O guia de privacidade explica que os projetos privados para membros restringem o acesso aos seus membros.
Não partilhe tudo com a organização para resolver a passagem. Solicite acesso específico e reveja obrigações de confidencialidade antes de copiar documentos. Verifique separadamente ficheiros ligados a outros serviços. Para conservação autorizada, use ferramentas permitidas, registe o que foi guardado e confirme que os ficheiros abrem. Uma lista de ligações não é um arquivo independente.
6. Coordenar desativação e reatribuição de tarefas
Reveja tarefas incompletas, responsáveis de projetos, portefólios e painéis antes de retirar acesso. A Asana afirma que a desativação não transfere a titularidade de projetos, portefólios ou painéis.
Crie uma lista de reatribuição e confirme os elementos importantes com os novos responsáveis. Coordene o momento com o administrador de identidades, porque as suas alterações podem afetar a Asana. Se a segurança exigir suspensão imediata, execute-a prontamente e documente conservação e reatribuições pendentes para os administradores autorizados.
Depois, verifique como as tarefas são tratadas na sua configuração. Um projeto gerado automaticamente não conclui a passagem por si só. Verifique prazos, trabalho privado que esteja autorizado a consultar e dependências operacionais. Registe elementos em falta sem prometer recuperar todos os dados inacessíveis.
7. Resolver faturação e processos ligados separadamente
Encontre o contacto de faturação, data de renovação, pagador, histórico de faturas e âmbito da subscrição. Peça à pessoa autorizada que decida se mantém o serviço durante a transição. Consulte o guia de faturação: os controlos variam, sobretudo nos planos com faturação manual.
Confirme que a pessoa certa recebe comunicações e pode fazer alterações aprovadas. Guarde confirmações de mudanças de responsável, pagamentos ou cancelamento. Não cancele automaticamente enquanto trabalho essencial depender do serviço. Verifique as condições antes de presumir reembolso ou uma data concreta.
Liste integrações, regras, formulários e ligações externas. Atribua a alguém um teste de um processo representativo com dados seguros. Alterar uma função administrativa não prova que todos os serviços ligados funcionem. Registe responsáveis e atualizações autorizadas necessárias para cada dependência.
8. Ensaiar a passagem antecipadamente
Crie uma nota de uma página com identificador do espaço, coordenador, administradores suplentes, contacto de faturação, inventário, local seguro de recuperação e instruções de encerramento. Guarde segredos fora de projetos amplamente partilhados. Reveja a nota após alterações de pessoal, subscrições e sistema de identidade.
Uma agência pode atribuir os prazos a um responsável operacional e a renovação a um colega das finanças. Um representante designado aprova a conservação de registos confidenciais. Peça a cada pessoa que encontre informações e controlos com a própria conta. Registe a data e corrija lacunas enquanto o administrador atual puder ajudar.
Próximos passos
Escolha um coordenador, identifique o espaço e verifique a administração disponível. Preserve os registos adequados, atribua responsabilidades de projetos e tarefas e coordene a desativação. Termine verificando faturação e processos ligados. Registe o que funciona, o que falta resolver e quem fará o acompanhamento. Um sucessor preparado facilita a continuidade à organização e à família.