En Asana-administratör kan vara personen som håller en byrå, ett operativt team eller ett litet företag igång. Kontot kopplar samman kunddeadliner, uppgifter, fakturor och år av beslut. Efter dödsfallet kan kollegorna fortfarande se sina dagliga uppgifter utan att veta vem som kan hantera medlemmar eller nästa förnyelse. Familjen kan också behöva hjälp att skilja verksamhetens dokument från personlig information.
Börja med en samordnare och en skriftlig inventering. Fastställ vem som får fatta beslut, bevara nödvändiga dokument och kontrollera varje del av överlämningen separat. Guiden ger en praktisk checklista för team i olika länder. Den fastställer inga arvsrättigheter och garanterar inte att Asana godkänner en viss återställningsbegäran.
1. Identifiera miljön och de ansvariga
Anteckna organisationens eller arbetsytans namn och adress, den avlidnes arbetsmejl, eventuell betald plan och kända administratörer. Kontrollera om abonnemanget gäller hela organisationen, en division, ett team eller en arbetsyta. Ta med fakturareferenser och en kontaktadress som organisationen kontrollerar. Företagsnamnet räcker kanske inte för att identifiera rätt abonnemang.
Asana beskriver organisationer och arbetsytor som delade miljöer, inte som miljöer som enbart skaparen kontrollerar.
Kom överens om vem som samordnar kollegor, familj och dödsboets företrädare. Utse personer som får godkänna utgifter, bevarande och kundkommunikation. En daterad åtgärdslogg förhindrar motstridiga ändringar. Lägg inventeringen i en kontinuitetsplan för nätverksamheten, med säkra återställningsplatser i stället för lösenord.
2. Kontrollera roller med ett befintligt konto
Be en tillgänglig administratör logga in med sitt eget behöriga konto och granska rollerna. Rollguiden skiljer administratörer från superadministratörer; gäster kan inte ha någon av dessa organisationsroller.
Testa funktionerna som efterträdaren behöver: hantera medlemmar, granska säkerhetsinställningar och hitta relevanta team. Projektåtkomst bevisar inte tillgång till organisationsadministration. Dokumentera luckor och utse en ansvarig för varje. Ett personligt konto gör senare åtgärder möjliga att hänföra till rätt person.
Tekniska behörigheter avgör inte vem som äger verksamheten eller får lämna ut kunduppgifter. Bekräfta omfattningen med ansvarig företrädare innan åtkomst utökas. Använder företaget enkel inloggning, involvera identitetsadministratören och samordna ändringarna.
3. Förbered ett tydligt supportärende
Om ingen tillgänglig administratör kan göra ändringarna, kontakta Asana Support via hjälpcentret. Förklara dödsfallet, identifiera miljön och abonnemanget och beskriv funktionen som saknas. Be om vägledning för behörig fortsättning eller avslutning. Att en anhörig har lösenordet bevisar ingen befogenhet.
Samla fakturaidentifierare, organisationsuppgifter, medlemsinformation och företrädarens kontaktadress. Fråga vilka underlag som krävs och hur de skickas säkert. Lägg inte identitetshandlingar i delade projekt eller offentliga diskussioner. Spara ärendenumret och bestäm en enda kontaktperson.
Den citerade dokumentationen beskriver vanlig administration, inte ett allmänt överlämningsförfarande vid dödsfall. Fråga om krav och handläggningstid för det aktuella ärendet. Lista under tiden brådskande deadlines som behöriga kollegor redan kan hantera utan ändrad kontokontroll eller säkerhet.
4. Inventera projekt och överför ansvar
Lista viktiga projekt med adress, nuvarande ägare, medlemmar, nästa deadline och föreslagen efterträdare. Bestäm vilka som fortsätter, pausas eller avslutas. Ta med återkommande arbete, som löneförberedelser och kundgodkännanden. Be teamledare kontrollera vad som saknas.
Guiden om projektägare placerar omfördelningen i projektets översikt, under projektrollerna.
Använd ett behörigt konto med de tillgängliga projekträttigheterna. Be efterträdaren öppna projektet efter ändringen, granska kommande arbete och bekräfta att uppgifterna kan utföras. Tilldela arbetsuppgifter separat: att leda ett projekt innebär inte att utföra varje uppgift. Dokumentera olöst åtkomst innan överlämningen förklaras färdig.
5. Granska känsliga uppgifter innan åtkomsten utökas
Skilj kundmaterial, personaluppgifter och personliga anteckningar åt. Bestäm vad som ska bevaras och vem som får hantera det. En anhörig som hjälper dödsboet behöver kanske inte alla byråns projekt; en kollega som bevakar deadlines behöver inte privata familjeuppgifter.
Integritetsguiden förklarar att projekt som är privata för medlemmar begränsar åtkomsten till sina medlemmar.
Dela inte allt med organisationen för att lösa överlämningen. Begär riktad åtkomst och granska sekretesskrav innan dokument kopieras. Kontrollera länkade filer i andra tjänster separat. Vid behörigt bevarande använder du tillåtna verktyg, dokumenterar vad som sparats och testar att filerna öppnas. En länksamling är inget fristående arkiv.
6. Samordna avaktivering och omfördelning av uppgifter
Granska oavslutade uppgifter, projektägare, portföljer och instrumentpaneler innan åtkomsten tas bort. Asana anger att avaktivering inte överför ägarskap för projekt, portföljer eller instrumentpaneler.
Gör en omfördelningslista och bekräfta viktiga punkter med de nya ansvariga. Samordna tidpunkten med identitetsadministratören, eftersom dennes ändringar kan påverka Asana. Kräver säkerheten omedelbar avstängning, genomför den snabbt och dokumentera återstående bevarande och omfördelning för behöriga administratörer.
Kontrollera efteråt hur uppgifter hanteras i er konfiguration. Ett automatiskt skapat projekt slutför inte överlämningen på egen hand. Granska deadlines, privat arbete som du får granska och verksamhetens beroenden. Dokumentera saknade delar utan att lova återställning av alla otillgängliga uppgifter.
7. Hantera fakturering och anslutna flöden separat
Hitta faktureringskontakt, förnyelsedatum, betalare, fakturahistorik och abonnemangets omfattning. Låt behörig beslutsfattare avgöra om tjänsten ska fortsätta under övergången. Läs faktureringsguiden: funktionerna varierar, särskilt för manuellt fakturerade planer.
Kontrollera att rätt person får meddelanden och kan göra godkända ändringar. Spara bekräftelser på ändrat ansvar, betalning eller uppsägning. Avsluta inte automatiskt medan nödvändigt arbete beror på tjänsten. Kontrollera villkoren innan du antar återbetalning eller ett visst slutdatum.
Lista integrationer, regler, formulär och externa fillänkar. Utse någon att testa ett representativt flöde med säkra exempeldata. En ändrad administratörsroll bevisar inte att alla anslutna tjänster fungerar. Anteckna ansvarig och separata behöriga uppdateringar för varje beroende.
8. Öva överlämningen i förväg
Skapa en kontinuitetsanteckning på en sida med miljöns identifierare, samordnare, reservadministratörer, faktureringskontakt, projektinventering, säker återställningsplats och avslutsinstruktioner. Förvara hemligheter utanför brett delade projekt. Uppdatera anteckningen efter förändringar i personal, abonnemang och identitetssystem.
En byrå kan utse en operativ ledare för deadlines och en ekonomikollega för förnyelsen. En utsedd företrädare godkänner bevarande av konfidentiella dokument. Be varje person hitta information och funktioner med sitt eget konto. Anteckna granskningsdatumet och rätta luckor medan den nuvarande administratören kan hjälpa till.
Nästa steg
Välj en samordnare, identifiera miljön och kontrollera tillgänglig administration. Bevara lämpliga dokument, tilldela projekt- och uppgiftsansvar och samordna avaktiveringen. Avsluta med fakturering och anslutna flöden. Dokumentera vad som fungerar, vad som är olöst och vem som följer upp. En förberedd efterträdare underlättar kontinuiteten för både organisationen och familjen.