En Figma-administratör kan känna till de praktiska detaljer som håller en designstudio igång: var kundfilerna finns, vem som godkänner licenser och vilket bibliotek produkten använder. Efter personens död kan kollegor fortfarande öppna vissa designer medan viktiga administrativa uppgifter saknar en tydlig ansvarig. Familjen kan också behöva skilja verksamhetens ansvar från privata kreativa arbeten.
Den här checklistan hjälper designstudior, produktteam och självständiga kreatörer att ordna en behörig överlämning. Den fokuserar på Organization och Enterprise; ett Professional-team behöver granska sin teamadministration och fakturering separat. Rekommendationerna bildar en kontinuitetsplan utifrån Figmas dokumenterade funktioner, utan att garantera en särskild överföringsprocess vid dödsfall. Bestäm vem som får fatta beslut innan åtkomst ändras eller kundmaterial flyttas.
1. Identifiera abonnemanget och samordnaren
Anteckna organisationsnamnet, relevanta team- och filadresser, den avlidnas arbetsadress för e-post, kända administratörer och abonnemangsreferenser. Be projektledare identifiera pågående kundleveranser, privata mappar och designsystemets källfiler. Ta med FigJam-tavlor och andra Figma-produkter som faktiskt används. En lista med nyligen öppnade designer är sällan en fullständig inventering.
Välj en samordnare som kan samarbeta med ledning, ekonomi och vid behov dödsboets företrädare. Dokumentera vem som får godkänna åtkomst, utgifter, bevarande och avslut. Ge varje olöst fråga en ansvarig och ett granskningsdatum. Dela bara de uppgifter som familjen behöver för sina uppgifter; hjälp med dödsboet motiverar inte att lämna ut konfidentiella kundfiler.
2. Kontrollera återstående administrativ åtkomst
Be en tillgänglig administratör logga in med sitt eget konto och kontrollera rätt organisation. Figma skiljer mellan team-, arbetsyte-, faktureringsgrupps- och organisationsadministratörer. En organisationsadministratör har bredare ansvar än en teamadministratör. Dokumentera varje efterträdares roll och omfattning och testa de funktioner som behövs för överlämningen, i stället för att förlita er på en befattningstitel.
Vid planering i förväg kan en organisationsadministratör ge administratörsåtkomst till en behörig medlem genom Admin, People och medlemmens meny. Figma anger att gäster inte kan bli organisationsadministratörer. Välj en lämplig intern efterträdare och kontrollera inbjudan, inloggning och administrativ åtkomst. Förvara återställningsanvisningar på en godkänd säker plats utan lösenord i kontinuitetsanteckningen.
Om ingen lämplig administratör finns kvar, kontakta Figma Support via den officiella hjälpkanalen. Förklara dödsfallet, identifiera organisationen och beskriv vilken funktion som saknas. Fråga vilka bevis på organisatorisk behörighet som krävs och hur de kan skickas säkert. Spara ärendenumret och bekräftade nästa steg. Lova inte att ett visst dokument garanterar åtkomst eller att verifieringen har en bestämd tidsgräns.
3. Skilj ägarskap, behörigheter och plats åt
Inventera viktiga filer och mappar med adresser, platser, medarbetare och tänkta efterträdare. Avgör för varje objekt om teamet behöver redigeringsåtkomst, en ny ägare, flytt till gemensam lagring eller alla tre. Det är separata beslut. En liten överlämningstabell förhindrar att en genomförd behörighetsändring döljer ett olöst lagringsproblem.
Figmas dokumentation om ägarskap säger att endast den nuvarande ägaren kan genomföra den vanliga överföringen av en fil eller mapp. Att överföra en fils ägarskap flyttar inte heller filen. Fråga Support om olösta ägarfrågor efter ett dödsfall, utan att se den vanliga processen som en genväg för återställning. Lägg verksamhetens arbete i lämpliga gemensamma mappar under planeringen och testa efterträdarens åtkomst medan skaparen fortfarande kan hjälpa till.
4. Granska utkast före kontoändringar
Behandla utkast som en särskild bevarandeuppgift. Enligt dokumentationen om att ta bort personer blir organisationsutkast från en borttagen medlem eller gäst tillgängliga för organisationsadministratörer i Admin. Bidrag till delade filer finns kvar, men borttagningen ger inte automatiskt filen en ny ägare. Granska rätt process och utse någon som hittar och hanterar utkasten.
Att ta bort någon från en organisation och att radera personens Figma-konto är olika åtgärder. Överföringsguiden varnar för att kontoradering tar bort filer i kontots utkast även när ägarskapet har överförts. Exporterade .fig-filer innehåller inte heller behörigheter, kommentarer eller versionshistorik. Använd en behörig export som en bevarandeåtgärd, kontrollera att den går att öppna och dokumentera begränsningarna. En lokal fil är ingen fullständig säkerhetskopia av kontot.
Samordna vanliga borttagningar med identitetsadministratören. Domain capture och enkel inloggning kan enligt borttagningsguiden påverka åtkomsten till externa team. Inventera först kända externa team och beroenden. Om ett akut säkerhetshot kräver omedelbar avstängning, dokumentera kvarstående bevarandeuppgifter och låt behöriga administratörer hantera dem.
5. Bevara bibliotek och designansvar
Lista källfilerna för delade komponenter, stilar och andra resurser i designsystemet samt designerna som använder dem. Utse någon att underhålla varje viktigt bibliotek och en kollega att granska ändringar. Anteckna vilken kund eller vilket internt team som får godkänna publicering. Administrativ kontinuitet hjälper mer när personer som förstår designbesluten deltar.
Testa en representativ användarfil innan biblioteksmaterial flyttas eller återskapas och dokumentera vad som fungerar. Be en behörig designer öppna en viktig prototyp, kontrollera dess resurser och bekräfta att de förväntade resurserna finns. Dokumentera saknade beroenden med datum. En statisk PDF kan bevara en visuell referens utan att lösa frågor om redigerbar struktur och biblioteksrelationer.
Ta med leveransåtaganden: väntande granskningar, överlämningar till utveckling, kundgodkännanden och utlovade exporter. Anteckna var tillhörande specifikationer, typsnittslicenser, bildtillstånd och avtal finns. Åtkomst till Figma avgör inte i sig vem som får återanvända varje resurs. Skicka avtalsfrågor till den ansvariga för avtalet innan arbete sprids utanför det godkända teamet.
6. Underhåll fakturering och anslutna tjänster
Be den behöriga administratören och ekonomikontakten granska fakturor, förnyelsedatum, betalningsmetoder, licensansvar och den bevakade faktureringsadressen. Figmas rollguide tar upp fakturering som ett ansvar för organisationsadministratörer. Bekräfta vem som godkänner löpande kostnader och dokumentera godkända ändringar. Bedöm kontinuitetsbehoven innan ett abonnemang avslutas för att lösa oklart ägarskap.
Inventera faktiskt använda insticksprogram, token, automatiseringar, verktyg för utvecklaröverlämning och extern lagring. Identifiera beroenden av den avlidnas identitet och ordna behöriga ersättningar där det behövs. Testa ett vanligt arbetsflöde med lämpligt exempelmaterial och anteckna resultatet. Planera ändringar av inloggningsuppgifter med säkerhetsansvarig så att fortsatt verksamhet inte lämnar ogranskad åtkomst på obestämd tid.
7. Öva kontinuitetsplanen
Skriv en kort anteckning med organisationsidentifierare, reservadministratörer, viktiga fil- och bibliotekslänkar, ekonomikontakter, supportärenden, säkra återställningsplatser och önskemål om bevarande. Koppla den till kontinuitetsplanen för onlineverksamheten. Dokumentera personliga kreativa arbeten separat när de ska hanteras annorlunda än verksamhetens uppgifter.
Be en reservadministratör hitta organisationsinställningarna, en designer öppna en viktig fil och ekonomi hitta förnyelseinformationen. Anteckna övningsdatumet och rätta till bristerna. Upprepa granskningen efter personalavgångar, abonnemangsändringar eller större omorganisationer av bibliotek. En testad överlämning minskar osäkerheten och ställer färre krav på familjen under en svår tid.
Nästa steg
Utse en samordnare, bekräfta kvarvarande åtkomst och inventera filer, utkast, bibliotek, fakturering och integrationer. Be Support om vägledning när ägarskap eller administration fortfarande är olöst. Bevara behörigt material före vanliga kontoändringar, testa efterträdarens praktiska åtkomst och avsluta med en daterad lista över genomförda åtgärder och öppna frågor.