En Atlassian-organisationsadministratör kan vara personen som konfigurerade Jira, anslöt identitetsleverantören och organiserade flera års Confluence-dokumentation. När personen avlider kan projekten fortfarande fungera samtidigt som ingen vet vem som kan ändra administrativa inställningar. En anhörig med ansvar för dödsboet kanske inte vet vilka handlingar som tillhör företaget eller vem som bör bevara dem.
Börja med att utse en samordnare och skilja beslut om administrativ åtkomst, informationsbevarande, fakturering och operativa ansvarsområden åt. Checklistan gäller Atlassian Cloud. En installation som drivs i egen regi behöver en separat infrastrukturplan. Syftet är en behörig överlämning; teknisk åtkomst i sig fastställer inte företagsägande eller arvsrätt.
1. Identifiera organisationen och beslutsfattarna
Anteckna organisationsnamn, tillgängligt ID, relevanta webbplatsadresser och den avlidna administratörens arbetsadress. Ta med Jira, Confluence och anslutna tjänster som teamet faktiskt använder. Registrera abonnemangsreferenser, kända administratörer och en kontaktadress som organisationen kontrollerar. Ett företag kan ha flera webbplatser eller abonnemang; en välbekant logotyp ersätter inte en fullständig inventering.
Fastställ vem som får godkänna utgifter, bevilja åtkomst, besluta om bevarande och kommunicera med kunder. I ett företag som leds av grundaren kan en kvarvarande chef behöva samordna sig med dödsboets företrädare. För en daterad beslutslogg. Ge varje öppen fråga en ansvarig och ett uppföljningsdatum, så att viktigt arbete inte försvinner i en allmän begäran om att ordna kontona.
2. Kontrollera kvarvarande administrativ åtkomst
Be en tillgänglig administratör logga in med sitt eget konto och granska organisationen. Atlassian skiljer mellan organisations-, webbplats-, användaråtkomst- och appadministratörer.
Kontrollera funktionerna som just denna överlämning kräver i stället för att lita på befattningar eller gruppnamn. Kan efterträdaren granska användare, webbplatser och nödvändiga inställningar? Testa separat åtkomsten till Jira-projekt och Confluence-ytor som personen ska underhålla. Dokumentera saknade behörigheter och begär riktade ändringar genom en behörig administratör.
Använd personliga efterträdarkonton så att åtgärder kan kopplas till rätt person. Förvara återställningsmaterial på en godkänd säker plats. Vid framförhållning, utse en reservadministratör och testa åtkomsten medan den nuvarande fortfarande kan hjälpa. En inbjudan i inkorgen är inte ett testat administratörskonto.
3. Kontakta support när administratören inte är tillgänglig
Atlassian hänvisar till Support för rollöverföring när en administratör är otillgänglig.
Förklara dödsfallet, identifiera organisation och berörda webbplatser och ange vilken roll eller funktion som saknas. Lämna en kontakt som får svara för organisationen. Samla fakturareferenser och handlingar som styrker behörighet; fråga vilka bevis som behövs och hur de lämnas säkert. Lägg inte känsliga handlingar i offentliga forum eller delade projektkommentarer.
Fråga vad som kan fortsätta under verifieringen och anteckna ärendenumret. Skilj verifierings- och godkännandesteg från ett utlovat slutdatum. Anta inte att ett dödsfallsintyg garanterar åtkomst, att släktskap överför en administratörsroll eller att alla ärenden har samma handläggningstid. Informera kollegor om bekräftade framsteg och kvarstående begränsningar.
4. Bevara ansvaret för Jira och Confluence
Inventera kritiska Jira-projekt, kommande arbete, serviceköer, Confluence-ytor och verksamhetsdokument. Be teamledare identifiera material som saknas, bland annat begränsade kundhandlingar och instruktioner som bara en person underhållit. Anteckna vem som tar över varje ansvar och vem som kan godkänna åtkomst till känslig information.
Granska arbetsfördelning, projektadministration, ytbehörigheter och dokumentationsansvar separat. Be varje efterträdare öppna nödvändiga handlingar och utföra en tillåten rutinåtgärd. Kontrollera också länkade filer i andra tjänster: en Confluence-länk är ingen oberoende kopia. Dokumentera saknad åtkomst i stället för att avsluta överlämningen för att webbplatsen går att öppna.
När behörigt bevarande behövs, kontrollera export- eller säkerhetskopieringsalternativen för aktuell tjänst och abonnemang. Bestäm omfattningen, lagra kopior säkert och kontrollera att de öppnas. Lova inte att en enda export innehåller bilagor, behörigheter och alla beroenden. Dokumentera vad som bevarats och vad som återstår att undersöka.
5. Granska domäner och identitetsberoenden
Registrera företagets domäner, registrar, DNS-leverantör, webbplatsadministratör och identitetsleverantör för inloggning. Atlassian behandlar domänverifiering och anspråk på konton som separata steg.
Be behöriga domän- och identitetsadministratörer granska konfigurationen tillsammans. Kontrollera vem som kan sköta förnyelser, DNS-poster, verifieringsfiler och inloggningsinställningar. Bevara dokumenterad konfiguration före ändringar. Ta inte bort okända poster eller webbplatsfiler för att syftet är oklart; identifiera först funktion och ansvarig.
Dokumentera statusen för den avlidnas konto. En adress som ser företagsanknuten ut bevisar inte att kontot är hanterat. Samordna ändringar med ansvariga för identitetssystem och appar. Bedöm påverkan på anslutna tjänster före borttagning av åtkomst. Domänkontroll, appbehörigheter och befogenheter över dödsboets handlingar behöver varsin dokumenterad ansvarig.
6. Följ upp fakturering och integrationer
Identifiera abonnemangskontakter, förnyelsedatum, betalningsansvar, fakturalagring och vem som får godkänna löpande kostnader. Säkerställ att meddelanden når en bevakad adress. Avgör om tjänsten måste fortsätta utan avbrott under övergången och behåll bekräftelser på godkända ändringar eller uppsägningar. Administrativ succession och betalningshantering är separata uppgifter.
Lista använda automatiseringar, API-anslutningar, marketplace-appar, inkommande e-postflöden och externa kodarkiv. Identifiera beroenden kopplade till den avlidnas konto. Ordna behöriga ersättningsuppgifter och testa representativa flöden med säkra exempeldata. Samordna återkallande av inloggningsuppgifter med kontinuitetsarbetet; en säkerhetsincident kan kräva omedelbar åtgärd.
7. Samordna kontoändringar och öva planen
Granska öppna arbetsuppgifter, privat material som organisationen får hantera och integrationer före vanlig kontoborttagning. Kräver en akut säkerhetsrisk avstängning, agera genom behöriga administratörer och dokumentera återstående bevarande. Hantera familjehandlingar och företagsinformation via lämpliga vägar i stället för att dela hela kontot med alla som hjälper dödsboet.
För framtida planering, håll en kort kontinuitetsanteckning med organisations-ID, reservadministratörer, faktureringskontakter, kritiska projekt och ytor, säkra återställningsplatser och avslutsinstruktioner. Koppla den till kontinuitetsplanen för onlineverksamheten. Granska efter personalbyten, nya webbplatser och byte av identitetsleverantör.
Öva överlämningen: låt reservadministratören hitta organisationen, en ekonomikollega hitta förnyelseunderlaget och en projektledare öppna viktig dokumentation. Anteckna datumet och åtgärda luckor. En praktisk övning visar beroenden som en lista med namn och lösenord inte bevisar.
Nästa steg
Välj en samordnare, inventera organisationen och kontrollera kvarvarande åtkomst. Öppna ett tydligt supportärende vid behov. Bevara behöriga handlingar, fördela ansvar, granska domäner och identitet samt kontrollera fakturering och integrationer. Avsluta med en daterad lista över genomförda åtgärder och öppna frågor. En tydlig överlämning hjälper teamet och minskar familjens administrativa börda.