Un administrateur d’organisation Atlassian peut avoir configuré Jira, connecté le fournisseur d’identité et organisé des années de documentation Confluence. Après son décès, les projets peuvent continuer à fonctionner sans que personne sache qui peut modifier les paramètres administratifs. Un proche chargé de la succession peut ignorer quels documents appartiennent à l’entreprise et qui doit les conserver.
Commencez par désigner un coordinateur et distinguez les décisions concernant l’accès administratif, la conservation des informations, la facturation et les responsabilités opérationnelles. Cette liste concerne Atlassian Cloud. Une installation autogérée nécessite un plan d’infrastructure distinct. L’objectif est d’organiser une passation autorisée ; l’accès technique seul ne détermine ni la propriété de l’entreprise ni les droits successoraux.
1. Identifier l’organisation et les décideurs
Notez le nom de l’organisation, son identifiant si disponible, les URL des sites concernés et l’adresse professionnelle du défunt. Incluez Jira, Confluence et les services connectés réellement utilisés. Ajoutez les références d’abonnement, les administrateurs connus et une adresse de contact contrôlée par l’organisation. Une entreprise peut disposer de plusieurs sites ou abonnements : reconnaître son logo ne suffit pas à établir l’inventaire.
Déterminez qui peut approuver les dépenses, accorder des accès, décider de la conservation et communiquer avec les clients. Dans une entreprise dirigée par son fondateur, un responsable en poste devra parfois collaborer avec le représentant de la succession. Tenez un journal daté des décisions. Attribuez à chaque point ouvert un responsable et une date de suivi pour éviter que le travail essentiel se perde dans une demande générale de régler les comptes.
2. Vérifier les accès administratifs restants
Demandez à un administrateur disponible de se connecter avec son propre compte et d’examiner l’organisation. Atlassian distingue les administrateurs d’organisation, de site, d’accès utilisateur et d’application.
Vérifiez les contrôles nécessaires à cette passation, sans vous fier au titre professionnel ou au nom d’un groupe. Le successeur peut-il examiner les utilisateurs, les sites et les paramètres nécessaires ? Testez séparément l’accès aux projets Jira et espaces Confluence qu’il doit entretenir. Consignez les permissions manquantes et demandez des changements ciblés à un administrateur autorisé.
Utilisez des comptes nominatifs pour attribuer chaque action à son auteur. Conservez les éléments de récupération dans un lieu sécurisé approuvé. Pour anticiper, désignez un administrateur de secours et testez son accès pendant que l’administrateur actuel peut encore aider. Une invitation reçue ne constitue pas un compte administratif testé.
3. Contacter le support si l’administrateur est indisponible
Atlassian oriente vers le support pour transférer le rôle d’un administrateur indisponible.
Expliquez le décès, identifiez l’organisation et les sites affectés, puis précisez le rôle ou le contrôle manquant. Donnez un contact habilité à répondre au nom de l’organisation. Rassemblez références de factures et justificatifs d’autorité ; demandez quelles preuves fournir et par quel canal sécurisé. Évitez les documents sensibles dans les forums publics et commentaires de projet partagés.
Demandez ce qui peut continuer pendant la vérification et notez le numéro du dossier. Distinguez les étapes d’approbation ou de vérification d’une date de résolution promise. Ne supposez pas qu’un acte de décès garantit l’accès, qu’un lien familial transfère un rôle administratif ou que toutes les demandes ont le même délai. Informez les collègues des progrès confirmés et restrictions restantes.
4. Préserver les responsabilités Jira et Confluence
Inventoriez les projets critiques, travaux à venir, files de service, espaces Confluence et documents opérationnels. Demandez aux responsables d’équipe d’identifier les contenus oubliés, notamment les dossiers clients restreints et les instructions entretenues par une seule personne. Notez qui reprendra chaque responsabilité et qui peut approuver l’accès aux informations sensibles.
Examinez séparément les affectations, l’administration des projets, les permissions des espaces et l’entretien documentaire. Chaque successeur doit pouvoir ouvrir les documents nécessaires et effectuer une action courante autorisée. Vérifiez aussi les fichiers liés dans d’autres services : un lien Confluence n’est pas une copie indépendante. Consignez les accès manquants plutôt que de considérer la passation terminée parce que le site s’ouvre.
Si une conservation autorisée est nécessaire, examinez les options d’exportation ou de sauvegarde du service et de l’offre concernés. Définissez le périmètre, stockez les copies de manière sécurisée et vérifiez qu’elles s’ouvrent. Ne promettez pas qu’un export comprend pièces jointes, permissions et toutes les dépendances. Notez ce qui a été préservé et ce qui reste à examiner.
5. Examiner les domaines et les dépendances d’identité
Recensez domaines de l’entreprise, bureau d’enregistrement, hébergeur DNS, responsable du site et fournisseur d’identité utilisé pour la connexion. Atlassian sépare la vérification du domaine de la revendication des comptes.
Demandez aux administrateurs autorisés des domaines et de l’identité de vérifier ensemble la configuration. Identifiez qui peut gérer renouvellements, enregistrements DNS, fichiers de vérification et paramètres de connexion. Préservez la configuration documentée avant toute modification. Ne supprimez pas un fichier ou enregistrement inconnu : établissez d’abord sa fonction et son responsable.
Documentez le statut du compte du défunt ; une adresse d’apparence professionnelle ne prouve pas que le compte est géré. Coordonnez les changements avec les responsables de l’identité et des applications. Évaluez l’effet sur les services connectés avant de retirer l’accès. Contrôle du domaine, permissions applicatives et autorité sur les documents successoraux nécessitent chacun un responsable identifié.
6. Suivre la facturation et les intégrations
Identifiez contacts d’abonnement, dates de renouvellement, responsables du paiement, stockage des factures et personne habilitée à approuver les coûts courants. Vérifiez que les communications arrivent à une adresse surveillée. Décidez si un service continu est nécessaire pendant la transition et conservez les confirmations des changements ou résiliations approuvés. Succession administrative et gestion des paiements sont des tâches distinctes.
Recensez automatisations, connexions API, applications du marketplace, traitements des courriels entrants et dépôts externes réellement utilisés. Repérez les dépendances au compte du défunt. Organisez des identifiants de remplacement autorisés et testez des flux représentatifs avec des données d’exemple sûres. Coordonnez la révocation des identifiants avec la continuité ; un incident de sécurité peut imposer une intervention immédiate.
7. Coordonner les changements et répéter la passation
Avant une suppression de compte courante, examinez affectations ouvertes, contenus privés que l’organisation est autorisée à traiter et intégrations. Si un risque urgent exige une suspension, faites intervenir des administrateurs autorisés et documentez les travaux de conservation restants. Traitez séparément dossiers familiaux et informations professionnelles plutôt que de partager tout le compte avec les personnes aidant la succession.
Pour anticiper, entretenez une courte note avec identifiants d’organisation, administrateurs de secours, contacts de facturation, projets et espaces essentiels, emplacements sécurisés de récupération et instructions de fermeture. Reliez-la au plan de continuité de l’activité en ligne. Révisez-la après les changements de personnel, nouveaux sites ou changements du fournisseur d’identité.
Répétez la passation : l’administrateur de secours retrouve l’organisation, un collègue des finances le renouvellement et un responsable de projet la documentation essentielle. Notez la date et corrigez les lacunes. Un exercice pratique révèle des dépendances qu’une liste de noms et de mots de passe ne démontre pas.
Prochaines étapes
Choisissez un coordinateur, inventoriez l’organisation et vérifiez les accès restants. Ouvrez un dossier de support précis si nécessaire. Préservez les documents autorisés, attribuez les responsabilités, examinez domaines et identité, puis facturation et intégrations. Terminez par une liste datée des actions accomplies et points ouverts. Une passation claire soutient l’équipe et allège la charge administrative des proches.