Un administrateur Figma peut détenir les connaissances pratiques qui font fonctionner un studio de design : l’emplacement des fichiers clients, l’approbation des licences et la bibliothèque utilisée par le produit. Après son décès, les collègues peuvent encore ouvrir certains designs alors que des tâches administratives importantes n’ont plus de responsable clair. La famille peut également devoir distinguer les responsabilités professionnelles des créations personnelles.
Cette liste aide les studios, équipes produit et créateurs indépendants à organiser une passation autorisée. Elle concerne surtout les offres Organization et Enterprise ; une équipe Professional doit examiner séparément son administration et sa facturation. Ces recommandations constituent un plan de continuité fondé sur les contrôles documentés par Figma, sans garantir une procédure de transfert après décès. Déterminez qui peut décider avant de modifier les accès ou déplacer des éléments clients.
1. Identifier l’offre et la coordination
Notez le nom de l’organisation, les URL des équipes et fichiers concernés, l’adresse professionnelle du défunt, les administrateurs connus et les références d’abonnement. Demandez aux responsables de projet d’identifier les livraisons clients en cours, les dossiers privés et les fichiers sources du système de design. Incluez les tableaux FigJam et les autres produits Figma réellement utilisés. Les designs récemment ouverts constituent rarement un inventaire complet.
Désignez une personne capable de coordonner la direction, les finances et, si nécessaire, le représentant de la succession. Précisez qui peut approuver les accès, dépenses, conservation et fermeture. Attribuez un responsable et une date de révision à chaque point en attente. Ne transmettez à la famille que les informations nécessaires à ses tâches ; l’aide à la succession ne justifie pas la diffusion de fichiers clients confidentiels.
2. Vérifier les accès administratifs disponibles
Demandez à un administrateur disponible de se connecter avec son propre compte et de vérifier la bonne organisation. Figma distingue les administrateurs d’équipe, d’espace de travail, de groupe de facturation et d’organisation. Un administrateur d’organisation a des responsabilités plus larges qu’un administrateur d’équipe. Consignez le rôle et le périmètre de chaque successeur, puis testez les contrôles nécessaires sans vous fier uniquement à son intitulé de poste.
Pour anticiper, un administrateur d’organisation peut accorder des droits administratifs à un membre admissible dans Admin, People et le menu du membre. Figma précise que les invités ne peuvent pas devenir administrateurs d’organisation. Choisissez un successeur interne adapté et vérifiez l’invitation, la connexion et l’accès administratif. Conservez les instructions de récupération dans un stockage sécurisé approuvé, sans inscrire de mots de passe dans la note de continuité.
S’il ne reste aucun administrateur adapté, contactez l’assistance Figma par son canal officiel. Expliquez le décès, identifiez l’organisation et décrivez le contrôle manquant. Demandez quelles preuves d’autorité organisationnelle sont requises et comment les transmettre de manière sécurisée. Gardez la référence du dossier et les prochaines étapes confirmées. Ne promettez ni qu’un document précis garantit l’accès ni un délai fixe de vérification.
3. Distinguer propriété, permissions et emplacement
Inventoriez les fichiers et dossiers essentiels avec leurs URL, emplacements, collaborateurs et successeurs prévus. Pour chacun, déterminez s’il faut un accès en modification, un nouveau propriétaire, un déplacement vers un espace partagé ou les trois. Ces décisions sont distinctes. Un petit tableau de passation évite qu’un changement de permission terminé masque un problème de stockage non résolu.
La documentation sur la propriété indique que seul le propriétaire actuel peut effectuer le transfert normal d’un fichier ou dossier. Le transfert de propriété d’un fichier ne le déplace pas non plus. Après un décès, interrogez l’assistance sur les problèmes de propriété au lieu de considérer la procédure normale comme un raccourci de récupération. En amont, placez les créations professionnelles dans des dossiers partagés appropriés et testez l’accès du successeur pendant que le créateur peut encore aider.
4. Examiner les brouillons avant les changements de compte
Traitez les brouillons comme une tâche de conservation distincte. Selon la documentation sur le retrait de personnes, les brouillons de l’organisation d’un membre ou invité retiré deviennent accessibles aux administrateurs d’organisation dans Admin. Les contributions aux fichiers partagés restent, mais le retrait n’attribue pas automatiquement un nouveau propriétaire. Examinez la procédure applicable et désignez une personne chargée de retrouver et traiter ces brouillons.
Retirer quelqu’un d’une organisation et supprimer son compte Figma sont deux opérations différentes. Le guide de transfert avertit que la suppression du compte supprime les fichiers de ses brouillons, même si leur propriété a été transférée. Il précise aussi que les exports .fig n’incluent pas les permissions, commentaires ou historiques de versions. Utilisez un export autorisé comme une mesure de conservation, vérifiez qu’il s’ouvre et documentez ces limites. Un fichier local n’est pas une sauvegarde complète du compte.
Coordonnez les retraits ordinaires avec l’administrateur des identités. La capture de domaine et l’authentification unique peuvent affecter l’accès aux équipes extérieures, selon le guide de retrait. Inventoriez d’abord les équipes externes et dépendances connues. Si un risque urgent impose une suspension immédiate, documentez les tâches de conservation restantes et confiez-les aux administrateurs autorisés.
5. Préserver les bibliothèques et responsabilités de design
Listez les fichiers sources des composants partagés, styles et autres ressources du système de design, ainsi que les designs qui en dépendent. Désignez un responsable de maintenance pour chaque bibliothèque importante et un collègue pour relire les modifications. Notez quel client ou quelle équipe interne peut approuver la publication. La continuité administrative est plus utile lorsqu’elle implique les personnes qui comprennent les choix de design.
Avant de déplacer ou recréer une bibliothèque, testez un fichier représentatif qui l’utilise et documentez les éléments fonctionnels. Demandez à un designer autorisé d’ouvrir un prototype important, d’en vérifier les ressources et de confirmer leur disponibilité. Consignez les dépendances manquantes avec une date. Un PDF statique peut préserver une référence visuelle tout en laissant non résolues la structure modifiable et les relations entre bibliothèques.
Incluez les engagements de livraison : revues en attente, transmissions au développement, validations clients et exports promis. Notez où se trouvent les spécifications associées, licences de polices, autorisations d’images et contrats. L’accès à Figma ne détermine pas à lui seul qui peut réutiliser chaque ressource. Adressez les questions contractuelles au responsable de l’accord avant de diffuser les créations hors de l’équipe approuvée.
6. Maintenir la facturation et les services connectés
Demandez à l’administrateur autorisé et au contact financier de vérifier les factures, renouvellements, moyens de paiement, responsabilités concernant les licences et l’adresse de facturation surveillée. Le guide des rôles inclut la facturation parmi les responsabilités des administrateurs d’organisation. Confirmez qui autorise les dépenses récurrentes et consignez les changements approuvés. Évaluez les besoins de continuité avant de résilier une offre pour résoudre un problème de propriété.
Inventoriez les plugins, jetons, automatisations, outils de transmission au développement et stockages externes réellement utilisés. Identifiez les dépendances liées à l’identité du défunt et organisez des remplacements autorisés lorsque nécessaire. Testez un flux habituel avec des exemples adaptés et notez le résultat. Planifiez les changements d’identifiants avec le responsable sécurité pour éviter de maintenir indéfiniment des accès non réexaminés.
7. Répéter le plan de continuité
Rédigez une courte note comprenant les identifiants de l’organisation, administrateurs suppléants, liens essentiels des fichiers et bibliothèques, contacts financiers, références des dossiers d’assistance, emplacements sécurisés de récupération et souhaits de conservation. Reliez-la au plan de continuité de l’activité en ligne. Documentez séparément les créations personnelles lorsque leur traitement diffère de celui des archives professionnelles.
Demandez à un administrateur suppléant de trouver les paramètres de l’organisation, à un designer d’ouvrir un fichier essentiel et aux finances de retrouver les informations de renouvellement. Notez la date de l’exercice et corrigez les lacunes découvertes. Répétez après des départs, changements d’offre ou réorganisations majeures de bibliothèques. Une passation testée réduit l’incertitude et sollicite moins la famille dans une période difficile.
Prochaines étapes
Désignez un coordinateur, confirmez les accès disponibles et inventoriez fichiers, brouillons, bibliothèques, facturation et intégrations. Demandez conseil à l’assistance si la propriété ou l’administration reste bloquée. Préservez les éléments autorisés avant les changements ordinaires de compte, testez l’accès opérationnel du successeur et terminez par une liste datée des actions réalisées et questions ouvertes.