Ett QuickBooks Online-konto efter ett dödsfall kan bli en omedelbar fråga för ett litet företag. Någon behöver hitta ekonomiska underlag, granska kommande räkningar och samordna med redovisningskonsulten medan familjen sörjer. Börja med att identifiera företaget, dess behöriga användare och den person som ansvarar för besluten. Gör inte uppsägning till första uppgift enbart för att ägaren har avlidit.
Den här guiden gäller företag i USA, redovisningspersonal och företrädare för dödsbon. Den kombinerar Intuits publicerade kontorutiner med en praktisk checklista för överlämning. Administrativ åtkomst avgör inte i sig företagets ägande, arvet eller rätten att flytta pengar. Be ansvariga juridiska och ekonomiska rådgivare reda ut de frågorna för det aktuella fallet.
1. Skapa en översikt över företagskontot
Anteckna företagsnamn, företagets QuickBooks-ID om det är känt, abonnemang, faktureringssätt och redovisningskonsultens kontaktuppgifter. Lägg till huvudadministratörens e-postadress och andra befintliga användare. Identifiera varje separat företagsabonnemang: en ägare kan ha skött böckerna för flera företag, och en lösning för ett företag hjälper inte automatiskt de andra.
Använd fakturor och företagsunderlag som du har rätt att läsa. För en enkel lista med ärende, ansvarig person, nästa åtgärd och granskningsdatum. Markera okända uppgifter utan att gissa. Förvara identitetshandlingar och känsliga ekonomiska filer separat från den allmänna arbetslistan, med åtkomst endast för dem som behöver den.
2. Kontrollera vad befintliga användare kan göra
Be bokföringspersonal, redovisningskonsult och andra behöriga användare logga in med sina egna konton och beskriva tillgängliga företag och funktioner. Att kunna läsa rapporter innebär inte automatiskt att någon kan hantera användare, abonnemangsfakturering eller alla anslutna tjänster. Dokumentera de uppgifter varje person faktiskt kan utföra och luckor som kan störa verksamheten.
Intuits vanliga rutin för att överföra rollen som huvudadministratör gäller den nuvarande huvudadministratören och kräver att efterträdaren redan har rollen Admin. För Simple Start hänvisar vägledningen till supporten. Rutinen är användbar vid planering i förväg; den avlidnes sparade inloggning bör inte bli familjens överlämningsmetod.
3. Följ den dokumenterade ansökningsvägen
Om huvudadministratören inte är tillgänglig följer du Intuits ansökningsförfarande. När ägaren har avlidit omfattar kraven identifikation och ett notariellt bestyrkt dokument som namnger testamentsexekutorn och ger sökanden rätt att bli huvudadministratör. Företagsunderlagen beror också på företagsformen. Läs den aktuella listan innan du samlar in eller skickar dokument.
Utse en person som samordnar ansökan, sparar ärendenumret och bevakar den angivna e-postadressen. Fråga supporten om oklara krav i stället för att anta att olika dokument är likvärdiga. Skicka känsliga underlag genom den officiella processen. Släktskap, ett lösenord eller redovisningskonsultens befintliga åtkomst garanterar inte godkännande.
För en daterad lista över inskickade dokument och öppna frågor utan att kopiera identitetsnummer till den gemensamma arbetslistan. Om flera anhöriga eller delägare deltar, bestäm vem som kontaktar Intuit så att ansökningarna inte motsäger varandra. Bygg inte driften på ett antaget godkännandedatum; fördela tillfälliga dokumentationsuppgifter under handläggningen.
4. Kom överens om en tillfällig redovisningsplan
Ordna ett kort möte med ansvarig företrädare och redovisningskonsult. Identifiera kommande relevanta datum för löner, leverantörer, kundfakturering och rapportering. Bestäm vem som samlar underlag, vem som förbereder bokföringen och vem som får godkänna ekonomiska åtgärder. En skriftlig ansvarsfördelning minskar dubbelarbete och risken att brådskande uppgifter hamnar hos någon utan befogenhet.
En bokförare kan exempelvis ta fram en lista över obetalda fakturor medan företagets företrädare avgör vilka betalningar som får göras. Håll bankåtkomst och QuickBooks-åtkomst åtskilda. Dokumentera arbete utanför programmet under övergången, med datum och underlag, så att redovisningskonsulten senare kan stämma av utan att gissa.
5. Bevara underlag innan abonnemanget ändras
Fråga vilka rapporter, transaktionsuppgifter, bilagor och underlag som behövs för fortsatt verksamhet eller avveckling. En första inventering kan omfatta huvudbok, balans- och resultatrapporter, obetalda kund- och leverantörsfakturor, avstämningar och relevanta löne- eller skatteunderlag. Det är en planeringslista, inte en allmän bevaranderegel eller ett löfte om att en export innehåller allt.
Låt en behörig användare spara tillgängliga underlag i ett företagsarkiv med begränsad åtkomst. Ange företag, perioder, rapportinställningar och exportdatum för varje filgrupp. Öppna stickprov och kontrollera summor och perioder. Fråga efter saknade bilagor och dokument hos anslutna tjänster: ett kalkylblad med rapporter är inte en fullständig säkerhetskopia som kan återställa företagets hela bokföringsmiljö.
Utse en arkivansvarig och be rådgivarna ange vilka bevarandekrav som gäller för företaget. Behåll vid behov en andra skyddad kopia och dokumentera hur den behöriga efterträdaren hittar den. Sprid inte anställdas eller kunders ekonomiska uppgifter i en familjechatt bara för att flera personer hjälper till med dödsboet.
6. Granska abonnemang och anslutna tjänster separat
Lista QuickBooks Online, lönehantering, betalningshantering, bankanslutningar, kvittoverktyg och integrationer som faktiskt används. Identifiera faktureringsansvarig och kontaktperson för varje tjänst. Administratörsbytet är en punkt i listan; kontrollera separat om andra produkter kräver egna ändringar av kontaktuppgifter, behörigheter eller konton.
Bestäm syftet och få ansvarig företrädares godkännande innan ett betalningssätt ersätts eller en tjänst kopplas bort. Anteckna senast avslutade arbete och väntande uppgifter. En tekniskt lyckad ändring kan ändå störa bokföringen om ingen förklarar vad nästa användare behöver göra. Boka en uppföljning efter varje godkänd ändring.
7. Besluta om fortsättning eller uppsägning
Om företaget fortsätter, testa den godkända efterträdarens åtkomst, uppdatera nödvändiga kontakter och bekräfta vem som sköter fakturering och arkiv. Granska inaktuella behörigheter när överlämningen fungerar. Om företaget avvecklas, fastställ redovisningsplanen och bevara dokumenten före uppsägning via rätt faktureringskanal.
Intuit uppger att uppsagda betalabonnemang behåller läsåtkomst till uppgifterna i ett år. Provversioner har en annan period på 90 dagar. Intuit rekommenderar export eller utskrift före uppsägning. Åtkomstperioden ersätter inte ett eget arkiv och är inte en lagstadgad bevarandetid. Spara bekräftelsen och lägg in en påminnelse i god tid före aktuell tidsgräns.
Nästa steg
Identifiera företaget i dag, kontakta redovisningskonsulten och utse den som samordnar behörig åtkomst. Ägare som planerar i förväg kan dokumentera roller och öva på att hitta underlag medan de fortfarande kan hjälpa till. Lägg kontoöversikten till familjens checklista för digitalt arv och granska den när personal, rådgivare, abonnemang eller företagsstruktur ändras.