Un administrateur Asana peut être la personne qui fait fonctionner une agence, une équipe opérationnelle ou une petite entreprise. Son compte relie les échéances clients, les tâches, les factures et des années de décisions. Après son décès, les collègues voient parfois encore leurs tâches quotidiennes, mais ignorent qui peut gérer les membres ou le prochain renouvellement. La famille peut également avoir besoin de distinguer les documents professionnels des informations personnelles.
Commencez par un coordinateur et un inventaire écrit. Déterminez qui peut décider, préservez les documents nécessaires et vérifiez séparément chaque partie de la transmission. Ce guide propose une démarche opérationnelle pour des équipes de différents pays. Il ne crée aucun droit successoral et ne garantit pas l’acceptation d’une demande de récupération par Asana.
1. Identifier l’espace et les responsables
Notez le nom et l’URL de l’organisation ou de l’espace de travail, l’adresse professionnelle du défunt, l’éventuel forfait payant et les administrateurs connus. Vérifiez si l’abonnement concerne l’organisation entière, une division, une équipe ou un espace de travail. Ajoutez les références de factures et un contact contrôlé par l’organisation. Le nom de l’entreprise ne suffit pas toujours à identifier l’abonnement.
Asana décrit les organisations et espaces de travail comme des espaces partagés, et non comme des espaces contrôlés uniquement par leur créateur.
Désignez la personne qui coordonne collègues, famille et représentant de la succession. Identifiez qui approuve les dépenses, décide de la conservation et échange avec les clients. Un journal daté évite les changements contradictoires. Intégrez l’inventaire au plan de continuité de l’activité numérique, avec les emplacements de récupération sécurisés plutôt que les mots de passe.
2. Vérifier les rôles avec un compte existant
Demandez à un administrateur disponible de se connecter avec son propre compte autorisé et d’examiner les rôles actuels. Le guide des rôles distingue administrateurs et super administrateurs ; les invités ne peuvent occuper aucun de ces rôles d’organisation.
Testez les fonctions nécessaires au successeur : gestion des membres, paramètres de sécurité et accès aux équipes concernées. Voir un projet ne prouve pas que l’on peut administrer l’organisation. Notez les lacunes et désignez un responsable pour chacune. Un compte nominatif permet d’attribuer les actions ultérieures.
Les permissions techniques ne déterminent ni la propriété de l’entreprise ni le droit de divulguer les données clients. Confirmez le périmètre avec le représentant compétent avant d’élargir l’accès. Si l’entreprise utilise une authentification unique, coordonnez les changements avec l’administrateur des identités plutôt que d’improviser une récupération.
3. Préparer une demande d’assistance précise
Si aucun administrateur disponible ne peut effectuer les changements, contactez Asana Support par le centre d’aide. Expliquez le décès, identifiez l’espace et l’abonnement et décrivez la fonction manquante. Demandez la procédure de poursuite ou de fermeture autorisée. La possession d’un mot de passe par un proche ne prouve pas son autorité.
Réunissez les identifiants de factures, les informations de l’organisation et des membres, ainsi que le contact du représentant. Demandez les justificatifs nécessaires et leur canal de transmission sécurisé. Évitez les documents d’identité dans les projets partagés ou discussions publiques. Conservez la référence du dossier et un interlocuteur unique.
La documentation citée concerne l’administration ordinaire, pas une procédure universelle de transmission après décès. Faites préciser les conditions et délais du dossier. En attendant, listez les échéances urgentes que les collègues autorisés peuvent déjà traiter sans modifier la titularité du compte ou la sécurité.
4. Inventorier les projets et transmettre les responsabilités
Listez les projets essentiels avec leur URL, responsable actuel, membres, prochaine échéance et successeur proposé. Décidez lesquels poursuivre, suspendre ou clôturer. Incluez le travail récurrent, comme la préparation de la paie et les validations clients. Demandez aux responsables d’équipe de rechercher les omissions.
Le guide des responsables de projet situe la réattribution dans l’aperçu du projet, sous les rôles du projet.
Utilisez un compte autorisé et les permissions disponibles. Après le changement, demandez au successeur d’ouvrir le projet, de vérifier le travail à venir et de confirmer qu’il peut agir. Réattribuez les tâches séparément : diriger un projet ne signifie pas réaliser toutes ses tâches. Consignez les accès non résolus avant de déclarer la transmission terminée.
5. Examiner les documents sensibles avant d’élargir l’accès
Séparez les dossiers clients, les informations du personnel et les notes personnelles. Déterminez quoi conserver et qui peut y accéder. Un proche aidant la succession n’a pas forcément besoin de tous les projets de l’agence ; un collègue chargé des délais n’a pas besoin d’informations familiales privées.
Le guide de confidentialité indique que les projets privés aux membres limitent l’accès à leurs membres.
Ne partagez pas tout avec l’organisation pour résoudre la transmission. Demandez des accès ciblés et examinez les obligations de confidentialité avant de copier des documents. Vérifiez séparément les fichiers liés à d’autres services. Pour une conservation autorisée, utilisez les outils permis, notez les éléments sauvegardés et testez leur ouverture. Une liste de liens n’est pas une archive indépendante.
6. Coordonner désactivation et réattribution des tâches
Examinez les tâches inachevées, les responsables de projets, les portefeuilles et les tableaux de bord avant de retirer l’accès. Asana précise que la désactivation ne transfère pas la propriété des projets, portefeuilles ou tableaux de bord.
Préparez une liste de réattribution et vérifiez les éléments importants avec leurs nouveaux responsables. Coordonnez le calendrier avec l’administrateur des identités, car ses changements peuvent affecter Asana. Si la sécurité exige une suspension immédiate, effectuez-la rapidement et documentez les sauvegardes et réattributions encore nécessaires pour les administrateurs autorisés.
Après la désactivation, examinez le traitement des tâches dans votre configuration. Un projet créé automatiquement ne suffit pas à achever la transmission. Vérifiez les délais, le travail privé que vous êtes autorisé à consulter et les dépendances opérationnelles. Notez les éléments manquants sans promettre de récupérer tous les documents inaccessibles.
7. Traiter séparément facturation et processus connectés
Identifiez le contact de facturation, la date de renouvellement, le payeur, l’historique et le périmètre de l’abonnement. Faites décider son maintien pendant la transition. Consultez le guide de facturation : les fonctions varient, notamment pour les forfaits facturés manuellement.
Vérifiez que la bonne personne reçoit les communications et peut effectuer les changements approuvés. Conservez les confirmations de changement de responsable, de paiement ou de résiliation. Ne résiliez pas automatiquement tant que le travail essentiel dépend du service. Vérifiez les conditions avant de supposer un remboursement ou une date de résiliation.
Listez les intégrations, règles, formulaires et liens externes. Chargez quelqu’un de tester un processus représentatif avec un exemple sans risque. Changer un rôle administratif ne prouve pas que tous les services connectés fonctionnent. Notez le responsable et les mises à jour autorisées nécessaires pour chaque dépendance.
8. Répéter la transmission à l’avance
Créez une note d’une page avec l’identifiant de l’espace, le coordinateur, les administrateurs de secours, le contact de facturation, l’inventaire, l’emplacement sécurisé de récupération et les instructions de fermeture. Gardez les secrets hors des projets largement partagés. Révisez la note après les changements de personnel, d’abonnement ou de système d’identité.
Une agence pourrait confier les délais à un responsable opérationnel et le renouvellement à un collègue des finances. Un représentant désigné approuverait la conservation des documents confidentiels. Demandez à chacun de retrouver les informations et fonctions avec son propre compte. Notez la date et corrigez les lacunes tant que l’administrateur actuel peut aider.
Prochaines étapes
Choisissez un coordinateur, identifiez l’espace et vérifiez l’administration disponible. Préservez les documents appropriés, attribuez les responsabilités de projets et de tâches et coordonnez la désactivation. Terminez par la facturation et les processus connectés. Consignez ce qui fonctionne, ce qui reste à résoudre et qui assurera le suivi. Un successeur préparé facilite la continuité pour l’organisation et la famille.